چگونه تجهیزات کارکنان جدید را ردیابی کنیم و قابلیت ردیابی فرایند ورود به سازمان را بهبود دهیم؟
در یکی از بانک‌های بزرگ کشور، دغدغه‌ی مدیریت هوشمند دارایی‌های کاربران را دارند.
آنان بدرستی نمی‌دانند چه تعداد کامپیوتر در طبقات و ساختمان‌های مختلف هست؟
نمی‌دانند آیا کاربری از سازمان رفته یا هنوز هست!
نمی‌دانند دارایی کاربری که اخراج شده یا استعفا داده دست چه کسی است؟
از طرفی انفورماتیک این سازمان شبیه فناوری اطلاعات بسیاری از سازمان‌ها اصولاً پرینتر، دستگاه‌های بزرگ‌تر یا تجهیزات مشترک مثل پروژکتور و مودم را مستقیماً به واحدها تحویل می‌دهند، نه به کاربر نهایی. اما این چالش‌زاست اگر:
- هیچ سند رسمی یا دیجیتالی برای تحویل پرینتر از IT به واحد مرتبط یا کاربر نهایی ثبت نشده؛
- واحد مرتبط این دستگاه را به بخش‌های مختلف اجاره می‌دهد یا استفاده می‌کند، اما ردیابی دقیق پرینتر در سیستم وجود ندارد؛
- وقتی پرینتر دچار مشکل می‌شود یا نیاز به تعمیر دارد، مشخص نیست که دقیقاً کدام فرد مسئول نگهداری آن است؛
- کسی پاسخگو نیست و مسئولیت دارایی برعهده‌ی کسی نیست.
- در نهایت، شرکت هنگام حسابرسی نمی‌تواند نشان دهد که پرینتر در چه مرحله‌ای و به چه کسی تحویل داده شده و وضعیت فعلی آن چیست.
این سناریو باعث سردرگمی، اتلاف وقت و هزینه‌های اضافی در نگهداری و پیگیری دارایی‌ها می‌شود.
اما فقط این نیست؛ یک کارمند ممکن است استعفا دهد یا ترک‌کار کند یا یک سری دارایی در اختیار داشته باشد که هرگز امضا یا سندی را در هنگام دریافت تایید نکرده.
بیایید واقع‌بین باشیم — ردیابی دارایی‌های فناوری اطلاعات فقط به مرحله‌ی خرید و انبارداری ختم نمی‌شود. یکی از رایج‌ترین (و حیاتی‌ترین) چالش‌ها در زمان ورود کارکنان جدید رخ می‌دهد. یک لپ‌تاپ از بخش فناوری اطلاعات خارج می‌شود، از منابع انسانی یا تدارکات عبور می‌کند و در نهایت به دست کارمند جدید می‌رسد. اما چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که این تحویل به‌درستی مستند شده است؟
مهم‌تر از آن، چطور تجهیزات کارکنان جدید را به شکلی ایمن، قابل‌ممیزی و بدون وابستگی به کاغذبازی‌های فیزیکی پیگیری می‌کنید؟
در این مقاله ما مدانتی‌ها، به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید یک رد دیجیتال برای تحویل دارایی‌ها در زمان ورود کارکنان ایجاد کنید — از تولید سند تحویل گرفته تا ذخیره‌ی نسخه‌ی امضاشده — با استفاده از Servicedesk Plus و نکته‌ی جذاب؟ همه‌چیز در تاریخچه‌ی فعالیت دارایی ثبت می‌شود و انجام ممیزی‌ها و پیگیری‌ها را بسیار ساده می‌کند.
بیایید شروع کنیم!
فرآیند تجهیز کارکنان جدید چیست؟
فرآیند تجهیز کارکنان جدید به تهیه، تخصیص و تحویل دارایی‌های فناوری اطلاعات — مانند لپ‌تاپ، گوشی یا لوازم جانبی — به کارمند تازه‌وارد اشاره دارد، که بخشی از آماده‌سازی روز اول کاری اوست. این فرآیند تضمین می‌کند که از همان روز نخست، کارکنان ابزارهای لازم را در اختیار دارند و هر دارایی به‌درستی مستند، ردیابی و به کاربر جدید مرتبط شده است.
چگونه از همان ابتدا تجهیزات کارکنان جدید را ردیابی کنیم؟
پس از خرید لپ‌تاپ، گوشی یا هر وسیله‌ی فناوری دیگر و ثبت آن در انبار، کار تمام نشده است. آن دارایی باید به شخص مناسب تحویل داده شود — و اینجا دقیقاً جایی است که اغلب اوضاع پیچیده می‌شود.
تجهیزات معمولاً توسط واحد IT، منابع انسانی یا تدارکات بسته به ساختار سازمان تحویل داده می‌شوند. اما در بسیاری از موارد، این بخش از فرایند هنوز هم به تأییدهای شفاهی یا برگه‌های چاپی متکی است که یا بایگانی می‌شوند یا گم می‌شوند. این مسئله هنگام ممیزی اطلاعات، مانند اینکه چه کسی چه چیزی را تحویل گرفته و آیا سندی امضا شده یا نه، دردسرساز می‌شود.
خبر خوب اینکه با Servicedesk Plus می‌توانید کل این روند را دیجیتالی کنید — همه‌چیز در یکجا ذخیره می‌شود، همراه با تاریخچه فعالیت، فایل‌های پیوست، و ردپای شفاف برای ممیزی.
مراحل کار به‌صورت گام‌به‌گام:
در ادامه، جدول خلاصه‌ای از مراحل تحویل تجهیزات به کارمند جدید در سیستم Servicedesk Plus ارائه می‌شود:
| مرحله | عنوان مرحله | توضیحات کلیدی | خروجی/مدارک |
|---|---|---|---|
| ۱ | آماده‌سازی دارایی برای تحویل | ثبت دارایی در سیستم، برچسب‌گذاری (فیزیکی و دیجیتال)، تعیین وضعیت "آماده تحویل" و تکمیل مشخصات. | دارایی ثبت‌شده با وضعیت مشخص و اطلاعات کامل |
| ۲ | ایجاد سند تحویل | تولید سند تحویل با قالب استاندارد، درج اطلاعات گیرنده، انتخاب دارایی و تولید PDF. | سند تحویل (نسخه اولیه بدون امضا) |
| ۳ | چاپ، تحویل و دریافت امضا | چاپ سند، تحویل فیزیکی دارایی، دریافت امضای گیرنده و (اختیاری) تأیید مشخصات دارایی توسط وی. | نسخه فیزیکی امضاشده سند |
| ۴ | بارگذاری نسخه امضاشده | اسکن/عکاسی از سند، بارگذاری در بخش پیوست‌ها، ثبت زمان و شخص بارگذاری‌کننده در سیستم. | نسخه دیجیتال امضاشده سند، ثبت در فعالیت‌ها |
| + | افزودن گردش‌کار (اختیاری و توصیه‌شده) | اطلاع‌رسانی خودکار، پیگیری سند امضاشده، مراحل تأیید یا تصدیق، هماهنگی بین IT و منابع انسانی. | خودکارسازی، ردیابی بهتر، هماهنگی بین واحدها |
گام اول – آماده‌سازی دارایی برای تحویل
اگر فرایند خرید و ثبت دارایی‌ها را به‌خوبی مدیریت کرده‌اید (و اگر نه، پیشنهاد می‌کنیم راهنمای جامع خرید فناوری اطلاعات را ببینید)، حالا نوبت آن است که دارایی را به کاربر نهایی تحویل دهید.
در این مرحله، باید از وضعیت "دارایی در تملک ماست" به وضعیت "شخص خاصی مسئول آن است" برسید. این کار با آماده‌سازی تجهیزات توسط واحد IT به‌عنوان بخشی از فرآیند ورود کارمند انجام می‌شود. شامل:
- اطمینان از ثبت صحیح دارایی در Servicedesk Plus
- برچسب‌گذاری فیزیکی و دیجیتال و تعیین وضعیت مانند "آماده برای استفاده"
- تکمیل پروفایل دارایی با اطلاعات کامل (مدل، شماره سریال، گارانتی، تاریخ خرید و...)
نکته حرفه‌ای: اگر از ابزارهای موجودی Servicedesk Plus مانند کشف مبتنی بر عامل یا کشف شبکه استفاده می‌کنید، این داده‌ها قبلاً وارد شده‌اند و از اتلاف وقت و خطاهای انسانی جلوگیری می‌شود.
پس از آماده‌سازی، نوبت به ایجاد سند تحویل می‌رسد.
گام دوم – ایجاد سند تحویل
در این مرحله، یک سند رسمی و قابل ردیابی برای تحویل ایجاد می‌کنید. در Servicedesk Plus می‌توانید با استفاده از یک قالب از پیش تعریف‌شده، سند تحویل را بسازید و آن را به‌طور مستقیم به دارایی اختصاص دهید. مراحل:
- از منوی دارایی، گزینه "ایجاد سند" را انتخاب کنید.
- قالب مناسب (ورود، جایگزینی، خروج و...) را انتخاب نمایید.
- فیلدهای لازم مانند نام دریافت‌کننده، دپارتمان، شخص تأییدکننده، و محل را پر کنید.
- دارایی/دارایی‌هایی که شامل تحویل هستند را انتخاب کنید.
- سند را پیش‌نمایش بگیرید و بررسی کنید.
- روی "ایجاد و دانلود" کلیک کنید (PDF ایجاد شده و خودکار به پروفایل دارایی پیوست می‌شود).
در این نقطه:
- سند در بخش پیوست‌های دارایی قابل مشاهده است.
- یک ورودی جدید در تب فعالیت‌ها ثبت می‌شود که مشخص می‌کند چه کسی، چه زمانی و به چه منظوری سند را ایجاد کرده است.
توجه: این سند هنوز امضا نشده و نسخه‌ای‌ست که باید پرینت گرفته و همراه دستگاه به کارمند تحویل داده شود. با این حال، همین نسخه در سیستم ذخیره می‌شود و یک رد دیجیتال دائمی به‌جا می‌گذارد.
گام سوم – چاپ، تحویل و دریافت امضا
اکنون که سند تحویل آماده است، نوبت به انجام تحویل واقعی می‌رسد. این مرحله معمولاً با یک تعامل حضوری کوتاه همراه است — اما اگر به‌درستی انجام نشود، به‌راحتی از قلم می‌افتد.
مراحل کار:
- سند تحویلی که در گام دوم تولید شد را چاپ کنید.
- دارایی را به‌صورت فیزیکی به کارمند جدید (یا دریافت‌کننده) تحویل دهید.
- از او بخواهید سند را امضا کند تا دریافت و مسئولیت دارایی را تأیید نماید.
نسخه امضاشده بسیار مهم است. این سند انتقال مالکیت را رسمی می‌کند و هم از واحد IT و هم از کارمند در برابر اختلافات احتمالی محافظت می‌نماید.
نکته پیشنهادی: می‌توانید از دریافت‌کننده بخواهید قبل از امضا، مشخصات دارایی (شماره سریال، وضعیت، لوازم جانبی) را بررسی کند تا از بروز ابهام یا اختلاف در آینده جلوگیری شود.
پس از امضا، آماده‌ی آخرین مرحله هستید: دیجیتالی کردن مدرک امضا شده و تکمیل زنجیره‌ی ردیابی.
گام چهارم – بارگذاری نسخه امضا شده
اکنون که سند چاپ شده امضا شده و دارایی تحویل داده شده، باید این مدرک را وارد سیستم کنید. روش کار:
- سند امضا شده را اسکن یا عکس‌برداری کنید (امضا و جزئیات دارایی باید واضح و خوانا باشند).
- وارد پروفایل دارایی در Servicedesk Plus شوید.
- فایل را در بخش "پیوست‌ها" بارگذاری کنید.
تمام شد! اکنون سند به‌صورت دائمی ذخیره شده و دارای برچسب زمانی است.
همچنین این کار:
- یک ورودی جدید در تب فعالیت‌ها ایجاد می‌کند که زمان و شخص بارگذاری‌کننده را ثبت می‌نماید.
- هر دو نسخه سند — هم نسخه اولیه (بدون امضا) و هم نسخه نهایی (امضاشده) — در کنار هم ذخیره می‌شوند و یک زنجیره کامل برای ممیزی فراهم می‌آورند.
نکته: اگر فرایند داخلی شما شامل تأیید نسخه امضاشده توسط فردی مانند سرپرست IT یا منابع انسانی است، می‌توانید در فعالیت مربوطه نظر یا برچسب اضافه کنید تا وضعیت تأیید مشخص شود.
با انجام این مرحله، دارایی به‌طور رسمی به کارمند تحویل داده شده — و شما مدارک دیجیتال برای اثبات آن را دارید.
افزودن گردش‌کارها برای ردیابی و مسئولیت‌پذیری بهتر
اگر می‌خواهید فرآیند تحویل دارایی را ارتقا دهید، می‌توانید Servicedesk Plus یکپارچه کنید. این کار امکان طراحی گردش‌کارهای سفارشی و خودکارسازی اقدامات را فراهم می‌کند — و لایه‌ای قوی از ردیابی و پاسخگویی به آن اضافه می‌کند.
گرچه این مرحله برای ردیابی دارایی‌ها ضروری نیست، اما کمک می‌کند:
- افراد درست در زمان درست مطلع شوند
- چیزی از قلم نیفتد
برای مثال، با گردش‌کار مناسب می‌توانید:
- هنگام ایجاد سند تحویل برای کارمند جدید، به‌طور خودکار به منابع انسانی اطلاع دهید
- در صورت عدم بارگذاری نسخه امضاشده تا زمان مشخص، یادآوری ارسال کنید
- در صورت عدم تأیید تحویل، به سرپرست اطلاع دهید
- اقدامات تأییدی یا مراحل تأیید را بر اساس نوع تخصیص دارایی فعال نمایید
این تنظیمات برای تیم‌هایی که می‌خواهند تحویل دارایی‌ها را استانداردسازی کنند، نقاط کنترلی اضافه کنند یا مسئولیت‌های IT و HR را هماهنگ سازند، بسیار مفید است — در حالی که تمام تاریخچه فعالیت‌ها در پروفایل دارایی ذخیره می‌شود.
مزایای دیجیتالی کردن فرایند تحویل تجهیزات
در ادامه، جدول مزایای استفاده از فرآیند دیجیتال تحویل تجهیزات به کارمند جدید با استفاده از Servicedesk Plus ارائه شده :
| مزیت | شرح |
|---|---|
| افزایش دقت و کاهش خطا | حذف فرآیندهای دستی مانند ثبت روی کاغذ و کاهش احتمال گم‌شدن اسناد یا اشتباه در اطلاعات. |
| پیگیری و ردیابی کامل | ثبت خودکار تمام فعالیت‌ها (ساخت سند، تحویل، امضا، بارگذاری) در تاریخچه دارایی. |
| سند قابل استناد حقوقی | وجود نسخه امضاشده و دیجیتال سند تحویل که در صورت اختلاف قابل مراجعه و اثبات است. |
| افزایش شفافیت و مسئولیت‌پذیری | تعیین مشخص و قابل پیگیری اینکه چه کسی، چه دارایی را، در چه تاریخی تحویل گرفته است. |
| امکان هماهنگی میان واحدها | امکان اطلاع‌رسانی خودکار به منابع انسانی، تأیید توسط مدیران و پیگیری توسط IT. |
| سهولت در حسابرسی و ممیزی | وجود سابقه کامل و متمرکز دارایی‌ها برای گزارش‌گیری، ممیزی و پاسخگویی سریع به بازرس‌ها. |
| افزایش سرعت فرآیند | خودکارسازی بخش‌های مختلف تحویل، از تولید سند تا پیگیری امضا و تأیید نهایی. |
| یکپارچگی با سیستم‌های دیگر | امکان ترکیب با Endpoint Central برای ساخت گردش‌کارهای خودکار و حرفه‌ای. |
بعبارتی:
فرآیند ورود کارکنان جدید به‌اندازه کافی پیچیده هست — ردیابی دارایی‌ها نباید یکی از دردسرها باشد. با استفاده از سرویس دسک پلاس برای تولید، ذخیره و ردیابی اسناد تحویل، می‌توانید یک فرآیند کاغذبازانه را به یک جریان ساده، قابل ممیزی و شفاف تبدیل کنید.
و اگر آن را با Servicedesk Plus ترکیب کنید، کنترل خود را با اتوماسیون هوشمند به سطحی بالاتر می‌برید. ساده، امن و کاملاً قابل‌ردیابی — همان‌طور که تحویل دارایی‌ها باید باشد.
جدول بازگشت سرمایه (ROI) استفاده از سرویس دسک پلاس در تحویل تجهیزات
در ادامه، جدول بازگشت سرمایه (ROI) برای دیجیتالی‌سازی فرآیند تحویل تجهیزات با استفاده از سرویس دسک پلاس ارائه شده است. این جدول، مقایسه‌ای بین روش سنتی (کاغذی و دستی) و روش دیجیتال (سیستمی) ارائه می‌دهد تا مزایای مالی و زمانی قابل درک‌تر باشد.
| شاخص | روش سنتی (دستی/کاغذی) | روش دیجیتال (سرویس دسک پلاس) | صرفه‌جویی یا بازگشت سرمایه |
|---|---|---|---|
| زمان متوسط برای هر تحویل | ۳۰-۴۵ دقیقه | ۱۰-۱۵ دقیقه | ۶۰٪ کاهش زمان |
| تعداد پرسنل درگیر در هر تحویل | ۲ تا ۳ نفر (IT، منابع انسانی، مدیر) | ۱ تا ۲ نفر (با گردش‌کار خودکار) | کاهش هزینه منابع انسانی |
| خطای انسانی در مستندسازی | بالا (نام امضا، تاریخ اشتباه، فایل گم‌شده) | بسیار پایین (سیستماتیک، ردیابی‌شده) | کاهش ریسک و هزینه اصلاح اشتباه‌ها |
| هزینه چاپ و بایگانی اسناد | بالا (کاغذ، چاپگر، بایگانی فیزیکی) | صفر یا نزدیک به صفر | کاهش هزینه‌های مصرفی |
| زمان پاسخ به حسابرسی یا پیگیری حقوقی | چند روز تا چند هفته | چند ثانیه (از طریق تاریخچه دارایی) | افزایش بهره‌وری در گزارش‌دهی |
| نرخ گم‌شدن یا تحویل اشتباه تجهیزات | متوسط تا بالا | بسیار پایین | کاهش هزینه‌های جایگزینی و پیگیری |
| قابلیت مقیاس‌پذیری | ضعیف (نیاز به منابع انسانی بیشتر با رشد سازمان) | قوی (قابلیت اتوماسیون با حفظ کیفیت) | امکان رشد بدون هزینه متناسب |
سخن نهایی:
با توجه به موارد فوق، استفاده از سرویس دسک پلاس می‌تواند بین ۵۰٪ تا ۸۰٪ صرفه‌جویی در زمان، هزینه و خطاهای عملیاتی به همراه داشته باشد. این معادل بازگشت سرمایه (ROI) قابل توجهی است، به‌ویژه در سازمان‌هایی با تعداد زیاد کارکنان یا گردش بالای منابع.
در تماس باشید
