در درخواستهای ساده، چند کار میتوانند مستقل از هم انجام شوند. اما در فرایندهای واقعی سازمانی همیشه اینطور نیست. گاهی یک کار فقط زمانی باید شروع شود که کار دیگری تمام شده باشد.
برای نمونه، تا زمانی که حساب کاربری ساخته نشده، نمیتوان دسترسی نرمافزار مالی را به همان کاربر داد. یا در یک تغییر فنی، تا زمانی که نسخه پشتیبان تأیید نشده، شروع ارتقا منطقی نیست.
اینجاست که وابستگی کارها (Task Dependency) در ServiceDesk Plus اهمیت پیدا میکند.
اگر ابتدا میخواهید تفاوت کار (Task) و گزارش کار (Worklog) را بدانید، راهنمای تفاوت کار و گزارش کار در ServiceDesk Plus را بخوانید. این مطلب فقط روی ترتیب اجرای کارها و پیشنیازها تمرکز دارد.
وابستگی کارها چیست؟
وابستگی کارها یعنی مشخص کنیم انجام یک کار به تکمیل کار دیگری بستگی دارد. با این روش، فرایند به ترتیب درست پیش میرود و احتمال شروع زودهنگام فعالیتها کمتر میشود.
در ServiceDesk Plus میتوان بین کارها رابطه پیشنیاز تعریف کرد تا کار وابسته پیش از تکمیل کار قبلی بسته یا اجرا نشود.
یک مثال ساده: ورود نیروی جدید به سازمان
فرض کنید برای ورود یک نیروی جدید این کارها تعریف شدهاند:
- ایجاد حساب کاربری سازمانی
- ایجاد صندوق پست الکترونیکی
- افزودن کاربر به گروههای امنیتی
- ایجاد دسترسی نرمافزار مالی
- آزمایش نهایی دسترسیها
اگر کار «افزودن کاربر به گروه امنیتی» پیش از ساختهشدن حساب کاربری انجام شود، طبیعتاً نتیجهای ندارد.
پس ساخت حساب کاربری، پیشنیاز چند کار بعدی است و باید این رابطه در سامانه مشخص شود.
وابستگی کارها چه مشکلی را حل میکند؟
- جلوگیری از اجرای فعالیتها خارج از ترتیب منطقی
- کاهش دوبارهکاری
- کاهش خطای انسانی
- روشن شدن مسیر اجرای درخواست
- هماهنگی بهتر بین گروههای مختلف
- مشخص شدن گلوگاههای فرایند
یک مثال واقعی در تغییرات زیرساخت
فرض کنید قرار است پایگاه داده یک سامانه سازمانی ارتقا داده شود. برای این تغییر کارهای زیر تعریف میشوند:
- گرفتن نسخه پشتیبان
- تأیید سلامت نسخه پشتیبان
- توقف سرویس نرمافزار
- اجرای ارتقا
- آزمایش سلامت سامانه
- راهاندازی کامل سرویس
در این سناریو، اجرای ارتقا پیش از تأیید نسخه پشتیبان ریسک غیرضروری ایجاد میکند. بنابراین کار «اجرای ارتقا» باید به تکمیل کارهای پیشنیاز وابسته باشد.
همین منطق را میتوان در بسیاری از فرایندهای سازمانی دیگر نیز به کار برد؛ از ورود و خروج کارکنان گرفته تا نصب تجهیزات، تغییرات شبکه و ارائه خدمات چندمرحلهای.
وابستگی کارها با گزارش کار چه تفاوتی دارد؟
این دو موضوع نقش متفاوتی دارند.
وابستگی کارها مشخص میکند کدام کار باید قبل از کار دیگر انجام شود.
گزارش کار (Worklog) ثبت میکند چه کاری واقعاً انجام شده و چه مقدار زمان صرف شده است.
برای مثال ممکن است «ایجاد دسترسی دورکاری» فقط بعد از «ساخت حساب کاربری» قابل انجام باشد. وابستگی کارها ترتیب این دو را کنترل میکند. بعد از انجام دسترسی دورکاری، گزارش کار میتواند نشان دهد کارشناس برای آن ۲۰ دقیقه زمان صرف کرده است.
چه زمانی وابستگی کارها واقعاً لازم است؟
هر ترتیبی نیاز به تعریف وابستگی ندارد. زمانی از این قابلیت استفاده کنید که شروع یک فعالیت واقعاً به پایان فعالیت دیگری وابسته باشد.
نمونههای مناسب عبارتاند از:
- ورود نیروی جدید
- خروج کارمند از سازمان
- تغییرات زیرساختی
- ارتقای نرمافزار یا پایگاه داده
- تحویل تجهیزات
- فرایندهای چندتیمی
- درخواستهایی که اجرای اشتباه ترتیب میتواند ریسک ایجاد کند
چه زمانی نباید وابستگی بیش از حد ساخت؟
اگر برای هر کار کوچک یک رابطه اجباری ایجاد شود، فرایند بیش از حد پیچیده و کند میشود.
هدف از وابستگی، کنترل یک پیشنیاز واقعی است؛ نه ساختن زنجیرهای طولانی از کارهایی که عملاً میتوانند مستقل یا همزمان انجام شوند.
یک قاعده ساده مفید است:
اگر شروع کار دوم بدون پایان کار اول از نظر فنی، امنیتی یا فرایندی اشتباه است، وابستگی منطقی است.
چند نکته برای طراحی بهتر کارها
- هر کار باید نتیجه مشخصی داشته باشد.
- کار را آنقدر خرد نکنید که مدیریت آن از خود فعالیت سختتر شود.
- وابستگی را فقط برای پیشنیاز واقعی تعریف کنید.
- برای فعالیتهای مهم گزارش کار ثبت کنید.
- کارهای پرتکرار را در الگوهای استاندارد قرار دهید.
- گلوگاهها را از روی زمان انجام کارها و گزارشهای کار بررسی کنید.
ارتباط با مدیریت میز خدمت
وابستگی کارها زمانی بیشترین ارزش را دارد که در کنار الگوی درخواست، گروههای پشتیبانی، سطح خدمت، گزارش کار و خودکارسازی طراحی شود.
برای آشنایی با ارتباط کار و گزارش کار، مقاله تفاوت کار (Task) و گزارش کار (Worklog) در ServiceDesk Plus را بخوانید.
اگر ثبت زمان واقعی کارشناسان نیز برایتان مهم است، مقاله زمانسنج گزارش کار (Work Log Timer) در ServiceDesk Plus مکمل همین موضوع است.
برای آشنایی با راهکار اصلی و سناریوهای سازمانی نیز میتوانید صفحه ServiceDesk Plus مدانت را ببینید.
سخن پایانی
وابستگی کارها قابلیت پیچیدهای نیست، اما در فرایندهای چندمرحلهای جلوی بسیاری از خطاهای ساده را میگیرد. وقتی ترتیب واقعی فعالیتها در سامانه ثبت شود، هماهنگی بین تیمها کمتر به تماس، پیام و حافظه افراد وابسته میشود.
در کنار کار (Task)، گزارش کار (Worklog) و الگوهای استاندارد، این قابلیت کمک میکند یک درخواست پیچیده به مسیر اجرایی روشن و قابلکنترل تبدیل شود.
