نحوه تحلیل علت و معلول

تحلیل علت و معلول در روش Kepner-Tregoe (KT) یکی از مهم‌ترین مراحل است که به شناسایی علت‌های ریشه‌ای یک مشکل یا مساله کمک می‌کند. این مرحله به شما امکان می‌دهد تا با استفاده از اطلاعات موجود و رویکردی منطقی، علت اصلی مشکل را شناسایی کنید و از راه‌حل‌های موقت یا نادرست جلوگیری کنید.

بی‌شک مهمترین بخش از این تحلیل تعیین مشکل است.

در ادامه به توضیح نحوه تحلیل علت و معلول در این روش می‌پردازیم:

1. تعیین مشکل (Problem Statement)

• تعریف دقیق مساله: قبل از ورود به تحلیل علت و معلول، باید مشکل به طور دقیق تعریف شود. برای مثال، باید به سوالاتی مانند «چه اتفاقی افتاده است؟»، «این مشکل در کجا و کی رخ داده؟» پاسخ داده شود.
• شناسایی تفاوت‌ها و ناهنجاری‌ها: این مرحله شامل بررسی و مشخص کردن شرایطی است که در آن مشکل رخ داده است و شناسایی تفاوت‌ها بین زمان‌هایی که مشکل وجود دارد و زمان‌هایی که مشکل وجود ندارد.

2. پرسش‌های کی، کجا، چه چیزی، چه زمانی و چگونه؟ (What, Where, When, Extent)

• این مرحله با هدف بررسی دقیق مشکل از چندین زاویه برای شناسایی الگوهای مشترک یا نشانه‌های اصلی انجام می‌شود. پرسش‌های کلیدی عبارتند از:
  • چه چیزی خراب است؟ (What)
  • مشکل کجا اتفاق افتاده؟ (Where)
  • چه زمانی این مشکل رخ داده است؟ (When)
  • مشکل به چه شدتی اتفاق افتاده؟ (Extent)

3. تحلیل اختلافات و بررسی تغییرات

• تحلیل اختلافات: تفاوت‌ها بین موقعیت‌هایی که مشکل رخ می‌دهد و موقعیت‌هایی که مشکل رخ نمی‌دهد بررسی می‌شود. این تفاوت‌ها به عنوان سرنخ‌هایی برای شناسایی علت اصلی به کار می‌روند.
• بررسی تغییرات: در این مرحله بررسی می‌شود که چه تغییراتی (در تجهیزات، مواد، فرآیندها، محیط یا حتی کارکنان) در زمان شروع مشکل اتفاق افتاده است. این تغییرات ممکن است به طور مستقیم به مشکل مرتبط باشند.

4. ایجاد فرضیه‌ها درباره علت‌های ممکن

• ایجاد فرضیه‌ها: پس از جمع‌آوری اطلاعات، فرضیه‌هایی در مورد علت‌های ممکن مشکل ایجاد می‌شوند. هر فرضیه باید منطقی باشد و با داده‌های جمع‌آوری شده تطابق داشته باشد.
• سوالات کلیدی: این فرضیه‌ها با طرح سوالات کلیدی مانند «آیا این علت با شواهد موجود سازگار است؟» و «آیا می‌توان این علت را رد کرد؟» آزمایش می‌شوند.
• تفکیک بین علائم و علت‌ها: مهم است که بین علائم (نتایج مشکل) و علت‌های واقعی تمایز قائل شد. این امر مانع از تمرکز بر رفع مشکلات ظاهری می‌شود و به شما کمک می‌کند به علت‌های ریشه‌ای برسید.

5. تست فرضیه‌ها

• آزمایش علت‌های ممکن: هر یک از علت‌های شناسایی‌شده باید آزمایش شود تا مشخص شود که آیا واقعا علت اصلی مشکل است یا خیر. این آزمایش‌ها می‌توانند به شکل داده‌های تجربی، تست‌های عملی یا بررسی اطلاعات گذشته انجام شوند.
• بررسی تأثیرات متقابل: در برخی موارد، چندین علت ممکن وجود دارد که با هم در ایجاد مشکل نقش دارند. روش KT تلاش می‌کند تا تأثیر متقابل این عوامل را بررسی کند.

6. انتخاب علت اصلی (Root Cause)

• شناسایی علت اصلی: پس از تحلیل علت‌ها و آزمایش فرضیه‌ها، علت اصلی مشکل شناسایی می‌شود. این علت باید با تمام شواهد و اطلاعات جمع‌آوری‌شده مطابقت داشته باشد.
• ارزیابی علت انتخاب‌شده: علت انتخاب‌شده باید به طور کامل توضیح دهد که چرا مشکل رخ داده است و باید بتوان آن را با شواهد موجود تأیید کرد.

7. برنامه‌ریزی اقدامات اصلاحی

• پس از شناسایی علت اصلی، اقدامات اصلاحی برای رفع این علت در نظر گرفته می‌شود. این اقدامات می‌توانند شامل تغییرات در فرآیندها، تجهیزات یا آموزش کارکنان باشند.
• همچنین ممکن است لازم باشد برای جلوگیری از بروز مجدد مشکل، راهکارهای پیشگیرانه نیز در نظر گرفته شود.