مدیریت تاسیسات چیست؟
مدیریت تاسیسات یا تسهیلات، توانایی یک سازمان برای ایجاد و حفظ محیط‌های فیزیکی است که از نیازهای کاری و کارکنان پشتیبانی کند. این فرآیند شامل مجموعه‌ای از مسئولیت‌ها و خدمات است که تضمین می‌کند فضای کاری با اهداف سازمانی هماهنگ باشد. برخی نیازها در مدیریت تدارکات برای همه سازمان‌ها یکسان است، اما نیازهای خاص هر سازمان با توجه به حوزه فعالیت آن متفاوت خواهد بود.
برای مثال، یک مؤسسه آموزشی نیازهایی کاملاً متفاوت از یک کارخانه تولیدی دارد. در هر صورت، هدف مدیریت تاسیسات ایجاد محیطی است که از بهره‌وری، ایمنی، و رفاه کارکنان حمایت کند.
مسئولیت‌های مدیریت تاسیسات بسته به نوع سازمان می‌تواند بسیار گسترده باشد، که در ادامه بیشتر بررسی خواهد شد.
- چرا مدیریت تاسیسات مهم است؟
مدیریت تاسیسات برای تمامی سازمان‌ها، حتی آن‌هایی که نیروی کارشان کاملاً از راه دور فعالیت می‌کند، اهمیت حیاتی دارد. این سیستم از طریق روش‌های زیر به بهبود کارایی و عملکرد سازمان کمک می‌کند:
- افزایش بهره‌وری کارکنان: اطمینان از اینکه کارمندان، تأمین‌کنندگان و پیمانکاران در محیطی مناسب وظایف خود را انجام می‌دهند.
- تضمین آسایش و ایمنی: اطمینان از تطابق ساختمان‌ها و تجهیزات با نیازهای کارکنان و استانداردهای ایمنی.
- رعایت الزامات قانونی: مانند شرایط ساختمان یا شیوه‌های تخلیه در مواقع اضطراری.
- پاسخگویی به شرایط اضطراری: برنامه‌ریزی برای حوادثی مانند آتش‌سوزی یا شرایط آب‌وهوایی نامساعد.
- بهبود سودآوری: مدیریت بهینه تاسیسات ، هزینه‌های سازمان را کاهش داده و به سودآوری کمک می‌کند.
- انعطاف‌پذیری در توسعه: مدیریت تاسیسات برای پاسخگویی به نیازهای رشد کسب‌وکار، مانند افزایش کارکنان یا ایجاد شعب جدید، ضروری است.
- پایداری و محیط‌زیست: بهینه‌سازی مصرف انرژی، کاهش ضایعات، و استفاده از روش‌ها و محصولات سازگار با محیط‌زیست.
انواع مدیریت تاسیسات چیست؟
مسئولیت‌ها و خدمات مدیریت تاسیسات معمولاً در دو دسته اصلی طبقه‌بندی می‌شوند:
- مدیریت تاسیسات سخت: شامل مدیریت دارایی‌های فیزیکی مانند برق، لوله‌کشی، خدمات آسانسور، گرمایش و تهویه مطبوع.
- مدیریت تاسیسات نرم: متمرکز بر خدماتی نظیر امنیت، مدیریت اجاره، خدمات سرایداری و نگهداری زمین که بر راحتی و رفاه کارکنان و کاربران تأکید دارد.
این دو حوزه مکمل یکدیگر بوده و هدف مشترکی دارند: بهینه‌سازی محیط کاری و پشتیبانی از اهداف استراتژیک سازمان.
وظایف مدیریت تاسیسات چیست؟
مدیریت تاسیسات شامل مجموعه‌ای از وظایف و خدمات است که بسته به اندازه و پیچیدگی سازمان متغیر خواهد بود. تیم مدیریت تاسیسات معمولاً مسئولیت حوزه‌های متنوعی را بر عهده دارد، از جمله:
- تعمیر و نگهداری و عملیات (مانند خدمات سرایداری)
- مدیریت اشغال
- مدیریت انرژی
- مدیریت امنیت
- مدیریت املاک و مستغلات
- مدیریت اجاره
- مدیریت وسایل و اتصالات
- مدیریت پروژه‌های سرمایه‌ای
- مدیریت تجربه ساکنین
- مدیریت اضطراری و تداوم کسب‌وکار
این وظایف به دارایی‌ها یا خدماتی مرتبط هستند که توسط کارکنان و عملیات تجاری مصرف می‌شوند. علاوه بر این، وظایف اداری مانند برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، حسابداری، و پاسخگویی به درخواست‌ها نیز از وظایف اصلی تیم مدیریت تاسیسات محسوب می‌شوند.
مزایای مدیریت تاسیسات
مدیریت تاسیسات با بهره‌گیری از بهترین شیوه‌های صنعتی، ارزش تجاری قابل توجهی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند. برخی از این مزایا عبارت‌اند از:
- بهبود استفاده از فضا و ساختمان: کاهش هزینه‌های مرتبط با فضا و افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان.
- کاهش هزینه‌های عملیاتی: استفاده کارآمد از منابع، از جمله تعمیرات پیشگیرانه و برنامه‌های صرفه‌جویی انرژی.
- بهبود انطباق: انجام بازرسی‌های منظم و رعایت استانداردها، کاهش هزینه‌های ترمیمی و جلوگیری از جریمه‌های قانونی.
- افزایش ایمنی: رعایت الزامات بهداشت، ایمنی، و محیط‌زیست برای حفاظت از کارکنان و سایر افراد.
- تقویت پایداری: کاهش ضایعات، بهینه‌سازی انرژی، و اجرای سیاست‌های سازگار با محیط‌زیست.
- آمادگی در برابر بلایا: برنامه‌ریزی برای شرایط اضطراری و بلایای طبیعی جهت تضمین تداوم عملیات و بازیابی سریع.
- افزایش عمر دارایی‌ها: تعمیر و نگهداری منظم برای کاهش هزینه مالکیت و افزایش ارزش تجاری تجهیزات.
مدیریت تاسیسات نه‌تنها به بهبود عملکرد روزمره سازمان کمک می‌کند، بلکه زیرساختی پایدار و ایمن برای موفقیت بلندمدت فراهم می‌آورد.
نقش‌های مدیریت تاسیسات
مدیریت تاسیسات شامل طیف گسترده‌ای از نقش‌ها است که بسته به اندازه، صنعت و پیچیدگی سازمان می‌تواند متفاوت باشد. در اینجا به برخی از نقش‌های کلیدی اشاره می‌شود:
- مدیر تسهیلات: مسئولیت کلی ارائه خدمات مدیریت تاسیسات مطابق با نیازهای تجاری را بر عهده دارد.
- مدیر تسهیلات (یا مدیر تاسیسات ): نقشی عملی‌تر از مدیر تسهیلات است و مسئولیت‌های روزانه را با استفاده از سایر اعضای تیم و اشخاص ثالث هدایت می‌کند.
- مدیر تعمیر و نگهداری: تمرکز بر تأمین نیازهای تعمیر و نگهداری و نتایج مورد نیاز برای تسهیلات.
- مدیر املاک: مسئول نظارت بر مجموعه ساختمان‌ها و اطمینان از انطباق املاک با نیازهای تجاری و قوانین مربوطه.
- دستیار مدیر تسهیلات/هماهنگ‌کننده تسهیلات: مسئولیت انجام عملیات روزانه مدیریت تاسیسات تحت نظارت مدیر تسهیلات.
- کارشناس تعمیر و نگهداری: مسئول نگهداری تجهیزات خاص تسهیلات مانند لوله‌کشی.
- هماهنگ‌کننده تعمیر و نگهداری: مسئول برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌های نگهداری تسهیلات.
- کارشناس پایداری: نقش متمرکز بر جنبه‌های پایداری مدیریت تاسیسات ، مانند بهبود مدیریت پسماند.
- مشاور بهره‌وری: مسئول بهبود عملیات مدیریت تاسیسات یا مدیریت مصرف منابع مانند انرژی.
