یک ITIL مینیمال و کاربردی در جلساتی مدیریتی، پرسشی که برخی از مدیران ارشد یا مدیران فناوری اطلاعات می‌پرسند این است که کدام فرایندها را باید پیاده کنیم؟ پرسش هوشمندانه‌ای است، و اتفاقاً یکی از دغدغه‌های رایج مدیران در مسیر پیاده‌سازی ITIL همین است: “کدام فرایندها را پیاده کنیم؟ همه یا فقط چند مورد؟” اینجا مسئله پول و زمان نیست؛ بلکه مهمتر از آن آیتم‌های دیگری است که باید در پاسخ بدان پرداخت بعبارتی پاسخ این است که: ITIL4 حدود ۳۴ تمرین دارد. پیاده‌سازی کدام تمرینات بستگی شدیدی به بلوغ سازمان شما، دردها و دغدغه‌هایتان دارد. لازم نیست همه‌ی فرایندهای ITIL را اجرا کنید. باید آن‌هایی را اجرا کنید که: فرایندهایی که بیشتر سازمان‌ها با آن‌ها شروع می‌کنند: فرایند چرا انتخاب می‌شود؟ مناسب چه وضعیتی است؟ Incident Management برای کاهش زمان پاسخ‌گویی به مشکلات کاربران اگر کاربران شکایت زیادی دارند Request Fulfillment برای مدیریت درخواست‌های تکراری (مثل نصب نرم‌افزار) اگر Helpdesk غرق در درخواست‌هاست Change Enablement برای جلوگیری از تغییرات غیرمجاز و کاهش ریسک اگر تغییرات باعث اختلال می‌شوند Asset & Configuration Management برای دانستن چی داریم و کجا هست اگر دارایی‌ها گم می‌شوند یا پشتیبانی دشوار است Knowledge Management برای مستندسازی راه‌حل‌های پرتکرار اگر حل تکراری مشکلات وقت زیادی می‌گیرد راهنمای انتخاب: برای شروع حداقلی و مؤثر با چارچوب ITIL (یا همان Minimum Viable ITIL)، بهتر است فقط فرایندهایی را اجرا کنید که بیشترین ارزش را با کمترین تلاش ایجاد می‌کنند. در اینجا یک نقشه راه ساده و کاربردی برای شروع آورده‌ایم: هدف: ساخت یک ITIL مینیمال و کاربردی برای بهبود خدمات IT Minimum Viable ITIL یا به‌اختصار MVI، به معنی «حداقل چارچوب لازم از ITIL برای شروعی مؤثر» است. این رویکرد بر این اصل استوار است که شما لازم نیست کل ITIL را یکجا پیاده‌سازی کنید؛ بلکه باید با ساده‌ترین و مهم‌ترین فرایندهایی شروع کنید که بیشترین ارزش را با کمترین پیچیدگی ایجاد می‌کنند. تعریف ساده: Minimum Viable ITIL یعنی انتخاب و اجرای فقط همان بخش‌هایی از ITIL که برای شروع، بیشترین دردهای IT سازمان را درمان می‌کنند. اهداف Minimum Viable ITIL: مثال یک MVI واقعی: یک سازمان می‌تواند فقط با ۳ فرایند زیر شروع کند: و به‌تدریج فرایندهایی مانند Asset Management یا Problem Management را اضافه کند. یک نقشه‌راه حداقلی! 1. تمرکز روی سه فرایند حیاتی (Core Trio): فرایند چرا مهم است؟ ابزار پیشنهادی Incident Management پاسخ سریع به مشکلات کاربران Jira, ServiceDesk Plus Change Enablement مدیریت تغییرات بدون ریسک Jira Change Workflow Service Request Management پاسخ به درخواست‌های تکراری (مثلاً نصب نرم‌افزار) Self-service Portal 2. تعریف MVP هر فرایند (Minimum Viable Process): مثلاً برای Incident Management: 3. یک داشبورد ساده برای KPIهای اصلی: 4. ارتباط با کاربران (Communication): 5. بازخورد و بهبود تدریجی: جدول تصمیم‌گیری برای انتخاب فرایندهای ITIL مسأله یا درد سازمانی فرایند پیشنهادی ITIL هدف اجرای این فرایند کاربران از کندی یا بی‌پاسخ بودن پشتیبانی شکایت دارند Incident Management ثبت، پیگیری و حل سریع مشکلات درخواست‌های تکراری مثل نصب نرم‌افزار یا دسترسی زیاد شده‌اند Service Request Management نظم‌دهی به درخواست‌های پرتکرار تغییرات فنی باعث قطعی یا اختلال در سرویس‌ها می‌شوند Change Enablement کنترل و ارزیابی تغییرات پیش از اجرا کسی نمی‌داند چه دارایی‌هایی داریم یا کجا هستند Asset & Configuration Management ثبت و پیگیری تجهیزات IT نیروها مجبورند مشکلات را بارها از نو حل کنند Knowledge Management مستندسازی راه‌حل‌های پرتکرار گزارش‌گیری از عملکرد IT امکان‌پذیر نیست Service Level Management تعیین و پایش سطح خدمات (SLA) اولویت‌بندی درست بین کارها وجود ندارد Incident & Request Prioritization نظم‌دهی بر اساس اولویت تجاری نکته کلیدی: برای شروع، فقط 2 تا 3 مورد اول را پیاده‌سازی کنید. بقیه را به‌مرور و بر اساس نیاز اضافه کنید. برای طراحی یک سناریوی دقیق Minimum Viable ITIL (MVI) برای شما، لازم دارم […]

مدیرانی که تیکتینگ را دوست دارند، البته فقط برای دیگران! در جلسات مدیریتی، «نظام‌مند شدن امور»، «مستندسازی فرایندها» و «قابل ردیابی بودن درخواست‌ها» از جمله کلیدواژه‌هایی هستند که مدیران ارشد با شور و حرارت از آن‌ها دفاع می‌کنند. در اغلب صورتجلسه‌ها، می‌خوانیم که: «همه واحدها ملزم به استفاده از سامانه تیکتینگ هستند.» اما به‌محض این‌که پای خود این عزیزان به میان می‌آید، انگار نه انگار! یا تماس مستقیم می‌گیرند، یا از طریق منشی و واتساپ پیام می‌فرستند، یا یک جمله نصفه‌نیمه در یک جلسه درگوشی می‌گویند و انتظار دارند ۲ دقیقه بعد، درخواستشان انجام شده باشد — بدون هیچ ردی از درخواست، بدون SLA، بدون شفافیت. شاید تیکت زدن، کاری دون شأن مدیریت تلقی می‌شود؛ یا شاید فکر می‌کنند سرعت کار پایین می‌آید. اما واقعیت این است: تا وقتی مدیران خودشان الگوی استفاده از سامانه نباشند، هیچ سامانه‌ای موفق نخواهد شد. چرا مدیران ارشد از سیستم تیکتینگ استفاده نمی‌کنند؟ سامانه‌های مدیریت تیکت (Helpdesk / ServiceDesk) یکی از ابزارهای کلیدی برای پیگیری شفاف درخواست‌ها، کاهش خطای انسانی، و افزایش بهره‌وری پاسخ‌گویی در سازمان‌ها هستند. با این حال، در بسیاری از سازمان‌ها، مشاهده می‌شود که مدیران ارشد تمایلی به ثبت تیکت ندارند و ترجیح می‌دهند درخواست‌های خود را به صورت شفاهی، تلفنی یا غیررسمی مطرح کنند. این رفتار می‌تواند باعث گم‌شدن اطلاعات، نبود ردیابی، و افزایش بار کاری نامنظم برای تیم‌های اجرایی شود. ما در مدانت بررسی جامعی کرده‌ایم و تحلیل دلایل استفاده نکردن مدیران از سیستم تیکتینگ را در موارد زیر دسته‌بندی کردیم: نوع دلیل شرح مشکل پیامدها فرهنگی/روانی مدیران ممکن است ثبت تیکت را کاری سطح پایین بدانند کاهش مشارکت در فرایند رسمی و مستند فرهنگی/روانی تمایل به ارسال درخواست شفاهی به دلیل حس تسلط یا سرعت بیشتر نبود پیگیری دقیق یا مستندات معتبر فرهنگی/روانی تجربه‌ی منفی از پاسخگویی کند یا بی‌نتیجه در گذشته بی‌اعتمادی به سامانه فنی/کاربری نداشتن دسترسی یا رابط کاربری پیچیده بی‌میلی به استفاده از سیستم فنی/کاربری نبود نسخه ساده‌شده یا موبایل‌پسند سامانه نارضایتی از تجربه کاربری سازمانی/ساختاری نبود فرهنگ پاسخگویی ساختارمند در کل سازمان تضعیف نقش فرآیندهای رسمی فنی/کاربری نبود گزارش‌گیری و تحلیل مؤثر از تیکت‌های مدیریتی عدم احساس ارزشمند بودن ثبت تیکت عدم مشارکت مدیران ارشد در استفاده از سامانه‌های تیکتینگ، نه‌تنها باعث کاهش نظم و شفافیت فرآیندهای پشتیبانی می‌شود، بلکه مانعی جدی در نهادینه‌سازی فرهنگ پاسخ‌گویی ساختارمند در سازمان است. این موضوع هم به کارایی تیم‌های فنی لطمه می‌زند و هم فرصت‌های گزارش‌گیری و بهبود مستمر را محدود می‌سازد. پیشنهادها و راهکارها مدیران ارشد نیز شبیه کاربران در برابر این تغییر مقاومت نشان می‌دهد اما راهکارهایی هست که می‌شود با استفاده از آن بر چالشها غلبه کرد که بشرح ذیل است: راهکار شرح اقدام آموزش اختصاصی و مختصر مدیران آموزش کاربردی و سریع درباره مزایای ثبت تیکت و نحوه استفاده از سیستم ایجاد پنل VIP یا ساده‌سازی رابط طراحی یک تجربه کاربری مناسب برای مدیران، با فرم‌های ساده‌تر و پاسخ سریع‌تر اولویت‌بندی تیکت‌های مدیریتی تعریف SLA اختصاصی برای تیکت‌های ثبت‌شده توسط مدیران گزارش‌دهی مستمر به مدیران ارائه گزارش ماهانه از درخواست‌های ثبت‌شده و حل‌شده به صورت گرافیکی فرهنگ‌سازی از بالا به پایین مشارکت مدیرعامل یا مدیر ارشد در ثبت تیکت به عنوان الگو برای دیگران این یعنی: مشارکت مدیران ارشد در سیستم تیکتینگ نه‌تنها نشانه‌ی نظم و مسئولیت‌پذیری است، بلکه نقش مهمی در افزایش بهره‌وری سازمان دارد. راهکارهای پیشنهادی می‌تواند زمینه‌ساز پذیرش بیشتر و بهره‌مندی از مزایای واقعی سیستم‌های تیکتینگ در سطوح بالای سازمان باشد. اما کارهای بیشتری هم می‌توان کرد در ادامه، راهکارهای کاملاً عملی و قابل اجرا در سطح سازمان برای تشویق مدیران به استفاده از سیستم تیکتینگ ارائه شده است. این راهکارها هم جنبه فرهنگی دارند و هم اجرایی، و به سادگی می‌توان آن‌ها را به مرحله اجرا رساند: ۱. طراحی […]

ساختار ITAM با ایجنت یا بی‌ایجنت سناریو واقعی: مدیریت دارایی‌ها در یکی از شرکت‌های پالایش نفت کشور مشکل:مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات با بیش از ۲۰.۰۰۰ قلم تجهیزات فعال در پالایشگاه و دفتر مرکزی با مشکلات متعددی مواجه است: در این سناریو واقعی از مدیریت دارایی‌ها در یک شرکت پالایش نفت، اشتباهاتی رخ داده که می‌توان از آن‌ها درس‌های ارزشمندی گرفت. در ادامه، مهم‌ترین این اشتباهات و درس‌های قابل استخراج را مرور می‌کنیم: 🔴 اشتباهات کلیدی: راه‌حل:تیم فناوری اطلاعات تصمیم می‌گیرد از یک Asset Management استفاده کند و دنبال خودکارسازی است! در ادامه می‌خوانید:

حذف نرم‌افزار از طریق اندپوینت سنترال پیکربندی “حذف نرم‌افزار” به شما کمک می‌کند تا بسته‌های MSI و EXE را از کاربران مشخص‌شده در چندین رایانه در شبکه ویندوز، به‌صورت راه دور و از یک مکان مرکزی حذف کنید. چهار مرحله برای ایجاد و اعمال این پیکربندی عبارت‌اند از: در ادامه نحوه حذف نرم‌افزارهای MSI و EXE از رایانه‌ها یا کاربران توضیح داده شده است:

نزدیک به ۹ سال از تشکیل برند مدانت می‌گذرد… داستان چرایی خلق این نام خواندنی است… مدانت با الهام از زنبور عسل ایرانی، ریشه در فرهنگ ایرانی و نگاهی به آینده فناوری دارد. نام مدانت را برگزیدیم چون می‌خواستیم چیزی بیش از یک اسم باشد؛ می‌خواستیم گویای تلاش، خلاقیت و سازگاری در برابر چالش‌ها باشد. جزییات بیشتر در مستند زیر