فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات: بیایید شرکت شما را در ITAM شروع کنیم 🙂
اگر به این بخش از راهنما رسیده‌اید، به این معنی است که اهمیت اجرای استراتژی ITAM را در سازمان خود تشخیص داده‌اید. مدیریت دارایی فناوری اطلاعات یک پروژه یکباره نیست که پس از انجام آن فراموش شود. شرکت‌ها باید اطمینان حاصل کنند که تیم‌های فناوری اطلاعات با ITAM به‌عنوان یک برنامه مستمر و پویا برخورد کنند که به‌طور مداوم بهینه‌سازی و تکمیل می‌شود.
اما از کجا شروع می‌کنید؟
در اینجا یک چارچوب اساسی برای فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات ارائه می‌دهیم.
فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات
به یاد داشته باشید که فرآیند ITAM با چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات تفاوت دارد. چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات مسیر سفر یک دارایی از لحظه درخواست و مستندسازی آن، تا خرید و تخصیص به فرد، و در نهایت تا بازنشستگی و از دور خارج کردن آن در پایان عمر مفیدش را دربرمی‌گیرد.
- کشف دارایی فناوری اطلاعات: با شناسایی آنچه دارید شروع کنید
- شروع فرآیند ITAM با شناسایی و مستندسازی دقیق تمامی دارایی‌های فناوری اطلاعات است. این مرحله به شما کمک می‌کند تا تصویری واضح از دارایی‌های موجود در سازمان داشته باشید، به‌ویژه آن‌هایی که ممکن است فراموش یا نادیده گرفته شده باشند.
- اولین قدم برای ایجاد استراتژی مدیریت دارایی فناوری اطلاعات
- اولین گام در راه‌اندازی استراتژی ITAM این است که تمام سخت‌افزار، نرم‌افزار و دارایی‌های ابری موجود در سازمان خود را شناسایی کنید. فرآیند کشف دارایی‌های فناوری اطلاعات باید تمام بخش‌های املاک دیجیتال شما را در بر گیرد، حتی در سازمان‌های کوچکتر که ممکن است این املاک بسیار گسترده باشند.
- اگر این مرحله به صورت دستی انجام شود، ممکن است باعث هدررفت منابع انسانی و کاهش بهره‌وری فناوری اطلاعات شود و در عین حال، مستعد خطاها و تکرارهای بی‌مورد باشد.
- اولین گام در راه‌اندازی استراتژی ITAM این است که تمام سخت‌افزار، نرم‌افزار و دارایی‌های ابری موجود در سازمان خود را شناسایی کنید. فرآیند کشف دارایی‌های فناوری اطلاعات باید تمام بخش‌های املاک دیجیتال شما را در بر گیرد، حتی در سازمان‌های کوچکتر که ممکن است این املاک بسیار گسترده باشند.
نرم‌افزارهای ITAM مانند ServiceDesk Plus تکنیک‌های کشف خودکار دارایی‌های فناوری اطلاعات را ارائه می‌دهند که از قابلیت‌های چندوجهی برخوردار هستند.
این راه‌حل‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:
- تکنیک‌های اسکن مبتنی بر عامل یا بدون عامل که به شما امکان می‌دهند دستگاه‌های ویندوز، لینوکس و macOS و نرم‌افزارهای مرتبط را شناسایی کنید.
- روش‌های اسکن شبکه برای شناسایی دستگاه‌های مبتنی بر IP مانند چاپگرها، روترها و سوئیچ‌های شبکه.
- تکنیک‌های اسکن QR و بارکد.
- شناسایی مبتنی بر RFID.
- وارد کردن داده‌های دارایی از طریق ادغام با سایر ابزارها یا از صفحات گسترده.
- پایگاه داده متمرکز ITAM: موجودی دارایی‌های فناوری اطلاعات خود را بسازید و طبقه‌بندی کنید
- برای مدیریت مؤثر دارایی‌ها، لازم است که موجودی تمامی دارایی‌های فناوری اطلاعات سازمان خود را جمع‌آوری کرده و آن‌ها را به‌طور مناسب طبقه‌بندی کنید. یک پایگاه داده متمرکز و به‌روز به شما این امکان را می‌دهد که دسترسی و نظارت بهتری بر دارایی‌ها داشته باشید و فرآیند مدیریت آن‌ها را ساده‌تر کنید.
- هر دارایی فناوری اطلاعات شناسایی شده را به پایگاه داده متمرکز با طبقه‌بندی مناسب بیاورید
- پس از شناسایی دارایی‌های فناوری اطلاعات، گام بعدی انتقال آن‌ها به یک پایگاه داده متمرکز با طبقه‌بندی دقیق است. سطح طبقه‌بندی ممکن است بسته به تنوع دارایی‌های فناوری اطلاعات سازمان شما، گسترده یا جزئی باشد. برخی از طبقه‌بندی‌های رایج شامل موارد زیر می‌شوند:
- دارایی‌های سخت‌افزاری: چاپگرها، روترها، سرورها، گوشی‌های هوشمند، ایستگاه‌های کاری، سوئیچ‌ها و غیره.
- دارایی‌های نرم‌افزاری: نرم‌افزارهای مدیریت شده، رایگان، ممنوع، اشتراک‌افزار، SaaS، ناشناس و غیره.
- مواد مصرفی فناوری اطلاعات: کارتریج‌های جوهر افشان، کابل‌های HDMI، کیسه‌های لپ‌تاپ، پدهای خنک‌کننده و غیره.
- لوازم جانبی فناوری اطلاعات: صفحه‌کلید، ماوس، مانیتور، توسعه‌دهنده و غیره.
- دارایی‌های دیجیتالی: نظیر لایسنس‌ها، اسناد و محتواهای تصویری و متنی و ویدیویی
- پس از شناسایی دارایی‌های فناوری اطلاعات، گام بعدی انتقال آن‌ها به یک پایگاه داده متمرکز با طبقه‌بندی دقیق است. سطح طبقه‌بندی ممکن است بسته به تنوع دارایی‌های فناوری اطلاعات سازمان شما، گسترده یا جزئی باشد. برخی از طبقه‌بندی‌های رایج شامل موارد زیر می‌شوند:
- ردیابی دارایی‌های فناوری اطلاعات: اطمینان حاصل کنید که موجودی دارایی‌های فناوری اطلاعات شما به‌روز می‌ماند
- پس از تنظیم موجودی دارایی‌های فناوری اطلاعات، باید به‌طور مداوم آن‌ها را ردیابی کنید تا مطمئن شوید که موجودی همیشه به‌روز و دقیق است. هنگامی که موجودی دارایی‌ها به‌درستی تنظیم شود، به‌عنوان منبع حقیقت برای برنامه‌ریزی بودجه‌های فناوری اطلاعات، تخصیص دارایی‌ها و ارزیابی سطوح انطباق استفاده خواهد شد.
- برای ردیابی مؤثر، برخی از جزئیات مهم دارایی‌های فناوری اطلاعات که باید در موجودی خود درج کنید، عبارتند از:
- نوع دارایی (سخت‌افزاری، نرم‌افزاری یا مصرفی)
- وضعیت دارایی (در حال استفاده، ذخیره‌سازی یا مستعمل)
- تاریخ خرید و پایان عمر
- موقعیت فیزیکی دارایی
- مالکیت دارایی (کاربر یا تیم مسئول)
- شماره سریال و شناسه‌های دیگر برای شناسایی دقیق
این داده‌ها باید به‌طور مداوم به‌روزرسانی شوند تا از بروز مشکلات مربوط به انطباق، امنیت و تخصیص بهینه منابع جلوگیری شود.
در زیر، جدول مربوط به انواع داده‌های دارایی فناوری اطلاعات و پارامترهای آن آورده شده است:
| نوع داده | پارامترهای دارایی | قابلیت‌های ردیابی |
| داده‌های فیزیکی | - برچسب سرویس یا شماره سریال - مکان تعیین‌شده و مکان فعلی - مالک اختصاص داده‌شده در مقابل مالک واقعی - وضعیت دارایی (در شرایط کاری، در حال تعمیر، پایان عمر) | - اسکن دامنه، شبکه و از راه دور - اسکن بارکد و کد QR - برچسب‌های RFID یا GPS برای ردیابی حرکت دارایی‌ها - مدیریت دسترسی برای شناسایی کاربران وارد شده به سیستم |
| داده‌های پیکربندی | - سرعت پردازنده و حافظه - آداپتورهای شبکه و آدرس‌های MAC - NIC و ظرفیت هارد دیسک - درایوهای منطقی و فیزیکی - نرم‌افزارهای نصب‌شده، تخصیص SaaS، نسخه‌ها و کلیدهای مجوز - تاریخ نصب | - اسکن‌های دوره‌ای مبتنی بر عامل یا بدون عامل - مدیریت دارایی نرم‌افزار - ادغام با ابزارهای UEM و ITOM |
| داده‌های مالی و قراردادی | - تاریخ خرید، سفارشات خرید و قراردادها - مرکز هزینه - اطلاعات فروشنده و تامین‌کننده - قراردادهای نگهداری و تمدید، تاریخ انقضا و SKU - توافق‌نامه‌های مجوز نرم‌افزار - فرمول استهلاک، ارزش نجات و پایان عمر | - سیستم‌های مدیریت خرید - نرم‌افزار مدیریت قرارداد |
این جدول به شما کمک می‌کند تا با شفافیت بیشتری داده‌های مختلف دارایی‌های فناوری اطلاعات را شناسایی و مدیریت کنید.
- مدیریت چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات: سفر هر دارایی، از خرید تا دفع را تجسم و نقشه‌برداری کنید:
- مدیریت چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات (IT asset lifecycle management) فرآیندی است که شامل تمامی مراحل از زمان خرید یک دارایی فناوری اطلاعات تا زمان دفع آن می‌شود. این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا دارایی‌ها را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و هزینه‌ها را کنترل کنند. در اینجا چندین مرحله کلیدی برای مدیریت چرخه عمر دارایی‌ها آورده شده است:
خرید و دریافت دارایی‌ها: این مرحله شامل انتخاب و خرید دارایی‌ها (سخت‌افزار، نرم‌افزار یا خدمات ابری) است. در این مرحله، مهم است که اطلاعات مرتبط با دارایی، مانند تاریخ خرید، هزینه، شرایط قرارداد و جزئیات گارانتی ثبت و در پایگاه داده موجودی دارایی‌ها ذخیره شود:
- استقرار و استفاده: پس از خرید، دارایی‌ها باید به‌طور مؤثر در سازمان استقرار یافته و به کار گرفته شوند. این مرحله شامل تخصیص دارایی‌ها به واحدهای مختلف سازمان یا افراد است. در این مرحله، ردیابی استفاده از هر دارایی به‌طور دقیق ضروری است تا مطمئن شویم که دارایی‌ها به درستی استفاده می‌شوند.
- نگهداری و پشتیبانی: دارایی‌های فناوری اطلاعات نیاز به نگهداری و پشتیبانی دارند. این مرحله شامل تعمیرات، به‌روزرسانی‌ها، ارتقاء‌ها و مدیریت قراردادهای پشتیبانی است. این مرحله به بهبود عمر مفید دارایی کمک کرده و از کاهش عملکرد جلوگیری می‌کند.
- بازنشستگی و دفع: پس از اتمام عمر مفید یک دارایی، آن دارایی باید بازنشسته شده و از چرخه خارج شود. این مرحله شامل بازیابی داده‌ها، حذف اطلاعات حساس، و دفع صحیح دارایی‌ها برای حفظ امنیت و محیط زیست است.
نقشه‌برداری و تجسم چرخه عمر دارایی‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:
- از دارایی‌ها به‌طور بهینه استفاده کنند.
- مشکلات بالقوه مانند تداخل یا ناکارآمدی را شناسایی و رفع کنند.
- هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهند.
- الزامات امنیتی و انطباقی را رعایت کنند.
در نهایت، این فرآیند کمک می‌کند که تمام دارایی‌ها در تمامی مراحل چرخه عمر خود تحت نظارت دقیق باشند، که به بهبود کارایی سازمان و کاهش ریسک‌ها کمک می‌کند.
- گزارش و انطباق: در مورد KPI های کلیدی ITAM تصمیم بگیرید، انطباق با مجوز نرم‌افزار را نظارت کنید و به‌طور مداوم بهبود بخشید
در فرآیند مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM)، گزارش‌دهی و انطباق از اجزای حیاتی برای ارزیابی عملکرد و رعایت قوانین است. این بخش شامل نظارت مستمر بر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI ها) و انطباق با استانداردهای مختلف نظیر مجوزهای نرم‌افزاری و الزامات نظارتی است.
الف) تعیین KPI های کلیدی ITAM:
برای ارزیابی اثربخشی استراتژی ITAM، سازمان‌ها باید KPI های مشخص و قابل اندازه‌گیری تعیین کنند. این KPI ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- تعداد دارایی‌های شناسایی‌شده و ثبت‌شده: این KPI اندازه‌گیری می‌کند که چه تعداد از دارایی‌های فناوری اطلاعات به درستی شناسایی و ثبت شده‌اند.
- نسبت دارایی‌های فعال به غیرفعال: این شاخص نشان می‌دهد که چه درصدی از دارایی‌ها در حال استفاده و چه درصدی غیر فعال و بدون استفاده هستند.
- هزینه‌های نگهداری دارایی‌ها: این شاخص هزینه‌های مرتبط با نگهداری دارایی‌ها را پیگیری می‌کند و می‌تواند به شناسایی مناطقی که نیاز به بهبود دارند کمک کند.
- میزان انطباق با نرم‌افزارهای مجوز: بررسی میزان انطباق سازمان با نرم‌افزارهای مجوزدار، به‌ویژه برای جلوگیری از جریمه‌های ناشی از استفاده غیرمجاز نرم‌افزارها.
ب) نظارت بر انطباق با مجوز نرم‌افزار:
انطباق با مجوز نرم‌افزار برای جلوگیری از جریمه‌های قانونی و کسر اعتبار سازمان بسیار حیاتی است. سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که:
- نرم‌افزارهای نصب شده: تمامی نرم‌افزارهای نصب‌شده در سازمان دارای مجوز مناسب باشند و تعداد استفاده‌ها و دستگاه‌های مرتبط با هر نرم‌افزار به‌طور دقیق ردیابی شود.
- رعایت قوانین و الزامات: سازمان‌ها باید از الزامات مجوز نرم‌افزار و توافق‌نامه‌های لایسنس‌گذاری (مانند تعداد مجاز دستگاه‌ها یا کاربران) پیروی کنند تا از مشکلات حقوقی جلوگیری کنند.
ج) بهبود مستمر:
مدیریت دارایی فناوری اطلاعات یک فرآیند مداوم است و نیاز به بهبود مستمر دارد. پس از تحلیل داده‌ها و ارزیابی عملکرد، سازمان‌ها باید:
- شناسایی نقاط ضعف: بررسی گزارش‌ها و KPI ها برای شناسایی نقاط ضعفی که نیاز به بهبود دارند.
- توسعه استراتژی‌ها: بر اساس نتایج گزارش‌ها، استراتژی‌های جدید و بهبود یافته برای بهینه‌سازی استفاده از دارایی‌ها و کاهش هزینه‌ها تدوین کنند.
- ارزیابی فناوری‌ها و ابزارها: بررسی اینکه آیا فناوری‌ها و ابزارهای ITAM به روز هستند و آیا نیاز به ارتقاء یا تغییر دارند.
در آخر، با نظارت دقیق بر این KPI ها و انطباق با الزامات، سازمان‌ها قادر خواهند بود دارایی‌های فناوری اطلاعات خود را به‌طور مؤثرتر مدیریت کرده و بهبود مستمر در فرایندهای ITAM را فراهم کنند.
