چطور دارایی‌ها را در یک شرکت ردیابی کنیم؟
اگر به دنبال راه‌اندازی یک سیستم ردیابی دارایی کارآمد هستید، باید یک رویکرد ساختارمند داشته باشید. یک سیستم پیاده‌سازی‌شده به‌خوبی، دیدگاه‌ها را بهبود می‌بخشد، از دست دادن‌ها را جلوگیری می‌کند، هزینه‌ها را بهینه می‌کند و اطمینان از انطباق را تضمین می‌کند.
در این بخش، فرآیند کامل ردیابی دارایی را گام به گام توضیح خواهیم داد تا بتوانید آن را به‌طور مؤثر در شرکت خود پیاده‌سازی کنید.
- نیازها و فرآیندهای کنونی خود را ارزیابی کنید
قبل از انتخاب یک روش ردیابی دارایی یا حتی سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار ردیابی دارایی، ارزیابی وضعیت کنونی شما ضروری است. از خود بپرسید: آیا فرآیند کنونی مؤثر است؟ آیا روش دستی کافی است؟ آیا به یک راه‌حل خودکار نیاز داریم؟
این ارزیابی به شما کمک می‌کند تا دامنه ردیابی دارایی مورد نیاز را تعیین کنید. همچنین شامل شناسایی دارایی‌هایی است که باید ردیابی شوند— حداقل برای درک کلی از نیازهای شما.
- نرم‌افزار ردیابی دارایی مناسب را انتخاب کنید
برای ردیابی مؤثر دارایی‌ها، ما به‌شدت استفاده از یک راه‌حل نرم‌افزاری خودکار را توصیه می‌کنیم. در حالی که برخی از کسب‌وکارهای کوچک ممکن است در ابتدا از Excel برای مدیریت دارایی‌ها استفاده کنند، این روش با افزایش تعداد دارایی‌ها ناکارآمد می‌شود. راه‌حل‌های خودکار دقت را بهبود می‌بخشند، فرآیندها را ساده می‌کنند و قابلیت‌های گزارش‌دهی را ارتقا می‌دهند.
کسب‌وکارهایی که تعداد کمی دارایی ثابت دارند ممکن است با جداول داده یا ابزارهای ساده ردیابی کنار بیایند، اما سازمان‌هایی که دارایی‌های بسیار قابل جابجایی دارند، تجهیزات IT یا الزامات سخت‌گیرانه انطباقی دارند، از نرم‌افزار مدیریت دارایی اختصاصی بهره‌مند خواهند شد.
- ایجاد یک پایگاه داده جامع مدیریت دارایی‌ها (AMDB)
اگر قبلاً موجودی دارایی‌ها را در Excel نداشته‌اید (که می‌تواند به‌عنوان اساس راه‌حل مدیریت دارایی شما عمل کند)، حالا وقت آن است که یکی ایجاد کنید. یک پایگاه داده مدیریت دارایی‌ها (AMDB) ساختارمند، کلید ردیابی موفق دارایی‌ها است.
با نرم‌افزار ManageEngine Asset Explorer، این فرآیند از طریق ابزارهای کشف خودکار، واردات دسته‌جمعی، و یکپارچگی بی‌دردسر با سیستم‌های موجود شما ساده می‌شود. پایگاه داده باید دارایی‌ها را بر اساس نوع دسته‌بندی کند، جزئیات کلیدی (شماره سریال، موقعیت، واگذاری به کاربران) را پیگیری کند و اطمینان حاصل کند که دارایی‌های IT و غیر IT به‌درستی مستند شده‌اند. چه شما سخت‌افزار، نرم‌افزار یا منابع غیر IT را ردیابی کنید، موجودی دقیق اساس استراتژی ردیابی دارایی شما را تشکیل می‌دهد.
