پورتال سلف سرویس مدیریت تاسیسات

برای تبلیغ یک پورتال سلف سرویس، می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید:

1. آموزش مزایا: از طریق خبرنامه‌های ایمیل، وبلاگ‌ها، اطلاعیه‌ها و ارتباطات داخلی، کاربران نهایی را در مورد مزایای استفاده از پورتال سلف سرویس آگاه کنید.
2. پیوندهای قابل مشاهده: لینک‌های برجسته به پورتال سلف سرویس را در وب‌سایت و سایر کانال‌های ارتباطی سازمان قرار دهید تا دسترسی به آن آسان شود.
3. تشویق تیم پشتیبانی: اعضای تیم پشتیبانی را ترغیب کنید که در تعاملات خود با کاربران نهایی از پورتال سلف سرویس استفاده کرده و آن را معرفی کنند.
4. جلسات آموزشی: برای کمک به کاربران نهایی در آشنایی با ویژگی‌ها و عملکردهای پورتال، جلسات آموزشی و یا راهنماهای آنلاین برگزار کنید.
5. استفاده از تبلیغات داخلی: در نمایشگرها، تابلوها یا ایمیل‌های داخلی سازمان، به صورت دوره‌ای درباره مزایای پورتال سلف سرویس اطلاع‌رسانی کنید.
6. ایجاد تعاملات مثبت: تشویق به تعامل و استفاده از پورتال از طریق جوایز یا بازخورد مثبت در سطح تیم‌ها و کاربران.
7. هدف از پورتال سلف سرویس توانمندسازی کاربران نهایی برای انجام کارها به صورت مستقل و بدون نیاز به کمک مستقیم از تیم پشتیبانی است. این پلتفرم متمرکز به کاربران این امکان را می‌دهد که به منابع مختلفی مانند مقالات پایگاه دانش، سوالات متداول، راهنماهای عیب‌یابی دسترسی پیدا کنند و درخواست‌های خدمات یا گزارش مشکلات خود را ارسال کنند. علاوه بر این، پورتال سلف سرویس به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها را ساده‌تر کرده، زمان و منابع را صرفه‌جویی کنند و فرهنگ اتکا به خود و بهره‌وری را در سازمان تقویت نمایند.

سرویس دسک پلاس (ServiceDesk Plus) یکی از نرم‌افزارهای مدیریت خدمات IT است که بر اساس چارچوب ITIL (کتابخانه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات) طراحی شده است. این نرم‌افزار برای مدیریت و بهبود فرآیندهای خدمات IT در سازمان‌ها استفاده می‌شود. قابلیت‌های سرویس دسک پلاس مبتنی بر ITIL برای مدیریت تاسیسات در بخش‌های مختلف، به ویژه در زمینه مدیریت تاسیسات و تأسیسات، به شرح زیر است:

1. مدیریت حوادث(Incident Management):
   • ثبت و پیگیری درخواست‌های کاربران برای رفع مشکلات و اختلالات در خدمات تأسیسات.
   • ارائه راهکارهای سریع برای بازیابی خدمات پس از بروز مشکل.
   • اولویت‌بندی درخواست‌ها بر اساس شدت و تأثیر آن‌ها بر عملیات سازمان.
2. مدیریت تغییرات (Change Management):
   • مدیریت تغییرات در زیرساخت‌ها و سیستم‌های تأسیسات به‌منظور بهینه‌سازی عملکرد و جلوگیری از اختلالات.
   • برنامه‌ریزی و نظارت بر تغییرات و اطمینان از این‌که تغییرات بدون ایجاد اختلال در عملیات، به درستی انجام شوند.
   • پیگیری و ثبت تغییرات و تأثیر آن‌ها بر سیستم‌های تأسیسات.
3. مدیریت مشکلات (Problem Management):
   • شناسایی و تجزیه و تحلیل مشکلات اساسی که موجب اختلال در سیستم‌های تأسیسات می‌شوند.
   • پیش‌بینی و رفع مشکلات به‌منظور جلوگیری از تکرار آن‌ها در آینده.
   • استفاده از داده‌ها و گزارش‌های تاریخی برای بهبود فرآیندها.
4. مدیریت دارایی‌ها و پیکربندی (Asset & Configuration Management):
   • ثبت و مدیریت دارایی‌های مربوط به تأسیسات، مانند تجهیزات، سیستم‌های تهویه، لوله‌کشی‌ها و سیستم‌های برق.
   • پیگیری وضعیت و شرایط دارایی‌ها و تأسیسات به‌منظور جلوگیری از خرابی‌ها و اطمینان از عملکرد صحیح آن‌ها.
   • مدیریت قراردادها و تأمین‌کنندگان تأسیسات و خدمات وابسته.
5. مدیریت درخواست‌های خدمات (Service Request Management):
   • مدیریت درخواست‌های کاربران برای خدمات مرتبط با تأسیسات، مانند درخواست‌های تعمیر و نگهداری، تجهیزات اضافی یا درخواست تغییرات در محیط کاری.
   • ایجاد فرآیندهای سلف‌سرویس برای کاربران تا بتوانند به‌طور مستقل درخواست‌های خود را ثبت کنند.
6. مدیریت توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLA Management):
   • تنظیم و نظارت بر توافق‌نامه‌های سطح خدمات برای خدمات تأسیسات.
   • اطمینان از این‌که خدمات به‌موقع و با کیفیت مناسب به کاربران ارائه می‌شود.
   • پیگیری عملکرد و تضمین رعایت SLAها به‌منظور افزایش رضایت مشتری و بهره‌وری.
7. گزارش‌دهی و تحلیل (Reporting & Analytics):
   • ارائه گزارش‌های دقیق در مورد وضعیت و عملکرد خدمات تأسیسات.
   • تجزیه و تحلیل داده‌ها برای شناسایی روندها و فرصت‌های بهبود.
   • ارائه داشبوردهای مدیریتی برای نظارت بر عملکرد تأسیسات و انجام تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده.
8. مدیریت امنیت (Security Management):
   • پیگیری و نظارت بر سیستم‌های امنیتی و ایمنی تأسیسات، از جمله سیستم‌های نظارت تصویری، دسترسی و کنترل‌ها.
   • مدیریت درخواست‌های امنیتی و برقراری هماهنگی با سایر سیستم‌های امنیتی.
9. مدیریت تغییرات اضطراری (Emergency Change Management):
   • واکنش سریع به تغییرات اضطراری و مدیریت آن‌ها بدون آسیب به خدمات روزمره.
   • اولویت‌بندی و انجام تغییرات بحرانی به‌طور مؤثر و سریع.
10. مدیریت فضا (Space Management)
    • مدیریت فضا به فرآیندهای مربوط به تخصیص و استفاده بهینه از فضاهای موجود در یک سازمان اشاره دارد. این فرآیند شامل مدیریت فضاهای کاری، فضاهای عمومی و حتی فضاهای ذخیره‌سازی است.
    • تخصیص بهینه فضا: هدف اصلی مدیریت فضا، تخصیص بهینه فضاها به واحدها و فعالیت‌های مختلف سازمان است. این فرآیند باید بر اساس نیازهای تیم‌ها و افراد و همچنین کارایی بالای استفاده از فضا باشد.
    • بهبود کارایی و راحتی: مدیریت فضا باید شرایط بهینه را برای کارمندان و تیم‌ها فراهم کند تا بهره‌وری و راحتی آنها افزایش یابد. این شامل طراحی فضاهای کاری، تجهیز و مدیریت فضاهای ملاقات، و تخصیص فضا برای پروژه‌های خاص است.
    • مدیریت تغییرات فضا: هنگامی که تغییرات در نیازهای فضا ایجاد می‌شود، باید فرایندهای مدیریت فضا توانایی سازگاری سریع با تغییرات را داشته باشد. این ممکن است شامل جابجایی، تغییر چیدمان یا ارتقاء امکانات باشد.
    • این دو حوزه، مدیریت تغییرات اضطراری و مدیریت فضا، به‌طور مستقیم در بهبود کارایی، بهره‌وری و کیفیت خدمات سازمان‌ها تأثیر دارند.