چگونگی شناسایی و مدیریت دارایی‌های حیاتی و مهم
- "تا حالا شده که یک قطعه سخت‌افزاری از یک سیستم کش بره و ندونی کی و کجا بوده؟
- عدم دسترسی فیزیکی به دارایی‌های توی کارخانه با مناطق دوردست همیشه نگرانت کرده؟
- توی برخی سازمان کاربرانی هستند که دست به سرقت دارایی‌ها می‌زنند فکری برای این موضوع کردی؟
- تا حالا یه لپ‌تاپ، ناگهان مفقود شده؟
- تا حالا شده بخاطر نداشتن برچسب یا پلمپ، متعلقات داخلی یه کیس گم یا حتی دزدیده بشن؟"
مواردی از این دست را دیده یا شنیده‌اید؛ این معضل فقط در کشور ما نیست در سراسر جهان کم‌وبیش هست. شناسایی و مدیریت دارایی‌های حیاتی و مهم، بخش بسیار مهمی از فناوری اطلاعات است؛ برای مدیریت مؤثر دارایی‌های حیاتی و جلوگیری از سرقت یا گم‌شدن آن‌ها، استفاده از راهکارهای متنوع و هماهنگ بسیار اهمیت دارد. هر دارایی با توجه به اهمیت و نقش آن در کسب‌وکار نیازمند روش خاصی برای شناسایی و حفاظت است. در جدول زیر، مهم‌ترین راهکارهای شناسایی و مدیریت دارایی‌های حیاتی به همراه مزایا و محدودیت‌های هر کدام آورده شده است تا بتوانید با آگاهی بیشتر، بهترین روش‌ها را برای سازمان خود انتخاب کنید.:
| راهکار | توضیح کوتاه | مزایا | محدودیت‌ها |
|---|---|---|---|
| برچسب ضد سرقت (Anti-theft Tags) یا پلمپ سربی | چسباندن برچسب‌های فیزیکی با اطلاعات هشدار و شناسه منحصر به فرد | شناسایی سریع، بازدارندگی دزدی | هزینه نصب و نگهداری، فقط برای دارایی‌های حیاتی مناسب است |
| کد QR و بارکد | نصب کدهای قابل اسکن برای ردیابی آسان و دسترسی سریع به اطلاعات | ساده و سریع، کاهش خطاهای دستی | نیاز به دستگاه اسکنر، مناسب برای دارایی‌های قابل حمل |
| ردیابی بر اساس ایجنت(Agent-based Tracking) | نصب نرم‌افزار روی دستگاه برای گزارش وضعیت و موقعیت لحظه‌ای | مانیتورینگ دقیق و آنلاین، هشداردهی خودکار | نیاز به نصب نرم‌افزار، پیچیدگی فنی بیشتر |
| ارزیابی اهمیت دارایی (Criticality Assessment) | ارزیابی دارایی‌ها بر اساس محرمانگی، یکپارچگی و دسترسی مورد نیاز | تمرکز روی دارایی‌های مهم، بهینه‌سازی منابع | نیاز به تحلیل دقیق و مستمر |
| سیستم‌های مدیریت دارایی (Asset Management Software) | نرم‌افزار جامع برای ثبت، پیگیری و گزارش‌گیری دارایی‌ها | دید کامل، امکان گزارش‌گیری و تحلیل داده | هزینه خرید و آموزش، نیاز به به‌روزرسانی مداوم |
اگر به دنبال راهکارهایی برای جلوگیری از سرقت دارایی‌های شرکت خود هستید، افزودن برچسب‌های ضد سرقت به تجهیزات‌تان در نگاه اول ایده‌ای منطقی به نظر می‌رسد. در واقع، مزایای آن واضح است: با نصب این برچسب‌های فیزیکی یا پلمپ‌های سربی می‌توانید سرقت دارایی‌ها را کاهش داده، از آن جلوگیری کنید و حتی دارایی‌های سرقت‌شده یا مفقود شده را بازیابی و مدیریت کنید. خیلی عالی به نظر می‌رسد، درست است؟
اما قبل از اینکه بی‌گدار به آب بزنید و چنین سیستمی را اجرا کنید، بهتر است دو قدم عقب‌نشینی کنید، نفس عمیقی بکشید و استراتژی خود را دوباره بررسی کنید. آیا سرقت دارایی در شرکت شما یک مشکل واقعی و فعلی است؟ آیا ممکن است در آینده به مشکلی تبدیل شود؟ اصلاً این مسئله در شرکت شما وجود دارد؟
این سوالات شاید ساده به نظر برسند، اما پاسخ به آن‌ها برای طراحی صحیح استراتژی مدیریت دارایی‌ها و اجتناب از انتخاب راه‌حلی پیچیده و نامتناسب با نیازهای واقعی شرکت بسیار مهم است.
در این مقاله، مدانت توضیح می‌دهد که برچسب‌های ضد سرقت چیستند، برای چه کاربردی دارند و چه زمانی باید به استفاده از چنین سیستمی فکر کنید؟ و مهم‌تر از همه، درباره اینکه پیشگیری بهترین راهکار برای کسانی است که نگران دارایی‌های خود هستند، صحبت خواهد کرد.
برچسب‌های ضد سرقت دارایی‌ها چه کاربردی دارند؟
این برچسب‌ها، برچسب‌هایی مقاوم و غیرقابل دستکاری هستند که برای محافظت از دارایی‌های باارزش طراحی شده‌اند. معمولاً به شکل استیکر روی دارایی‌ها نصب می‌شوند و با ذکر اینکه دارایی تحت نظارت است، دزد را منصرف می‌کنند. همچنین اگر دارایی سرقت یا مفقود شود، این برچسب‌ها به گزارش و بازگرداندن آن کمک می‌کنند.
ویژگی‌های برچسب‌های ضد سرقت چیست؟
برچسب‌ها شامل متن هشدار، کد QR یا بارکد برای دسترسی سریع به اطلاعات دارایی، شماره سریال منحصر به فرد و اطلاعات تماس هستند تا پیگیری و بازگرداندن دارایی‌ها آسان‌تر شود.
آیا سازمان شما باید نگران سرقت دارایی باشد؟
اگر مدیر دارایی‌ها هستید، باید نگران باشید؛ چون سرقت دارایی‌ها پیامدهای گسترده‌ای دارد: از دست دادن دارایی گرفته تا تهدید امنیت شرکت و کاهش بهره‌وری کارکنان.
اما باید بررسی کنید آیا این واقعاً مشکل شماست؟ چند مورد سرقت در سال گذشته گزارش شده؟ آیا این موضوع مکرر است؟
در واقع، سرقت دارایی ممکن است ترس‌آور به نظر برسد، اما گاهی ترسی بیش از حد بزرگ‌نمایی شده است، خصوصاً در شرکت‌های کوچک و متوسط با دارایی‌های محدود، زیرا اجرای راهکارهای پیچیده و پرهزینه اتلاف وقت و پول است.
به جای صرف انرژی روی استراتژی‌های پیچیده و بازیابی دارایی‌های سرقت شده، بهتر است از طراحی یک استراتژی پیشگیری موثر شروع کنید. ابتدا بپرسید آیا چنین راهکار پیچیده‌ای واقعا لازم است؟
پیشگیری از سرقت دارایی با ردیابی دقیق
وقتی صحبت از سرقت دارایی می‌شود، پیشگیری همیشه بهتر از واکنش است. به جای اینکه بعد از سرقت دنبال بازیابی باشید، با رویکرد پیشگیرانه در ردیابی دارایی‌ها می‌توانید جلوی گم شدن آن‌ها را بگیرید.
این روش به شما کمک می‌کند دید کامل داشته باشید، سازمان‌دهی شوید و پروتکل‌های امنیتی قوی برقرار کنید. این، ستون فقرات هر استراتژی مدیریت دارایی موفق است و از هزینه‌های بازیابی جلوگیری می‌کند.
یکی از مهم‌ترین قدم‌ها انتخاب ابزار مناسب مدیریت دارایی است. ابزار قابل اعتماد به شما کمک می‌کند موجودی کاملی بسازید، دارایی‌ها را به‌صورت زنده ردیابی کنید و مسئولیت‌پذیری را تعیین کنید. با این پایه قوی، می‌دانید چه دارایی‌هایی دارید، کجا هستند و چه کسی مسئول آن‌هاست — همه این‌ها برای جلوگیری از گم شدن یا سرقت حیاتی است.
اما کار به اینجا ختم نمی‌شود. باید تشخیص دهید کدام دارایی‌ها برای کسب‌وکار شما حیاتی‌تر هستند. همه دستگاه‌ها نیاز به برچسب یا ردیابی ندارند؛ پس بر اساس محرمانگی، صحت و دسترسی، اولویت‌بندی کنید.
این را با مکانیزم‌های کنترلی قوی مثل ردیابی مبتنی بر عامل ترکیب کنید تا به‌صورت زنده موقعیت و وضعیت امنیتی دارایی‌ها را زیر نظر داشته باشید. با این رویکرد جامع، دارایی‌های شما امن خواهند ماند و مدیریت نیز بهینه می‌شود.
اگر می‌خواهید یک استراتژی جامع مدیریت دارایی بسازید، ابزارهای متعددی در دسترس دارید. بعضی شرکت‌ها هنوز از اکسل برای مدیریت دارایی استفاده می‌کنند، اما این انتخاب در بلندمدت ممکن است مشکلات بیشتری نسبت به فواید داشته باشد.
صرف‌نظر از نقطه شروع شما، ضروری است نرم‌افزارهای مدرن مثل ManageEngine Asset Explorer را در نظر بگیرید که تمام نیازهای شرکت شما را پوشش داده و مدیریت دارایی را برای تیم‌تان ساده می‌کند.
ساخت سریع موجودی دارایی‌ها
ManageEngine Asset Explorer ابزاری عالی برای ردیابی، مدیریت و مهم‌تر از همه، پیشگیری از سرقت دارایی‌ها با تکیه بر استراتژی پیشگیرانه قوی است. این نرم‌افزار امکان ایجاد موجودی کامل دارایی‌ها را به آسانی فراهم می‌کند.
روش‌های متعددی برای ردیابی و بارگذاری دارایی‌ها وجود دارد؛ از نصب نرم‌افزار عامل (Agent) روی دستگاه‌ها برای دریافت به‌روزرسانی‌های لحظه‌ای، کشف دستگاه‌های شبکه، همگام‌سازی از سرویس‌های ابری، آپلود داده‌ها با فایل‌های XLS یا CSV، تا ایجاد دستی دارایی‌ها و وارد کردن کاربران و مکان‌ها. همه چیز ساده و انعطاف‌پذیر است.
ردیابی دارایی‌های IT و غیر IT
ManageEngine Asset Explorer با استفاده از کدهای QR و فناوری مبتنی بر Agent، امکان ردیابی دارایی‌ها را فراهم می‌کند. کدهای QR برای برچسب‌گذاری فیزیکی دارایی‌ها استفاده می‌شوند و با اسکن ساده، بدون نیاز به اپلیکیشن خارجی، اطلاعاتی مثل موقعیت، وضعیت و سوابق تعمیرات را در دسترس قرار می‌دهند.
ردیابی مبتنی بر Agent به صورت خودکار وضعیت دستگاه، موقعیت جغرافیایی و به‌روزرسانی‌ها را حتی در شبکه‌های مختلف گزارش می‌دهد و دید لحظه‌ای و دقیق از دارایی‌های IT شما ایجاد می‌کند. همچنین می‌توانید هشدارهای خاصی را برای تغییرات یا مشکلات تعریف کنید.
برچسب‌های هوشمند برای دارایی‌های حیاتی
ManageEngine Asset Explorer با برچسب‌های هوشمند خود، دارایی‌ها را بر اساس معیارهای مرتبط با ریسک دسته‌بندی می‌کند تا به راحتی بتوانید دارایی‌های حیاتی کسب‌وکارتان را شناسایی کنید. این برچسب‌ها با پارامترهای سفارشی، مثل نرم‌افزارهای قدیمی یا فقدان تدابیر امنیتی، اولویت‌بندی دقیق انجام می‌دهند.
این امکان به شما کمک می‌کند تا به صورت هدفمند فقط دارایی‌های مهم را برچسب‌گذاری ضد سرقت کنید و از هدر رفت منابع برای دارایی‌های کم‌اهمیت جلوگیری کنید.
سخن پایانی
برچسب‌های ضد سرقت زمانی ارزشمند هستند که در قالب یک استراتژی پیشگیرانه خوب طراحی شده به کار گرفته شوند. با شناسایی دارایی‌های حیاتی به کمک ابزارهایی مثل برچسب‌های هوشمند ManageEngine Asset Explorer و برچسب‌گذاری انتخابی، امنیت شما دقیق‌تر و موثرتر خواهد بود.
قبل از تعهد به نصب برچسب‌های فیزیکی، وقت بگذارید تا موجودی کاملی از دارایی‌ها بسازید و ریسک واقعی سرقت را ارزیابی کنید. این روش هم حفاظت دارایی‌ها را بهینه می‌کند و هم هزینه‌های اضافی را کاهش می‌دهد و استراتژی مدیریت دارایی شما را کارآمد و عملی نگه می‌دارد.
