از آنجایی که سازمان‌ها مشتاقند به سمت دیجیتالی شدن حرکت کنند و تجربیات استثنایی برای کارکنان و مشتریان خود ایجاد کنند، طبیعی است که هزینه‌های فناوری اطلاعات هر سال افزایش یابد، گاهی حتی به شکل تصاعدی.
در آوریل ۲۰۲۴، گارتنر پیش‌بینی کرد که هزینه‌های جهانی فناوری اطلاعات در سال ۲۰۲۴ به رقم خیره‌کننده ۵.۰۶ تریلیون دلار خواهد رسید. درست خواندید، این عدد بزرگی است! اما وقتی به اجزای آن نگاه می‌کنیم، بینش‌های جالبی به دست می‌آید. تخمین زده می‌شود که ۱.۷ تریلیون دلار از این مبلغ صرف دستگاه‌ها و نرم‌افزارها شود (۶۸۸ میلیارد دلار برای دستگاه‌ها و ۱ تریلیون دلار برای نرم‌افزارها).
اما سوال اینجاست: مدیران مالی، CIOها، و تیم‌های فناوری اطلاعات چگونه می‌توانند از بازگشت سرمایه مطمئن شوند؟
پاسخ در دو چیز نهفته است: احتیاط و مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAM).
در حالی که احتیاط به اصول و ارزش‌های سازمان بستگی دارد، یادگیری و اجرای ITAM به نسبت ساده‌تر است و ارزش افزوده چشمگیری به همراه دارد.
بنابراین مدیریت دارایی فناوری اطلاعات چیست؟
مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) رویکردی سیستماتیک برای شناسایی، ردیابی، مدیریت، نگهداری، حسابداری و دفع دارایی‌های فناوری اطلاعات است که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، سیستم‌ها، فرآیندها و افراد مرتبط می‌شود. این چرخه‌ی کامل از "گهواره تا گور" دارایی‌ها را پوشش می‌دهد.
ITAM به‌عنوان بخشی از مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM)، پاسخ‌های دقیقی به سؤالات حیاتی زیر ارائه می‌دهد:
- سازمان چه دارایی‌های IT دارد؟
- چه کسی از آن‌ها استفاده می‌کند و کجا هستند؟
- چه مقدار از آن سخت‌افزار و نرم‌افزار است؟
- کدام دارایی‌ها فعال، کم‌استفاده یا بلااستفاده‌اند؟
- هزینه‌ها چقدر است و آیا نیاز به اقدام خاصی وجود دارد؟
- آیا خطری دارایی‌ها را تهدید می‌کند؟
این دارایی‌ها شامل سخت‌افزار (ایستگاه‌های کاری، سرورها، روترها)، نرم‌افزار (سیستم‌عامل‌ها، اپلیکیشن‌ها، IaaS)، و زیرساخت‌های مجازی (ماشین‌های مجازی، کانتینرها) می‌شود که پایه عملیات دیجیتال سازمان هستند.
انواع مختلف مدیریت دارایی فناوری اطلاعات
طبقه‌بندی دارایی‌های فناوری اطلاعات به سه گروه اصلی تقسیم می‌شود: دارایی‌های سخت‌افزاری، دارایی‌های نرم‌افزاری، و دارایی‌های ابری. بر اساس این دسته‌بندی، ITAM نیز به سه بخش زیر طبقه‌بندی می‌شود:
- مدیریت دارایی‌های سخت‌افزاری: شامل شناسایی، ردیابی، مدیریت، و نگهداری تجهیزات فیزیکی در محیط فناوری اطلاعات، مانند زیرساخت مراکز داده، سرورها، ایستگاه‌های کاری، چاپگرها، دستگاه‌های شبکه و ذخیره‌سازی.
- مدیریت دارایی‌های نرم‌افزاری (SAM): متمرکز بر کشف، نظارت، و مدیریت نرم‌افزارهای مصرفی سازمان. این فرآیند شامل کشف نرم‌افزار، ردیابی استفاده، مدیریت موجودی، و نظارت بر مجوزهای نرم‌افزاری است.
- مدیریت دارایی‌های ابری: تمرکز بر مدیریت منابع رایانش ابری، از جمله خدمات SaaS، PaaS، و IaaS. این بخش هزینه‌ها و میزان استفاده از پلتفرم‌هایی نظیر AWS، GCP، و Azure، به همراه برنامه‌های SaaS سازمان را پایش می‌کند.
هر یک از این بخش‌ها به بهینه‌سازی بهره‌وری و هزینه‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کنند.
چرا مدیریت دارایی فناوری اطلاعات برای شرکت شما مهم است؟
در اینجا پنج سناریو آورده شده است که اهمیت مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAM) را برجسته می‌کند:
- حسابرسی داخلی دارایی‌ها: هنگام حسابرسی، شما نمی‌توانید پاسخ مشخصی به این سؤال بدهید که "دارایی‌های فناوری اطلاعات ما کجا هستند و چگونه مدیریت می‌شوند؟"
- تمدید قراردادهای نرم‌افزاری: سازمان شما قرارداد نرم‌افزار ERP را تمدید می‌کند، اما پس از یک ماه مشخص می‌شود که 200 مجوز خریداری شده، در حالی که تنها 100 کارمند به آن نیاز دارند.
- مدیریت ایستگاه‌های کاری: هنگام بررسی لیست ایستگاه‌های کاری و کاربران برای نصب یک پچ، متوجه می‌شوید 42 کارمند دیگر در سازمان کار نمی‌کنند و ایستگاه‌های کاری آن‌ها مفقود شده است.
- استانداردهای امنیتی: مشتریان انتظار دارند که با استاندارد ISO 27001:2022 مطابقت داشته باشید، اما عدم انطباق منجر به شکست در دریافت گواهینامه می‌شود.
- حسابرسی فروشندگان نرم‌افزار: یک حسابرسی فروشنده محبوب نرم‌افزار، ده‌ها نصب غیرمجاز را کشف می‌کند که منجر به جریمه‌ای 550,000 دلاری می‌شود.
این سناریوها نشان‌دهنده عواقب ناشی از عدم اجرای ITAM در سازمان شما هستند.
