یکی از ارگان‌های دولتی که بیش از ۲۰۰ کارمند فناوری اطلاعات و ۵۰۰۰ قلم دارایی در حوزه خدمات دارد با چالش‌های بزرگی دست و پنجه نرم می‌کند. بخش IT این شرکت با انبوهی از تجهیزات و نرم‌افزارهای مختلف مواجه است که بسیاری از آنها به دلیل قدیمی بودن و عدم پشتیبانی، مشکلات متعددی را هم برای خودشان هم برای کاربران ایجاد کرده اعم از: کاهش سرعت سیستم‌ها، قطع مکرر سرویس‌ها، افزایش سطح ریسک‌های امنیتی و هزینه‌های تعمیر بالا. کندی در ارایه خدمات و افزایش انبوه نارضایتی کاربران.
هزینه واقعی فناوری‌های منسوخ و قدیمی این سازمان چقدر است؟
برای محاسبه‌ی هزینه‌ی واقعی فناوری‌های قدیمی در سازمانی با مشخصات ذکرشده (بیش از ۲۰۰ کارمند و ۵۰۰۰ دارایی IT)، می‌توان هزینه‌ها را به چند دسته‌ی اصلی تقسیم کرد. جدول زیر یک برآورد تقریبی و قابل تنظیم از این هزینه‌هاست:
| نوع هزینه | شرح کوتاه | برآورد سالانه (تومان) |
|---|---|---|
| کاهش بهره‌وری کارکنان | اتلاف زمان روزانه به‌علت کندی سیستم‌ها (۲۰۰ نفر × ۳۰ دقیقه × ۲۵۰ روز) × میانگین حقوق ساعتی | ۷۵۰،۰۰۰،۰۰۰ |
| افزایش هزینه‌های نگهداری | قطعات یدکی، نیروی پشتیبانی بیشتر، مراجعه مکرر | ۵۰۰،۰۰۰،۰۰۰ |
| قطعی و اختلال در سرویس‌ها | کاهش درآمد/خروجی یا افزایش نارضایتی در اثر قطعی سیستم‌ها | ۳۵۰،۰۰۰،۰۰۰ |
| ریسک‌های امنیتی | احتمال نفوذ یا از دست رفتن اطلاعات + هزینه بازیابی یا جریمه‌ها | ۶۰۰،۰۰۰،۰۰۰ |
| عدم سازگاری با نرم‌افزارهای جدید | هزینه دوباره‌کاری یا توسعه خاص برای سازگاری | ۲۵۰،۰۰۰،۰۰۰ |
| فرصت‌های از دست‌رفته | ناتوانی در اجرای پروژه‌های تحول دیجیتال یا اتوماسیون | ۴۰۰،۰۰۰،۰۰۰ |
جمع کل تخمینی سالانه: حدود ۲ میلیارد و ۸۵۰ میلیون تومان
این ارقام قابل تنظیم بر اساس حقوق متوسط کارکنان، نرخ دستمزد پشتیبانی، و شدت خرابی سیستم‌ها هستند. برای دقت بیشتر، می‌توان از نرم‌افزارهای تحلیل هزینه کل مالکیت (TCO) استفاده کرد.
با چنین رقم بالایی این سازمان چگونه می‌تواند آن را به حداقل برساند؟ برای پاسخ به این سناریو ابتدا باید چالش‌ها را از نزدیک ببینیم.
پرسش‌ها و چالش‌های این سازمان:
- چگونه باید اولویت‌بندی کنیم؟
- آیا باید ابتدا تجهیزات با بیشترین هزینه نگهداری را جایگزین کنیم یا مواردی که بیشترین ریسک امنیتی دارند؟
- چگونه می‌توانیم ترکیبی از این دو عامل را در تصمیم‌گیری لحاظ کنیم؟
- چگونه داده‌های دارایی‌ها را به روز و دقیق نگه داریم؟
- آیا راهکار مدیریت دارایی به اندازه کافی خودکار است که اشتباهات انسانی در ثبت دارایی‌ها را به حداقل برساند؟
- اگر برخی دستگاه‌ها در مناطق مختلف دفتر کار به سختی قابل دسترسی هستند، چه روشی برای به‌روزرسانی اطلاعات وجود دارد؟
- چگونه می‌توانیم هزینه‌های پنهان فناوری‌های منسوخ را در گزارش‌های مالی نشان دهیم؟
- چه شاخص‌هایی را باید دنبال کنیم تا مدیران مالی و اجرایی را قانع کنیم که سرمایه‌گذاری روی جایگزینی فناوری‌ها ضروری است؟
- چه استانداردهایی برای گارانتی و عمر مفید تجهیزات باید تعیین کنیم؟
- آیا باید همه تجهیزات را بعد از یک بازه زمانی مشخص تعویض کنیم یا باید شرایط استفاده و سلامت دستگاه‌ها را مد نظر قرار دهیم؟
- چگونه مدیریت مجوزهای نرم‌افزاری به بهینه‌سازی هزینه‌ها کمک می‌کند؟
- آیا می‌توانیم با شناسایی مجوزهای غیرضروری، بودجه قابل توجهی آزاد کنیم؟
- چگونه اطمینان حاصل کنیم که استفاده از نرم‌افزارها مطابق با قوانین و مقررات باشد؟
- چگونه با تیم IT و دیگر بخش‌ها همکاری کنیم تا فرآیند جایگزینی فناوری‌ها به روان‌ترین شکل انجام شود؟
- چه استراتژی‌هایی برای اطلاع‌رسانی، آموزش و مدیریت تغییر در سازمان لازم است؟
منحنی پیشرفت فناوری هر روز تندتر می‌شود. این روند بی‌تردید فرصت‌هایی به همراه دارد، اما چالش‌هایی نیز ایجاد می‌کند. یکی از پرسش‌های کلیدی برای سازمان‌هایی که نوآوری مستمر را در اولویت قرار داده‌اند این است: با فناوری‌های از رده خارج چه باید کرد؟ به‌عبارت‌دیگر، چگونه می‌توان از پیش تشخیص داد که دارایی‌های ما — و در نتیجه، کسب‌وکارمان — در معرض خطر قرار دارند؟ چه راهبردهایی می‌توان برای پیشگیری از مشکلات پیاده کرد؟ و چه ابزارهایی باید به کار گرفت تا یک قدم جلوتر بود؟
این نگرانی‌ها نه‌تنها قابل‌درک، بلکه کاملاً رایج‌اند. طبق «گزارش آمادگی شرکت Kyndryl»، ۶۴٪ از ۳۲۰۰ مدیر و تصمیم‌گیرنده مورد بررسی، نسبت به سیستم‌های قدیمی خود ابراز نگرانی کرده‌اند. در حالی که تقریباً همه شرکت‌کنندگان اعلام کرده‌اند نوسازی فناوری در سازمانشان اولویت دارد، ۴۴٪ از زیرساخت‌های حیاتی در آستانه پایان عمر خود هستند. این چیزها نگران‌کننده است، نه؟
نیازی نیست مدانت به شما بگوید که: این وضعیت خطرات بی‌شماری به‌دنبال دارد. اما همه چیز هم تیره و تار نیست. در این مقاله، نه‌تنها به بررسی مهم‌ترین ریسک‌های ناشی از استفاده از فناوری‌های قدیمی می‌پردازیم، بلکه راهکارهای مدیریت این وضعیت را از طریق یک استراتژی چرخه عمر فناوری اطلاعات نیز مرور خواهیم کرد. آماده‌اید؟ برویم سراغ اصل مطلب!
فناوری از رده خارج چیست؟
فناوری از رده خارج به سیستم‌ها، نرم‌افزارها یا سخت‌افزارهایی اطلاق می‌شود که دیگر مطابق با استانداردهای روز یا قابل رقابت با جایگزین‌های مدرن نیستند. گرچه این ابزارها ممکن است هنوز کار کنند، اما معمولاً در عملکرد، امنیت و سازگاری دچار ضعف‌اند و سازمان‌ها را در پاسخ‌گویی به نیازهای سریع امروزی دچار مشکل می‌کنند.
واقعیت این است که بسیاری از این فناوری‌های قدیمی (از جمله سیستم‌های میراثی یا Legacy) همچنان قادر به انجام وظایف خود هستند، اما نه بدون دردسر: کندی در هماهنگی با سیستم‌های جدید، کاهش بهره‌وری، و افزایش هزینه‌های نگهداری از جمله معایب جدی آن‌هاست. درست مانند استفاده از یک گوشی تاشو در دنیای گوشی‌های هوشمند—کار می‌کند، اما به سختی.
نکته مهم: فناوری از رده خارج با فناوری منسوخ فرق دارد. فناوری از رده خارج هنوز کار می‌کند، اما فناوری منسوخ دیگر پشتیبانی نمی‌شود یا اصلاً قابل‌استفاده نیست. اگر اجازه دهید فناوری از رده خارج بیش از حد باقی بماند، به‌زودی به‌کلی منسوخ می‌شود—و همراه با آن، مجموعه‌ای از ریسک‌ها نیز فرا می‌رسد.
۵ ریسک بزرگ فناوری‌های از رده خارج
فناوری‌های از رده خارج فقط یک دردسر کوچک نیستند؛ آنها مثل بمب ساعتی‌اند. بر اساس گزارش Kyndryl، ۴۴٪ از زیرساخت‌های حیاتی IT در آستانه پایان عمر خود هستند. از تهدیدات سایبری گرفته تا ناکارآمدی عملیاتی، اتکا به این سیستم‌ها می‌تواند آینده سازمان شما را در معرض خطر قرار دهد.
در ادامه، مهم‌ترین ریسک‌ها را مرور می‌کنیم و دلیل نیاز فوری به نوسازی زیرساخت فناوری اطلاعات را شرح می‌دهیم:
۱. افزایش آسیب‌پذیری در برابر تهدیدات سایبری
سیستم‌های قدیمی بهشت هکرها هستند. بدون به‌روزرسانی و پچ‌های امنیتی، این سیستم‌ها تبدیل به حیاط‌خلوت مجرمان سایبری می‌شوند. برای مثال، حمله باج‌افزاری WannaCry در سال ۲۰۱۷ از طریق آسیب‌پذیری‌های ویندوزهای قدیمی رخ داد و موجب تعطیلی گسترده، از جمله در سازمان NHS بریتانیا شد—با خسارات مالی و انسانی بالا.
۲. کاهش بهره‌وری و کارایی
نگه‌داشتن سیستم‌های قدیمی شاید در ظاهر صرفه‌جویی باشد، اما در درازمدت هزینه‌بر است. این سیستم‌ها تعمیرات گران‌قیمت، مصرف انرژی بالا و خرابی‌های مکرر دارند. نمونه بارز آن، اختلال بزرگ خطوط هوایی دلتا در سال ۲۰۱۶ بود که به‌خاطر خرابی سیستم‌های قدیمی، ۲۳۰۰ پرواز لغو شد و بیش از ۱۵۰ میلیون دلار ضرر به شرکت وارد کرد.
۳. افزایش هزینه‌های نگهداری و عملیات
ابزارهای قدیمی به تعمیرات تخصصی، قطعات نایاب و مصرف بالای انرژی نیاز دارند. همچنین خرابی‌های پیش‌بینی‌نشده باعث تعطیلی‌های پرهزینه می‌شوند که روی عملکرد و سودآوری تأثیر منفی می‌گذارند.
۴. دشواری در انطباق با قوانین و مقررات
با تحول مداوم مقررات امنیتی و حفظ حریم خصوصی، سیستم‌های قدیمی اغلب قادر به پاسخ‌گویی به الزامات جدید نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به جریمه، پیامدهای حقوقی، و آسیب به اعتبار سازمان شود.
۵. محدودیت در مقیاس‌پذیری و نوآوری
فناوری‌های کهنه نمی‌توانند هم‌پای نیازهای رشد سازمان حرکت کنند. آنها مانعی جدی برای نوآوری و توسعه محصولات و خدمات جدید هستند و فرصت‌های رقابتی را از بین می‌برند.
ادامه مقاله قبلی با تمرکز بر محدودیت نوآوری و مدیریت فناوری‌های از رده خارج به صورت یکپارچه و منسجم در ادامه آورده شده است:
۵. محدودیت در مقیاس‌پذیری و نوآوری
فناوری‌های قدیمی اغلب توان همراهی با رشد سازمان یا انطباق با فرصت‌های نوظهور را ندارند. سیستم‌های میراثی معمولاً از انعطاف‌پذیری لازم برای یکپارچگی با ابزارهای مدرن یا پشتیبانی از فناوری‌های نو مانند هوش مصنوعی و راهکارهای ابری بی‌بهره‌اند. در نتیجه، سازمان‌ها در نوآوری و رقابت‌پذیری دچار عقب‌ماندگی می‌شوند.
در ذیل، جدول نمونه از هزینه‌های پنهان و آشکار فناوری‌های منسوخ و راه‌های مقابله با آن ارائه شده. این جدول می‌تواند برای مدیران IT و تصمیم‌گیران سازمانی بسیار کاربردی باشد:
| نوع هزینه | توضیح | مثال | راه پیشگیری / راهکار سرویس دسک پلاس |
|---|---|---|---|
| هزینه‌های نگهداری بالا | هزینه تعمیر، قطعات یدکی نایاب یا تخصص موردنیاز برای سیستم‌های قدیمی | تعمیرات مکرر سرورهای قدیمی | پایش چرخه عمر با سرویس دسک پلاس و برنامه‌ریزی برای جایگزینی به‌موقع |
| افت بهره‌وری کاربران | کندی سیستم، نرم‌افزار ناسازگار یا کرش‌های مکرر باعث کاهش کارایی می‌شود | کاربر زمان زیادی صرف بالا آمدن کامپیوتر می‌کند | نرم‌افزار متریکینگ (Software Metering) و هشدارهای عملکردی |
| ریسک امنیتی و سایبری | نبود بروزرسانی امنیتی، حفره‌های ناشناخته در نرم‌افزارهای قدیمی | استفاده از ویندوز XP بدون وصله امنیتی | مانیتورینگ وضعیت سلامت سیستم‌ها و هشدار برای نرم‌افزارهای EOL |
| هزینه‌های تطبیق‌پذیری (Compliance) | عدم انطباق با قوانین جدید یا استانداردهای صنعت | استفاده از نرم‌افزار بدون مجوز معتبر | مدیریت لایسنس‌ها و هشدار برای تمدید / جایگزینی |
| از دست دادن فرصت‌های نوآوری | عدم امکان یکپارچگی با ابزارهای مدرن یا راهکارهای ابری | ناتوانی در پیاده‌سازی اتوماسیون جدید | نقشه‌برداری دارایی‌ها و وابستگی‌ها از طریق CMDB برای آماده‌سازی تحول دیجیتال |
| افزایش هزینه‌های پنهان | صرف زمان و منابع انسانی برای حل مشکلات مکرر | بخش IT وقت خود را فقط صرف خاموش کردن آتش می‌کند | داشبوردها و گزارش‌های هوشمند برای تحلیل و پیش‌بینی |
| ارزش باقیمانده پایین تجهیزات | کاهش شدید ارزش مالی تجهیزات قبل از خروج از چرخه استفاده | ارزش یک لپ‌تاپ پس از ۵ سال تقریباً صفر است | ثبت خودکار استهلاک دارایی‌ها و هشدار برای جایگزینی پیش از افت شدید ارزش |
۷ گام برای مدیریت فناوری‌های از رده خارج
اگرچه به‌روزرسانی زیرساخت‌های قدیمی ممکن است ترسناک به‌نظر برسد، اما با یک فرآیند مرحله‌ای و ابزارهای مناسب، می‌توان این چالش را به فرصتی برای نوسازی تبدیل کرد. به‌ویژه با استفاده از ابزارهایی مانند سرویس دسک پلاس یا اندپوینت سنترال می‌توان بسیاری از مراحل را خودکار و هوشمند کرد.
۱. ممیزی زیرساخت IT
نخست باید بدانید دقیقاً چه چیزی در اختیار دارید. فهرستی جامع از تمامی سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای موجود تهیه کنید. این ممیزی باید مشخص کند کدام مؤلفه‌ها از رده خارج یا در آستانه پایان عمر خود هستند. شناخت دقیق دارایی‌های IT، پایه‌گذار همه اقدامات بعدی خواهد بود.
۲. شناسایی وابستگی‌ها و ریسک‌های بحرانی
سیستم‌های قدیمی معمولاً به تنهایی عمل نمی‌کنند و خرابی آنها می‌تواند اثر دومینویی داشته باشد. با ترسیم وابستگی‌های بین نرم‌افزارها، سخت‌افزارها و سیستم‌ها، نقاط بحرانی را شناسایی کنید. ابزارهایی با قابلیت CMDB (پایگاه داده مدیریت پیکربندی) می‌توانند روابط پیچیده در معماری IT شما را به‌وضوح نمایش دهند.
مثلاً اگر سیستم پرداخت سازمانتان به یک سیستم‌عامل پشتیبانی‌نشده متکی باشد، این مورد باید در اولویت تغییر قرار گیرد.
۳. تدوین نقشه راه نوسازی
به‌روزرسانی همه سیستم‌ها به‌صورت یک‌جا واقع‌گرایانه نیست. بنابراین باید یک نقشه راه مرحله‌ای بر اساس اولویت‌ها (ریسک، هزینه، و تأثیر تجاری) تهیه کنید. این نقشه باید با چرخه بودجه‌ریزی سازمان و اهداف راهبردی هماهنگ باشد.
مدل‌هایی مانند مهاجرت تدریجی به فضای ابری یا استفاده از معماری‌های ترکیبی (Hybrid IT) برای کاهش تنش و هزینه مفیدند.
۴. سرمایه‌گذاری بر راهکارهای مقیاس‌پذیر و آینده‌نگر
وقتی نوبت به ارتقاء می‌رسد، فقط به نیاز امروز فکر نکنید. راهکارهایی انتخاب کنید که امنیت، انعطاف‌پذیری و قابلیت رشد داشته باشند. سیستم‌های SaaS و ابری، با به‌روزرسانی خودکار و تطابق با فناوری‌های نو، انتخاب‌های هوشمندانه‌ای هستند. vendorهایی را انتخاب کنید که سابقه نوآوری و پشتیبانی طولانی‌مدت دارند.
۵. درگیر کردن و آموزش تیم‌ها
هیچ فناوری‌ای بدون پذیرش کاربر موفق نمی‌شود. دلایل نوسازی را به‌وضوح برای کارکنان تشریح کرده و مزایای آن را برجسته کنید: بهبود روندها، کاهش دردسرها و افزایش بهره‌وری. آموزش‌های متناسب با هر تیم طراحی کرده و از افراد تأثیرگذار سازمان به‌عنوان «سفیر تغییر» استفاده کنید.
یک حلقه بازخوردی ایجاد کنید تا چالش‌ها زودتر شناسایی و برطرف شوند.
۶. پایش مداوم و بازبینی دوره‌ای
نوسازی پایان مسیر نیست. باید فرآیند نگهداری، پایش و ارزیابی عملکرد به‌صورت مستمر انجام شود. ابزارهایی که چرخه عمر دارایی‌های IT را پیگیری می‌کنند، می‌توانند به شناسایی تجهیزات در حال فرسایش کمک کنند.
زمان‌بندی به‌روزرسانی‌ها، بررسی‌های امنیتی و ارزیابی شاخص‌هایی مانند downtime و رخدادهای امنیتی باعث می‌شود هم‌راستا با اهداف سازمان حرکت کنید.
۷. برنامه‌ریزی برای چرخه نوسازی بعدی
در نهایت به یاد داشته باشید که نوسازی، یک مسیر مداوم است. به محض پایان یک چرخه، بلافاصله برای چرخه بعدی برنامه‌ریزی کنید. از تجربه‌های به‌دست‌آمده در ارتقاءهای قبلی برای بهبود روش‌های خود استفاده کرده و یک استراتژی بلندمدت برای مدیریت چرخه عمر IT تدوین کنید. همچنین، روندهای نوظهور را زیر نظر داشته و بخشی از بودجه خود را به نوسازی‌های آینده اختصاص دهید.
علاوه بر این، در زمان کنار گذاشتن تجهیزات قدیمی، از روش‌های پایدار بهره بگیرید؛ برای نمونه با فروشندگانی همکاری کنید که برنامه‌های بازیافت ارائه می‌دهند یا سخت‌افزارهای مستعمل را برای استفاده‌ی مجدد اهدا کنید تا میزان پسماند الکترونیکی کاهش یابد و اهداف مسئولیت‌پذیری اجتماعی شرکت نیز حمایت شوند.
چگونه مدیریت دارایی به شناسایی و مدیریت فناوری‌های منسوخ کمک می‌کند؟
فناوری منسوخ می‌تواند همچون تهدیدی پنهان عمل کند—که تا زمانی که مشکل‌ساز نشود، به‌سادگی دیده نمی‌شود. در اینجا، مدیریت دارایی وارد عمل می‌شود. این راهکار قدرتمند مدیریت دارایی‌های IT (ITAM) ابزارها و شفافیتی را فراهم می‌کند که برای شناسایی، رهگیری و رسیدگی به سخت‌افزار، نرم‌افزار و سیستم‌های قدیمی پیش از تبدیل شدن به یک ریسک، به آن نیاز دارید.
فرقی نمی‌کند که با سرورهای قدیمی، نرم‌افزارهای پشتیبانی‌نشده یا سیستم‌های میراثی سر و کار داشته باشید، مدیریت دارایی به شما قدرت کنترل کامل بر محیط IT را می‌دهد. با ترکیب کشف خودکار دارایی‌ها، گزارش‌دهی قدرتمند و رهگیری چرخه عمر، این پلتفرم مدیریت فناوری‌های منسوخ را از کاری پیچیده به فرآیندی روان و پیش‌دستانه تبدیل می‌کند.
ایجاد یک فهرست یکپارچه از دارایی‌های IT
پیش از پرداختن به ویژگی‌های خاصی که در مدیریت فناوری‌های منسوخ مؤثرند، باید گفت که ایجاد یک فهرست جامع و یکپارچه از دارایی‌ها، از اصول پایه در مدیریت IT است. چنین فهرستی دید کاملی از دارایی‌ها به شما می‌دهد تا بتوانید ریسک‌ها را شناسایی، ارتقاءها را اولویت‌بندی و تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنید.
مدیریت دارایی در سرویس دسک پلاس با ادغامش با اندپوینت سنترال این فرآیند را با روش‌های متنوعی ساده می‌کند:
از نصب عامل (Agent) برای دریافت داده‌های لحظه‌ای، کشف شبکه برای شناسایی دستگاه‌های متصل، همگام‌سازی دارایی‌های ابری، تا بارگذاری فایل‌های اکسل موجود یا افزودن دستی دارایی‌های خاص—همه برای این است که هیچ دارایی حیاتی از قلم نیفتد.
فراتر از مدیریت موجودی، پایگاه داده‌ی مدیریت پیکربندی (CMDB) در سرویس دسک پلاس با ترسیم روابط میان دارایی‌ها، نرم‌افزارها و سیستم‌ها، امکان ردیابی وابستگی‌ها، تحلیل تأثیر و پایش استراتژیک چرخه عمر را فراهم می‌کند تا از بروز مشکلات ناگهانی جلوگیری شود. این امکانات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فناوری‌های منسوخ را زودتر شناسایی کرده، ارتقاءها را اولویت‌بندی و کنترل کاملی بر محیط IT خود داشته باشند.
خودکارسازی مدیریت چرخه عمر دارایی‌ها
پس از یکپارچه‌سازی و به‌روزرسانی موجودی دارایی‌ها، گام بعدی، رهگیری و مدیریت اثربخش آنها در طول چرخه عمر است. مدیریت دارایی قابلیت‌هایی قدرتمند برای ساده‌سازی این روند در اختیار دارد تا بهره‌وری افزایش، هزینه‌ها کاهش و مدیریت فناوری منسوخ به شکلی فعالانه انجام شود. در ادامه دو ویژگی مهم آن معرفی می‌شود:
#۱: کد QR برای مدیریت و رهگیری دارایی‌ها
با استفاده از کدهای QR، مدیریت دارایی‌ها آسان‌تر و سریع‌تر می‌شود. مدیریت دارایی به شما امکان می‌دهد به هر دارایی یک کد QR منحصربه‌فرد اختصاص دهید تا تیم IT با یک اسکن ساده به اطلاعات مهمی همچون موقعیت، وضعیت، و تاریخ پایان گارانتی دسترسی داشته باشد.
برای مثال، می‌توانید با اسکن سریع کد QR یک لپ‌تاپ بررسی کنید که آیا زمان تعویض آن فرا رسیده یا خیر—بدون نیاز به بررسی دستی و زمان‌بر.
#۲: قوانین سلامت برای پایش وضعیت دارایی‌ها
برای جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی، حفظ سلامت دارایی‌ها ضروری است. ویژگی "قوانین سلامت" در مدیریت دارایی به شما این امکان را می‌دهد که شاخص‌هایی مثل فضای باقیمانده دیسک، مصرف پردازنده یا وضعیت به‌روزرسانی نرم‌افزارها را تعریف کنید.
این قوانین دارایی‌ها را به دسته‌های «سالم»، «هشدار» و «بحرانی» طبقه‌بندی کرده و یک نمای کلی و لحظه‌ای از سلامت آنها ارائه می‌دهد. به‌عنوان مثال، می‌توانید قانونی تعریف کنید که دستگاه‌هایی را که به‌روزرسانی امنیتی مهمی دریافت نکرده‌اند، علامت‌گذاری کند تا تیم IT پیش از ایجاد آسیب‌پذیری، وارد عمل شود.
۳. برچسب‌های هوشمند برای مدیریت گارانتی
مدیریت گارانتی‌ها در یک محیط گسترده‌ی IT می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. ابزار سرویس دسک پلاس این کار را با استفاده از «برچسب‌های هوشمند» ساده می‌کند. این برچسب‌ها به شما اجازه می‌دهند تا دارایی‌ها را براساس وضعیت گارانتی‌شان دسته‌بندی و پیگیری کنید؛ مثلاً برچسب‌هایی مانند «گارانتی در حال انقضا» یا «خارج از گارانتی» برای اولویت‌بندی در تعویض یا تمدید.
به عنوان مثال، اگر گارانتی یک سرور در حال انقضا باشد، برچسب هوشمند آن را علامت‌گذاری می‌کند تا بررسی شود. این کار از هزینه‌های ناگهانی تعمیر جلوگیری کرده و اختلال در عملیات حیاتی را به حداقل می‌رساند.
۴. استهلاک خودکار دارایی‌ها
مدیریت چرخه مالی دارایی‌های IT بخش مهمی از مقابله با فناوری منسوخ است. ویژگی «استهلاک خودکار» در مدیریت دارایی به شما کمک می‌کند تا کاهش ارزش دارایی‌ها را در طول زمان ردیابی کرده و برای تعویض یا بهینه‌سازی بودجه برنامه‌ریزی کنید.
شما می‌توانید قوانین استهلاک سفارشی بر اساس نوع دارایی یا سازنده تعریف کنید. چه از روش خط مستقیم استفاده کنید، چه از روش‌های پیشرفته‌تر، سیستم به‌صورت لحظه‌ای ارزش دارایی را محاسبه کرده و سوابق را به‌روز می‌کند.
با این قابلیت، زمانی که ارزش یک دارایی مانند سرور به زیر ۵۰٪ ارزش اولیه‌اش برسد، هشدار صادر می‌شود تا جایگزینی آن در اولویت قرار گیرد.
۵. مدیریت لایسنس: ساده‌سازی انطباق و جلوگیری از فناوری منسوخ
قابلیت‌های مدیریت لایسنس در سرویس دسک پلاس به شما کمک می‌کند تا از نرم‌افزارهای منسوخ جلوگیری کرده و سازمانتان را به‌روز و مقرون‌به‌صرفه نگه دارید. این ابزار با متمرکزسازی و خودکارسازی ردیابی مجوزها، مزایای زیر را ارائه می‌دهد:
- شناسایی نرم‌افزارهای منسوخ: تشخیص و جایگزینی سریع نرم‌افزارهایی که پشتیبانی نمی‌شوند.
- بهینه‌سازی استفاده از مجوزها: جلوگیری از هدررفت مجوزها با تخصیص دوباره آنها به کاربران نیازمند.
- مدیریت پیشگیرانه تمدیدها: هشدارهای خودکار پیش از انقضای لایسنس‌ها.
- یکپارچگی با CMDB: درک ارتباط مجوزها با سایر دارایی‌ها برای تصمیم‌گیری آگاهانه در خصوص بازنشستگی یا ارتقاء.
با این ابزار، تیم IT شما می‌تواند نرم‌افزارهای منسوخ را حذف کرده، بهره‌وری را افزایش دهد و هزینه‌ها را کاهش دهد.
۶. اندازه‌گیری استفاده از نرم‌افزار (Software Metering): حذف هدررفت و مقابله با نرم‌افزار منسوخ
با ابزار اندازه‌گیری نرم‌افزار در سرویس دسک پلاس، بینشی دقیق از نحوه استفاده از نرم‌افزارهای سازمان به‌دست می‌آورید. این قابلیت به شما کمک می‌کند:
- شناسایی نرم‌افزارهای بلااستفاده: حذف برنامه‌هایی که دیگر استفاده نمی‌شوند یا جایگزین شده‌اند.
- تخصیص مجدد لایسنس‌ها: استفاده مجدد از مجوزهایی که در حال حاضر به کار نمی‌روند.
- انطباق با قوانین: حفظ سوابق دقیق برای جلوگیری از جریمه‌های ناشی از استفاده غیرمجاز.
- نظارت لحظه‌ای: با نصب عامل (Agent) بر روی دستگاه‌ها، داده‌هایی مثل آخرین زمان استفاده، تعداد دفعات و مدت زمان استفاده ثبت می‌شود.
با این رویکرد، تیم IT می‌تواند نرم‌افزارهای حیاتی را حفظ کرده و موارد منسوخ را حذف کند.
در ادامه، جدول تکمیلی با تمرکز بر بازگشت سرمایه (ROI) از طریق راهکارهای نرم‌افزاری در مقابله با فناوری‌های منسوخ ارائه می‌شود. این جدول به زبان ساده، تأثیر هر ابزار بر بهینه‌سازی منابع و افزایش بهره‌وری را نمایش می‌دهد:
جدول ROI (بازگشت سرمایه) راهکارهای نرم‌افزاری در حذف فناوری منسوخ
| راهکار نرم‌افزاری | مسئله حل‌شده | هزینه بالقوه حذف‌شده (تخمینی) | ROI مورد انتظار |
|---|---|---|---|
| Asset Lifecycle Tracking | جایگزینی به‌موقع تجهیزات فرسوده | کاهش خرابی‌های اضطراری (تا 30٪) | افزایش بهره‌وری + کاهش هزینه تعمیر و توقف عملیات |
| License Management | اجتناب از جریمه‌های قانونی و هزینه‌های لایسنس | صرفه‌جویی در خریدهای تکراری (تا 25٪) | انطباق‌پذیری بالا + کاهش هزینه‌های قانونی |
| Software Metering | حذف نرم‌افزار بلااستفاده و آزادسازی مجوز | کاهش هزینه لایسنس (تا 20٪) | استفاده بهینه از نرم‌افزار + جلوگیری از هزینه اضافه |
| Health Rules | پیشگیری از خرابی سیستم قبل از وقوع | کاهش خرابی‌های ناشی از سهل‌انگاری | کاهش ریسک امنیتی + زمان Downtime |
| QR Code Tracking | ردیابی سریع تجهیزات و کاهش زمان جست‌وجو | صرفه‌جویی در زمان نیروی انسانی | افزایش بهره‌وری + دقت در اطلاعات دارایی |
| Smart Tags برای گارانتی | هشدار درباره انقضای گارانتی دستگاه‌ها | کاهش هزینه تعمیرات بدون گارانتی | برنامه‌ریزی بهتر برای تعویض تجهیزات |
| Depreciation Tracking | تشخیص پایان عمر اقتصادی دارایی‌ها | اجتناب از نگهداری بی‌صرفه | تصمیم‌گیری دقیق برای خرید و فروش مجدد تجهیزات |
سخن آخر:
فناوری منسوخ نباید مانعی برای نوآوری یا منبعی از ریسک در سازمان باشد. با اتخاذ یک استراتژی فعالانه در چرخه عمر IT و استفاده از ابزارهایی مانند اندپوینت سنترال و سرویس دسک پلاس، می‌توانید با این چالش‌ها به‌طور موثر مقابله کنید.
مدرن‌سازی یک فعالیت لحظه‌ای نیست، بلکه سفری دائمی است. با فرآیندها و ابزارهای مناسب، می‌توانید محیط فناوری خود را برای آینده آماده کنید، هزینه‌ها را کاهش داده و تمرکز خود را روی رشد کسب‌وکار بگذارید.
در تماس باشید
