چگونه این سازمان به نتایج ارزشمند رسید؟ نتایج و مراحل
آن شرکت پالایش نفت کشور با اجرای مراحل زیر توانست نتایج زیر نایل شدند:
- کاهش ۴۰٪ در زمان پاسخ به تیکت‌های مربوط به تجهیزات
- تشخیص سریع ۱۰۰ پرینتر نیازمند تعویض کاتریج قبل از آسیب رساندن به پرینترها
- جلوگیری از نصب نرم‌افزارهای غیرمجاز در ۱۰۰۰ سیستم
- کاهش ۴۵٪ هزینه پشتیبانی
- جلوگیری از هزینه جذب ۲ نیروی مرتبط
مراحل اجرا:
در ادامه یک جدول جامع از مراحل پیاده‌سازی مدیریت دارایی‌ها در شرکت پالایش نفت، با رویکرد ترکیبی ITIL، ITAM و ITSM ارائه می‌شود که این سازمان از آن بهره برده. این جدول شامل مراحل کلیدی، شرح فعالیت‌ها، چارچوب مرتبط و هدف هر مرحله است:
| مرحله | شرح فعالیت‌ها | چارچوب مرتبط | هدف |
|---|---|---|---|
| 1️⃣ تحلیل وضعیت موجود | شناسایی تجهیزات، فرآیندهای جاری، نقاط ضعف، منابع انسانی و نرم‌افزارهای در حال استفاده | ITIL Service Strategy / ITAM Discovery | تعیین نقطه شروع و نیازهای واقعی سازمان |
| 2️⃣ طراحی فرآیندها | طراحی چرخه عمر دارایی (ثبت تا حذف)، تعریف نقش‌ها (RACI) و فرآیندهای نگهداری و به‌روزرسانی | ITAM Lifecycle / ITIL Service Design | استانداردسازی مدیریت دارایی‌ها و مسئولیت‌پذیری |
| 3️⃣ نصب Agent و ابزار پایش | نصب MSI Agent روی تمامی دستگاه‌ها جهت جمع‌آوری داده‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری | ITAM Inventory / ITIL Service Operation | شفاف‌سازی وضعیت واقعی دارایی‌ها و امکان کنترل مرکزی |
| 4️⃣ ایجاد CMDB و ارتباط با سامانه تیکتینگ | اتصال داده‌ها به سیستم پشتیبانی برای تشخیص خودکار دستگاه هنگام ثبت تیکت | ITSM – Configuration Management | تسریع و دقت در پاسخ‌گویی و کاهش خطای انسانی |
| 5️⃣ ورود تجهیزات فاقد IP | ثبت دستی دارایی‌های غیرفعال یا فاقد Agent (مانند برخی پرینترها، UPS و...) از طریق اکسل یا فرم | ITAM Manual Entry | پوشش جامع تمامی دارایی‌ها و پیشگیری از نادیده‌گرفتن تجهیزات حیاتی |
| 6️⃣ آموزش کاربران و تیم IT | برگزاری جلسات آموزشی برای کاربران نهایی و کارشناسان پشتیبانی درباره نحوه تعامل با سامانه و فرآیندهای جدید | ITIL Continual Service Improvement / Training & Awareness | افزایش پذیرش پروژه، کاهش مقاومت، بهبود کیفیت داده‌ها |
| 7️⃣ پایش مداوم و گزارش‌گیری | تعریف شاخص‌ها (KPIs) مانند زمان پاسخ، درصد کشف خودکار، درصد دارایی‌های به‌روز؛ و پایش آن‌ها | ITSM Monitoring / ITAM Optimization | بهبود مستمر، تحلیل روندها و تصمیم‌گیری داده‌محور |
| 8️⃣ مستندسازی و بازبینی دوره‌ای | ثبت فرآیندها، تنظیم مستندات رسمی، بررسی ادواری صحت اطلاعات و بازبینی سیاست‌ها | ITIL Documentation / Governance | حفظ انسجام، آمادگی برای ممیزی و پایداری فرآیندها |
✅ درس‌هایی که باید آموخت:
- ضرورت پیاده‌سازی سامانه CMDB یا ITAM:
برای ثبت، ردیابی و پایش لحظه‌ای دارایی‌ها. - اجرای سیاست‌های نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance):
به‌جای منتظر ماندن برای خرابی، با پایش‌های دوره‌ای می‌توان مشکلات را پیش از وقوع شناسایی کرد. - یکپارچه‌سازی سیستم مدیریت پشتیبانی با اطلاعات دارایی‌ها:
هنگام ثبت تیکت، اطلاعات دقیق تجهیز مربوطه نمایش داده شود تا پاسخ‌گویی سریع‌تر و دقیق‌تر باشد. - آموزش و فرهنگ‌سازی برای به‌روزرسانی منظم اطلاعات دارایی‌ها:
کاربران و کارشناسان باید بدانند ثبت اطلاعات دقیق، گامی مهم در بهبود کیفیت خدمات است.
کلید موفقیت: پیاده‌سازی سیستم یکپارچه مدیریت دارایی‌ها (ITAM)
در قلب این تحول، یک تصمیم مهم مدیریتی قرار داشت: استفاده از سیستم یکپارچه مدیریت دارایی‌ها که با سایر سامانه‌ها از جمله Service Desk، سامانه خرید، انبار و شبکه در تعامل است.
مهم‌ترین اقدامات انجام‌شده شامل:
✅ ثبت و دسته‌بندی دقیق تجهیزات: شناسایی و برچسب‌گذاری بیش از ۲۰.۰۰۰ تجهیز فعال، شامل کامپیوتر، پرینتر، سوئیچ، روتر و تجهیزات صنعتی IT
✅ مانیتورینگ هوشمند پرینترها و تجهیزات: با تحلیل مصرف کاتریج‌ها و الگوی استفاده، خرابی‌های احتمالی پیش‌بینی و از آسیب جلوگیری شد
✅ اتومات‌سازی فرآیند پاسخ‌گویی به تیکت‌ها: ارتباط خودکار بین تجهیزات و درخواست‌های پشتیبانی، باعث کاهش زمان تحلیل و تخصیص وظایف شد
✅ کنترل نرم‌افزارها و مجوزها: هر نرم‌افزار نصب‌شده بررسی شده و به‌محض شناسایی نسخه‌های غیرمجاز یا ناهمخوان با سیاست سازمان، هشدار صادر می‌شود
✅ تحلیل داده‌محور برای تصمیم‌گیری: اطلاعات دقیق از چرخه عمر دارایی‌ها، هزینه‌های پنهان نگهداری، و نقاط ضعف باعث بهینه‌سازی خریدها و حذف هزینه‌های تکراری شد
آماده‌اید این رویکرد دوگانه را تجربه کنید؟
نسخه آزمایشی ۳۰روزه رایگان Asset Explorer یا Endpoint Central را امتحان کنید و ببینید چطور می‌توانید بدون از دست دادن داده و بدون تعهد، مدیریت هوشمندانه‌تری بر دارایی‌های IT داشته باشید!
