تعیین مالکیت دارایی در چارچوب ITIL و مدیریت دارایی
تعیین مالکیت دارایی در چارچوب ITIL و مدیریت دارایی‌ها (Asset Management) یک فرآیند کلیدی است که می‌تواند بر اساس چندین فاکتور صورت گیرد. در اینجا گام‌های مهمی که برای تعیین مالکیت دارایی‌ها باید انجام شوند، آورده شده است:
1. تعیین نوع دارایی و شناسایی آن:
- ابتدا باید نوع دارایی (فیزیکی یا غیرملموس) مشخص شود. دارایی‌ها می‌توانند شامل سخت‌افزار (مثل سرورها، کامپیوترها)، نرم‌افزارها، اطلاعات، و حتی قراردادهای لیسانس باشند.
- هر دارایی باید با استفاده از یک سیستم کدگذاری یا شناسنامه‌ی دارایی (Asset Register) شناسایی شود. این شناسنامه شامل اطلاعاتی مانند شماره سریال، محل استقرار، مشخصات فنی و تاریخ خرید یا بهره‌برداری است.
2. تعیین معیارهای مالکیت:
مالکیت دارایی بر اساس مسئولیت‌ها و وظایف تعیین می‌شود. به عنوان مثال:
- مسئولیت مالی: بخشی که هزینه خرید، نگهداری یا ارتقاء دارایی را پرداخت کرده است، معمولاً مالک محسوب می‌شود.
- مسئولیت بهره‌برداری و کنترل: بخشی که بر استفاده از دارایی نظارت دارد و آن را مدیریت می‌کند نیز ممکن است مالک در نظر گرفته شود.
- مسئولیت نگهداری و پشتیبانی: بخشی که مسئول نگهداری یا به‌روزرسانی دارایی است.
3. انتساب مالک به واحد یا شخص مشخص:
- مالکیت دارایی می‌تواند به یک فرد خاص (مثلاً مدیر یک بخش) یا به یک واحد سازمانی (مثلاً بخش فناوری اطلاعات) نسبت داده شود.
- در صورتی که دارایی در سطح سازمان مورد استفاده قرار گیرد (مثل سیستم‌های نرم‌افزاری یا سرورها)، مالکیت معمولاً به یک واحد یا تیم کلیدی مانند بخش IT یا مالی تعلق می‌گیرد.
4. ثبت مالکیت در سیستم مدیریت دارایی‌ها:
- پس از تعیین مالک، باید این اطلاعات در سیستم مدیریت دارایی (CMDB: Configuration Management Database) ثبت شود. این سیستم به‌طور مرکزی اطلاعات مربوط به دارایی‌ها و مالکیت آن‌ها را نگهداری می‌کند.
- هر تغییر در مالکیت (مثل تغییر بخش یا فروش دارایی) نیز باید به سرعت در این سیستم ثبت و به‌روزرسانی شود.
5. بازبینی و تأیید مالکیت:
- به‌صورت دوره‌ای، مالکیت دارایی‌ها باید بازبینی شود تا اطمینان حاصل شود که هنوز به درستی تعریف شده است و در صورت تغییرات سازمانی، مالکیت به‌روز شده است.
- همچنین در این مرحله تأیید می‌شود که فرد یا بخشی که به عنوان مالک تعیین شده است، مسئولیت‌های خود را انجام می‌دهد.
6. تعیین خط‌مشی‌ها و رویه‌ها:
- سازمان باید خط‌مشی‌ها و رویه‌های مشخصی برای تعیین و انتقال مالکیت داشته باشد. این خط‌مشی‌ها می‌توانند شامل معیارهای تعیین مالکیت، فرآیندهای انتقال در صورت تغییر نقش‌ها یا واحدها، و روش‌های مستندسازی باشند.
7. پیگیری با ذینفعان مرتبط:
- ممکن است مالکیت برخی دارایی‌ها به دیگر ذینفعان سازمان نیز مرتبط باشد (مثل واحدهای مالی، حقوقی یا عملیاتی). بنابراین لازم است در صورت لزوم با این ذینفعان مشورت شود تا مالکیت به درستی تعیین و ثبت شود.
این گام‌ها باعث می‌شود تا مالکیت دارایی‌ها به صورت دقیق و شفاف مشخص شود و سازمان بتواند به صورت بهینه از دارایی‌ها استفاده کند.
