ساختار بخش مدیریت تاسیسات
ساختار یک بخش مدیریت تاسیسات به اندازه، صنعت و پیچیدگی سازمان بستگی دارد. برخی از ساختارهای معمول عبارت‌اند از:
- ساختار عملکردی: معمولاً در سازمان‌های بزرگتر به کار می‌رود و تیم‌ها مسئول عملکردهای مختلف مانند برنامه‌ریزی فضا، تعمیر و نگهداری پیشگیرانه و پشتیبانی از میز کمک تاسیسات هستند.
- ساختار یکپارچه: بیشتر در سازمان‌های کوچکتر یا در سازمان‌های بزرگ با تاسیسات پراکنده جغرافیایی استفاده می‌شود، جایی که یک فرد مسئول بسیاری از نواحی مختلف تسهیلات است.
- ساختار ماتریسی: در سازمان‌های بزرگ با تاسیسات در مکان‌های مختلف، این ساختار استفاده می‌شود که ممکن است خطوط گزارش‌دهی واضح و متمایز نداشته باشد.
در سازمان‌های بزرگ جهانی، نقش‌های محلی مدیریت تاسیسات برای برآورده ساختن نیازهای خاص هر مکان با رعایت زبان، منطقه زمانی و قوانین محلی ضروری هستند.
بخش‌های تسهیلات و آنچه می‌توانند از بخش‌های فناوری اطلاعات بیاموزند:
تیم‌های مدیریت تاسیسات می‌توانند از قابلیت‌های آزمایش شده و اثبات‌شده بخش فناوری اطلاعات، به ویژه در زمینه‌هایی مانند پذیرش فناوری، بهبود کارایی عملیاتی، و استفاده از بهترین شیوه‌ها در مدیریت خدمات، بهره‌برداری کنند. این مدل تحت عنوان مدیریت خدمات سازمانی (ESM) شناخته می‌شود که با استفاده از ابزارهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) برای بهینه‌سازی عملیات در سایر بخش‌های کسب‌وکار، از جمله تیم‌های مدیریت تاسیسات ، کاربرد دارد.
چندین جنبه کلیدی وجود دارد که تیم‌های مدیریت تاسیسات می‌توانند از همتایان خود در بخش فناوری اطلاعات بیاموزند:
- تمرکز بر تجربه کاربر و کارمند: بخش‌های فناوری اطلاعات بهبود بهره‌وری و کاهش اصطکاک بین کارکنان را هدف قرار می‌دهند. تیم‌های مدیریت تاسیسات می‌توانند با طراحی فضاهای کاری کاربرپسند و بهبود کیفیت محیط، تجربه کارمندان را ارتقاء دهند.
- سیستم‌های میز کمک مناسب برای هدف: تیم‌های فناوری اطلاعات برای حل مسائل و درخواست‌های کارکنان از سیستم‌های میز کمک استفاده می‌کنند. همین سیستم‌ها می‌توانند در مدیریت تاسیسات برای پیگیری تعمیرات و سفارشات کاری به کار گرفته شوند.
- پذیرش اتوماسیون: اتوماسیون فرآیندهای روتین در فناوری اطلاعات مانند به‌روزرسانی نرم‌افزار و پشتیبان‌گیری، می‌تواند به بهبود کارایی تیم‌های تسهیلات کمک کند، برای مثال در زمینه کنترل روشنایی و سیستم‌های امنیتی.
- قابلیت‌های سلف سرویس: بخش فناوری اطلاعات از پورتال‌های سلف سرویس برای حل مشکلات کارکنان استفاده می‌کند. تیم‌های مدیریت تاسیسات نیز می‌توانند از پورتال‌های مشابه برای درخواست‌های تعمیر و نگهداری استفاده کنند.
- بهره‌برداری از هوش مصنوعی (AI): بخش فناوری اطلاعات برای بهبود عملیات خود از قابلیت‌های هوش مصنوعی استفاده می‌کند. همین ابزارها می‌توانند در مدیریت تاسیسات برای بهینه‌سازی عملکرد و نتایج استفاده شوند.
- استفاده از توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLA): فناوری اطلاعات معمولاً SLAهایی برای ارائه خدمات به موقع و مؤثر دارد. تیم‌های تسهیلات نیز می‌توانند SLAهایی برای تعیین انتظارات و سنجش عملکرد خود تعریف کنند.
- تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: فناوری اطلاعات برای نظارت و پیش‌بینی مشکلات از داده‌ها استفاده می‌کند. تیم‌های تسهیلات می‌توانند از تحلیل داده‌ها برای بهینه‌سازی مصرف انرژی، برنامه‌ریزی تعمیرات و استفاده از فضا بهره‌برداری کنند.
- بهبود مستمر: بخش‌های فناوری اطلاعات از معیارهای عملکرد برای ارزیابی کارایی خود استفاده می‌کنند و روش‌های بهبود مستمر ITIL را برای ارتقای عملکرد به کار می‌برند. تیم‌های تسهیلات نیز می‌توانند مشابه همین روش‌ها را برای بهینه‌سازی عملکرد خود به کار گیرند.
در مجموع، پذیرش این رویکردها می‌تواند به تیم‌های مدیریت تاسیسات کمک کند تا خدمات خود را بهبود بخشند و به عملکرد بهینه‌تری دست یابند.
مهارت‌های برتر یک مدیر تسهیلات
مدیران تسهیلات برای موفقیت در این حوزه باید مجموعه‌ای از مهارت‌های فنی و مدیریتی را در اختیار داشته باشند. بسیاری از مدیران تسهیلات کار خود را از نقش‌های کوچکتر مانند مهندسان مکانیک یا تکنسین‌های تعمیر و نگهداری آغاز می‌کنند و سپس به سمت‌های ارشدتر مانند مدیر تسهیلات پیش می‌روند. در این مسیر، گواهینامه‌های مختلفی مانند مدیر تسهیلات معتبر (CFM)، حرفه‌ای مدیریت تاسیسات (FMP) و پایداری تسهیلات حرفه‌ای (SFP) می‌توانند به پیشرفت کمک کنند.
مهارت‌های ضروری برای یک مدیر تسهیلات شامل موارد زیر است:
- مهارت‌های رهبری و مدیریت افراد: توانایی رهبری تیم‌ها و مدیریت منابع انسانی در موقعیت‌های مختلف.
- مهارت‌های ارتباطی: ارتباط مؤثر با کارکنان، مشتریان و ذینفعان دیگر.
- دانش کسب و کار: درک عمیق از اصول کسب و کار و نحوه مدیریت منابع.
- هوش مالی: توانایی مدیریت بودجه، تحلیل هزینه‌ها و بهره‌وری.
- قابلیت‌های ایجاد استراتژی: توانایی تدوین و اجرای استراتژی‌های بلندمدت برای بهینه‌سازی عملیات.
- قابلیت‌های مدیریت پروژه: توانایی برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها به‌طور مؤثر.
- قابلیت‌های برنامه‌ریزی استراتژیک تسهیلات: بهینه‌سازی فضاها و منابع برای استفاده بهینه از تاسیسات .
- مهارت‌های فنی مربوط به تعمیر و نگهداری عملیاتی و فناوری: دانش در مورد فرآیندها و فناوری‌های مورد استفاده در نگهداری و بهبود تسهیلات.
- دانش بهداشت و ایمنی: رعایت استانداردهای ایمنی و بهداشت در مدیریت تاسیسات .
- مدیریت ریسک: توانایی شناسایی و کاهش ریسک‌های مرتبط با تاسیسات و تجهیزات.
- قابلیت‌های مدیریت بحران: توانایی مقابله با بحران‌ها و شرایط اضطراری.
- دانش نظارتی و قانونگذاری: آشنایی با مقررات قانونی و استانداردهای نظارتی در حوزه تسهیلات.
- دانش پایداری: آگاهی از اصول پایداری و چگونگی کاهش اثرات زیست‌محیطی فعالیت‌ها.
بهترین تمرینات مدیریت تاسیسات
معمولاً شامل بهینه‌سازی منابع، استفاده از فناوری‌های نوین، و ایجاد محیط‌های کاری ایمن و کاربرپسند است که می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد و هزینه‌ها را کاهش دهد.
"ستون‌های" مختلف مدیریت تاسیسات
ستون‌های مختلف مدیریت تاسیسات می‌توانند به عنوان بهترین شیوه‌ها برای تیم‌های مدیریت تاسیسات در نظر گرفته شوند. این ارکان نشان می‌دهند که مدیریت تاسیسات فراتر از نقاط تماس تجاری است که در آن خدمات تسهیلات ارائه می‌شود. این ستون‌ها عبارتند از:
- برنامه‌ریزی استراتژیک: توسعه یک برنامه مدیریت تاسیسات استراتژیک که با اهداف سازمانی هماهنگ باشد، به ویژه در زمینه‌های نگهداری، مدیریت دارایی و ارتقاء عملیات.
- مدیریت انرژی: تمرکز بر پایداری و بهره‌وری انرژی، به منظور کاهش مصرف انرژی و هزینه‌ها در عین حفظ عملکرد بهینه.
- تعمیر و نگهداری پیشگیرانه: پیاده‌سازی برنامه‌های تعمیر و نگهداری پیشگیرانه برای جلوگیری از خرابی‌های ناخواسته و افزایش عمر مفید تجهیزات.
- مدیریت ایمنی: شامل توسعه و اجرای برنامه‌های ایمنی، رویه‌ها، ممیزی‌ها و تمرین‌های ایمنی، همچنین آماده‌سازی برای پاسخ به شرایط اضطراری.
- آمادگی اضطراری: تهیه و به‌روزرسانی برنامه‌های بازیابی اضطراری برای مقابله با مسائل مرتبط با برق، بلایای طبیعی و سایر رویدادهای غیرمنتظره که بر تأسیسات تأثیر می‌گذارند.
- مدیریت انطباق: اطمینان از انطباق تمامی تاسیسات با مقررات و قوانین مرتبط، به منظور جلوگیری از جریمه‌ها و تضمین رعایت استانداردها.
- مدیریت فروشنده: ایجاد روابط قوی با فروشندگان و پیمانکاران، همراه با تجزیه و تحلیل عملکرد آنها برای بهبود ثبات و کاهش هزینه‌ها.
