معرفی کوتاه پورتال سازمانی:
دوران تکنولوژی حاضر با فشار بسيار زياد در راستاي برآورده سازي خواسته هايي همچون کاهش هزينه ها وتاًمين حداکثر سرويسهاي ممکن براي ارائه به مشتري در حداقل زمان مواجه هستند.در اين راستا پورتالهاي سازماني با استفاده از تکنولوژي هايي همانند XML و Webservices مي توانند بسيار مفيد واقع شوند
پورتالها عمومآ به عنوان يک منبع محوري و اساسي مبتني بر وب در اين زمينه براي کاربران داخلي و خارجي در نظر گرفته مي شوند و مي کوشند تا در برآورده سازي اين اهداف به شيوه اي نه تنها جذاب بلکه الهام بخش عمل کنند.
پورتال در واقع به منزلهء در وازه ايست ، که مانند داستان دروازه معروف قصه هاي هزارو يک شب با عبارت بازشوسسمی بر روي همگان گشوده است و در جهت گسترش همه جانبه تجارت الکترونيک استفاده مي شود . رابطه ما بين پورتال سازماني و تجارت الکترونيک در سطوح زيادو از ديدگاههاي گوناگون مورد بررسي قرار گيرد
بنا به تعريف پورتال سازماني بايستي شامل استراتژيهاي سازمان بود . در واقع به عنوان يک واسط به وب و يا حداقل يک شبکه خصوصي مبتني بر تکنولوژي وب عمل می کند که براي هر دو رده کاربران داخلي و خارجي مورد استفاده قرار مي گيرد . به صورت ساده مي توان پورتال سازماني را به صورت زير تعريف کرد: پورتال سازماني يک مرکز تماسهاي مبتني بر وب با شبيه سازي کاملاً خودکار و بسيار کار آمد با ساماندهي درست است. پورتالهاي سازماني را با نامهای ديگري همچون پورتالهاي خود سرويس ده (Self-Service) و يا مرکزتماسهاي اينترنتي نيز مي شناسند . هدف نهايي در پورتالهاي سازماني رسيدن به اين هدف است که هر شخصي که سازمان براي آن به نوعي جذابيت دارد چه مشتري باشد يا تامين کنندگان، سرمايه گذاران، تحليل گران، شرکاء تجاري و کارمندان و حتي افراد گوناگون با اهداف مثبت بتوانند به صورت24/7 به تمامي اطلاعات و سرويسهاي مورد نياز خود دسترسي داشته باشند .
XML و Webservices تکنولوژيهايي هستند که باعث گسترش اهداف پورتال سازماني شده اند تا آنجا که حوزه کاري پورتال سازماني را تا حد برقراري تعاملات با برنامه هاي کاربردي که بر روي کامپيوترهاي خارج از سازمان به صورت کاملاً خودکار فراهم مي کنند. پورتال سازماني به حذف سربارهاي مديريتي بي ارزش در طول چرخه تراکنشهاي سازماني مي پردازد و با اين کار تراکنشهاي تجاري را سرعت مي بخشد . از ديدگاهي ديگر پورتال سازماني يک نقطه کانوني براي دسترسي به گستره وسيعي از اطلاعات سازماني ، سرويسها ، برنامه هاي کاربردي و تجارب سازمان است.که به ارائه سرويس و خدمات به هر دو دسته کاربران داخلي و خارجي مي پردازد.
علت استفاده از پورتال سازماني چيست ؟
در پاسخ به اين سؤال بايد به بيان قابليت حذف بي چون و چراي هزينه هاي عملياتي با استفاده از يک پورتال سازماني مناسب با طراحي درست پرداخت . تعريف پورتال واژه پورتال از ديدگاه كلمه شناسي داراي معاني و كاربرد هاي متنوع است. اين كلمه براي افراد مختلف دربرگيرنده مفاهيم متفاوت است. در حوزه IT ، پورتال عبارت است از فناوري رو به گسترشي كه در بستر شبكه هاي كامپيوتري امكان ارائه و مشاهده اطلاعات، همچنين انجام و دريافت سرويس هاي متنوع، مربوط به منابع جداگانه، كه به نوعي در ارتباط با يكديگر هستند را از طريق كانالي انحصاري فراهم مي آورد. كلمه پورتال به مجموعه متنوعي از وب‌سايتها اطلاق مي‌شود كه شامل وب‌سايت‌هاي كوچك داخلي براي همكاري‌هاي درون سازماني تا سايت‌هاي اينترنتي براي ارتباط با مشتريان مي‌شود. به صورت كلي پورتال وب‌سايتي است كه اطلاعات، سيستم‌ها و خدمات مرتبط را يكپارچه مي‌كند.
پورتال پيچيدگي خدمات و اطلاعات را با ارائه يك رابط واحد براي كاربر تسهيل مي‌كند. انواع پورتال Enterprise Information Portals (EIP) اين نوع پورتال در شبكه هاي درون سازماني (Intranet) با هدف بهبود عمليات دسترسي و پردازشي همچنين اشتراك اطلاعات، گردش كار و يكپارچگي درمجموعه سازمان ايجاد مي گردد. Extended Enterprise Portals اين نوع پورتال در كاربرد هاي شبكه برون سازماني (Extranet) و براي برقراري ارتباط مراجعان با سازمان، و يا حتي مابين چند سازمان ايجاد مي شود. هدف از ايجاد اين درگاه ها گسترش فعاليت هاي داخل سازمان به بيرون از آن، جهت بالا بردن ميزان كارآمدي سيستم و جلب رضايت مراجعان است. ايجاد امكاناتي چون انجام برخي امور مراجعان توسط خودشان، دريافت فرم هاي الكترونيكي و اعلام اخبار و بيانيه هاي سازماني و مواردي از اين قبيل سبب بهبود كارايي و جلب رضايت مراجعان سيستم خواهد بود، بدون آنكه بخش هائي از سازمان را درگير پاسخگويي حجم انبوهي از مراجعات حضوري نمايد. اين نوع درگاه ها مي توانند امكاناتي را پشتيباني كنند تا مراجعين در مواردي با كمترين امكانات و با استفاده از سيستم هاي خودكار به برآورد نياز هاي اطلاعاتي / خدماتي خود بپردازند. Public Portal با گسترش سيستمهاي مربوط به سازمانهاي مختلف دولتي نياز به درگاه واحدي است كه همه شهروندان داخل استان و خارج از استان بتوانند از طريق آن به سرويس و خدمات ادارات و سازمانهاي داخل استان به صورت يكپارچه دسترسي داشته باشند. چنين سيستمهايي اصطلاحاً پورتال عمومي ناميده مي شوند. اين پورتال در سطوح مختلف همانند سطوح استاني و كشوري مي توانند عمل كنند.