چه زمانی 5 Why مفید است:
- مشکلات پیچیده: وقتی مشکلات دارای چندین علت و ارتباطات پیچیده هستند، این تکنیک می‌تواند به شفاف‌سازی کمک کند.
- بهبود فرآیند: در فرآیندهای کاری و تولیدی، برای شناسایی موانع و بهبود کیفیت می‌توان از این تکنیک استفاده کرد.
- تجزیه و تحلیل شکست: پس از بروز یک شکست یا مشکل، برای شناسایی و پیشگیری از وقوع دوباره آن بسیار مؤثر است.
- تشویق تفکر انتقادی: این تکنیک می‌تواند به تیم‌ها و افراد کمک کند تا تفکر انتقادی و تحلیلی را در فرآیند حل مشکلات توسعه دهند.
- سازمان‌های یادگیرنده: برای سازمان‌هایی که به دنبال بهبود مداوم هستند، استفاده از این تکنیک می‌تواند به ایجاد فرهنگی مبتنی بر یادگیری کمک کند.
در اینجا جدولی برای مثال عملی تکنیک 5 Why در مورد تأخیر در تحویل پروژه ارائه شده است:
| مرحله | پرسش (چرا؟) | پاسخ |
| 1 | چرا پروژه تأخیر داشت؟ | اعضای تیم به موقع کار خود را انجام ندادند. |
| 2 | چرا اعضای تیم به موقع کار خود را انجام ندادند؟ | آن‌ها درک کاملی از زمان‌بندی پروژه نداشتند. |
| 3 | چرا آن‌ها درک کاملی از زمان‌بندی پروژه نداشتند؟ | زمان‌بندی و اهداف پروژه به‌طور واضح به آن‌ها منتقل نشده بود. |
| 4 | چرا زمان‌بندی و اهداف پروژه به‌طور واضح منتقل نشده بود؟ | مدیر پروژه جلسات هماهنگی را به‌طور منظم برگزار نکرد. |
| 5 | چرا مدیر پروژه جلسات هماهنگی را به‌طور منظم برگزار نکرد؟ | مدیر پروژه از حجم کار زیاد و مشغله‌های دیگر رنج می‌برد. |
تحلیل: ریشه مشکل عدم برگزاری جلسات هماهنگی و عدم انتقال واضح اهداف و زمان‌بندی پروژه بود.
اقدامات اصلاحی:
- برگزاری منظم جلسات هماهنگی: برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات منظم برای اطمینان از اطلاع‌رسانی دقیق به اعضای تیم.
- انتقال واضح اهداف: مستندسازی زمان‌بندی و اهداف پروژه و اطمینان از درک آن‌ها توسط تمامی اعضای تیم.
- مدیریت زمان: ارزیابی حجم کار مدیر پروژه و ارائه حمایت‌های لازم برای کاهش بار کاری او.
این جدول به‌خوبی روند تحلیل مشکل را با استفاده از تکنیک 5 Why نشان می‌دهد.
ادامه مطلب در صفحه بعدی...
