فرآیند مدیریت مشکل (Problem Management) در واحد منابع انسانی
فرآیند مدیریت مشکل (Problem Management) در واحد منابع انسانی می‌تواند برای شناسایی و ریشه‌یابی مشکلات تکراری یا مسائل اساسی که باعث بروز حوادث متعدد می‌شوند، به کار رود. این فرآیند با هدف جلوگیری از وقوع مجدد مشکلات و به حداقل رساندن تأثیرات آنها، به بهبود عملکرد و بهره‌وری واحد منابع انسانی کمک می‌کند. در زیر یک جدول نمونه برای فرآیند مدیریت مشکل ارائه شده است:
| مرحله | شرح | مسئولیت | ابزارها و سیستم‌ها | زمان پاسخگویی استاندارد |
| شناسایی مشکل | شناسایی مشکلات ریشه‌ای در فرآیندهای منابع انسانی که باعث بروز حوادث یا درخواست‌های مکرر می‌شوند | تیم منابع انسانی | سیستم مدیریت مشکل | در طول بررسی‌های دوره‌ای |
| ثبت مشکل | ثبت مشکل شناسایی‌شده به همراه اطلاعات مرتبط مانند تأثیر آن بر عملکرد و تعداد تکرار | کارشناس منابع انسانی | سیستم مدیریت مشکل | 1 روز کاری |
| اولویت‌بندی مشکل | تعیین اولویت مشکل بر اساس میزان تأثیرگذاری بر کارمندان و اهداف سازمانی | مدیر منابع انسانی | سیستم مدیریت مشکل | 2 روز کاری |
| تحلیل و ریشه‌یابی | بررسی علت اصلی مشکل و شناسایی عوامل ریشه‌ای آن از طریق تحلیل داده‌ها و جلسات تیمی | تیم منابع انسانی و کارشناسان | ابزارهای تحلیل و سیستم‌های HR | 3 تا 5 روز کاری |
| ارائه راهکارهای پیشنهادی | پیشنهاد راه‌حل‌های ممکن برای رفع مشکل و جلوگیری از بروز مجدد | تیم منابع انسانی | سیستم مدیریت مشکل | 2 روز کاری |
| اجرا و پیاده‌سازی راهکار | اجرای راه‌حل‌های تصویب‌شده برای رفع مشکل و تغییر در فرآیندهای مرتبط | تیم منابع انسانی | ابزارهای HR | بر اساس برنامه زمان‌بندی |
| ارزیابی اثربخشی | بررسی اثربخشی راهکارهای اعمال‌شده و اطمینان از رفع کامل مشکل | تیم منابع انسانی و مدیران | سیستم مدیریت مشکل | 1 ماه پس از پیاده‌سازی |
| بستن مشکل | بستن مشکل در سیستم مدیریت مشکل در صورت تأیید اثربخشی راهکار و عدم وقوع مجدد | مدیر منابع انسانی | سیستم مدیریت مشکل | بلافاصله پس از ارزیابی |
| مستندسازی و بهبود مداوم | ثبت مستندات فرآیند و ایجاد دانش سازمانی برای جلوگیری از مشکلات مشابه در آینده | تیم منابع انسانی | سیستم مستندسازی | همزمان با بستن مشکل |
توضیحات تکمیلی:
- شناسایی و ثبت مشکل: هر زمان که حوادث تکراری یا مسائل بزرگ در واحد منابع انسانی رخ دهند، باید به عنوان یک مشکل ثبت شوند.
- تحلیل و ریشه‌یابی: استفاده از روش‌های تحلیلی مانند "تحلیل ریشه‌ای" (Root Cause Analysis) به شناسایی علل اصلی مشکلات کمک می‌کند.
- مستندسازی دانش: مستندسازی دانش به تیم کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکلات مشابه، به‌سرعت به راهکارهای اثبات‌شده دسترسی داشته باشد.
این فرآیند کمک می‌کند تا منابع انسانی به جای رسیدگی مکرر به مشکلات مشابه، به حل مشکلات ریشه‌ای بپردازد و بهره‌وری تیم و رضایت کارکنان را افزایش دهد.
ادامه مطلب در صفحه بعدی...
