مدیرانی که تیکتینگ را دوست دارند، البته فقط برای دیگران! در جلسات مدیریتی، «نظام‌مند شدن امور»، «مستندسازی فرایندها» و «قابل ردیابی بودن درخواست‌ها» از جمله کلیدواژه‌هایی هستند که مدیران ارشد با شور و حرارت از آن‌ها دفاع می‌کنند. در اغلب صورتجلسه‌ها، می‌خوانیم که: «همه واحدها ملزم به استفاده از سامانه تیکتینگ هستند.» اما به‌محض این‌که پای خود این عزیزان به میان می‌آید، انگار نه انگار! یا تماس مستقیم می‌گیرند، یا از طریق منشی و واتساپ پیام می‌فرستند، یا یک جمله نصفه‌نیمه در یک جلسه درگوشی می‌گویند و انتظار دارند ۲ دقیقه بعد، درخواستشان انجام شده باشد — بدون هیچ ردی از درخواست، بدون SLA، بدون شفافیت. شاید تیکت زدن، کاری دون شأن مدیریت تلقی می‌شود؛ یا شاید فکر می‌کنند سرعت کار پایین می‌آید. اما واقعیت این است: تا وقتی مدیران خودشان الگوی استفاده از سامانه نباشند، هیچ سامانه‌ای موفق نخواهد شد. چرا مدیران ارشد از سیستم تیکتینگ استفاده نمی‌کنند؟ سامانه‌های مدیریت تیکت (Helpdesk / ServiceDesk) یکی از ابزارهای کلیدی برای پیگیری شفاف درخواست‌ها، کاهش خطای انسانی، و افزایش بهره‌وری پاسخ‌گویی در سازمان‌ها هستند. با این حال، در بسیاری از سازمان‌ها، مشاهده می‌شود که مدیران ارشد تمایلی به ثبت تیکت ندارند و ترجیح می‌دهند درخواست‌های خود را به صورت شفاهی، تلفنی یا غیررسمی مطرح کنند. این رفتار می‌تواند باعث گم‌شدن اطلاعات، نبود ردیابی، و افزایش بار کاری نامنظم برای تیم‌های اجرایی شود. ما در مدانت بررسی جامعی کرده‌ایم و تحلیل دلایل استفاده نکردن مدیران از سیستم تیکتینگ را در موارد زیر دسته‌بندی کردیم: نوع دلیل شرح مشکل پیامدها فرهنگی/روانی مدیران ممکن است ثبت تیکت را کاری سطح پایین بدانند کاهش مشارکت در فرایند رسمی و مستند فرهنگی/روانی تمایل به ارسال درخواست شفاهی به دلیل حس تسلط یا سرعت بیشتر نبود پیگیری دقیق یا مستندات معتبر فرهنگی/روانی تجربه‌ی منفی از پاسخگویی کند یا بی‌نتیجه در گذشته بی‌اعتمادی به سامانه فنی/کاربری نداشتن دسترسی یا رابط کاربری پیچیده بی‌میلی به استفاده از سیستم فنی/کاربری نبود نسخه ساده‌شده یا موبایل‌پسند سامانه نارضایتی از تجربه کاربری سازمانی/ساختاری نبود فرهنگ پاسخگویی ساختارمند در کل سازمان تضعیف نقش فرآیندهای رسمی فنی/کاربری نبود گزارش‌گیری و تحلیل مؤثر از تیکت‌های مدیریتی عدم احساس ارزشمند بودن ثبت تیکت عدم مشارکت مدیران ارشد در استفاده از سامانه‌های تیکتینگ، نه‌تنها باعث کاهش نظم و شفافیت فرآیندهای پشتیبانی می‌شود، بلکه مانعی جدی در نهادینه‌سازی فرهنگ پاسخ‌گویی ساختارمند در سازمان است. این موضوع هم به کارایی تیم‌های فنی لطمه می‌زند و هم فرصت‌های گزارش‌گیری و بهبود مستمر را محدود می‌سازد. پیشنهادها و راهکارها مدیران ارشد نیز شبیه کاربران در برابر این تغییر مقاومت نشان می‌دهد اما راهکارهایی هست که می‌شود با استفاده از آن بر چالشها غلبه کرد که بشرح ذیل است: راهکار شرح اقدام آموزش اختصاصی و مختصر مدیران آموزش کاربردی و سریع درباره مزایای ثبت تیکت و نحوه استفاده از سیستم ایجاد پنل VIP یا ساده‌سازی رابط طراحی یک تجربه کاربری مناسب برای مدیران، با فرم‌های ساده‌تر و پاسخ سریع‌تر اولویت‌بندی تیکت‌های مدیریتی تعریف SLA اختصاصی برای تیکت‌های ثبت‌شده توسط مدیران گزارش‌دهی مستمر به مدیران ارائه گزارش ماهانه از درخواست‌های ثبت‌شده و حل‌شده به صورت گرافیکی فرهنگ‌سازی از بالا به پایین مشارکت مدیرعامل یا مدیر ارشد در ثبت تیکت به عنوان الگو برای دیگران این یعنی: مشارکت مدیران ارشد در سیستم تیکتینگ نه‌تنها نشانه‌ی نظم و مسئولیت‌پذیری است، بلکه نقش مهمی در افزایش بهره‌وری سازمان دارد. راهکارهای پیشنهادی می‌تواند زمینه‌ساز پذیرش بیشتر و بهره‌مندی از مزایای واقعی سیستم‌های تیکتینگ در سطوح بالای سازمان باشد. اما کارهای بیشتری هم می‌توان کرد در ادامه، راهکارهای کاملاً عملی و قابل اجرا در سطح سازمان برای تشویق مدیران به استفاده از سیستم تیکتینگ ارائه شده است. این راهکارها هم جنبه فرهنگی دارند و هم اجرایی، و به سادگی می‌توان آن‌ها را به مرحله اجرا رساند: ۱. طراحی […]

چگونگی شناسایی و مدیریت دارایی‌های حیاتی و مهم مواردی از این دست را دیده یا شنیده‌اید؛ این معضل فقط در کشور ما نیست در سراسر جهان کم‌وبیش هست. شناسایی و مدیریت دارایی‌های حیاتی و مهم، بخش بسیار مهمی از فناوری اطلاعات است؛ برای مدیریت مؤثر دارایی‌های حیاتی و جلوگیری از سرقت یا گم‌شدن آن‌ها، استفاده از راهکارهای متنوع و هماهنگ بسیار اهمیت دارد. هر دارایی با توجه به اهمیت و نقش آن در کسب‌وکار نیازمند روش خاصی برای شناسایی و حفاظت است. در جدول زیر، مهم‌ترین راهکارهای شناسایی و مدیریت دارایی‌های حیاتی به همراه مزایا و محدودیت‌های هر کدام آورده شده است تا بتوانید با آگاهی بیشتر، بهترین روش‌ها را برای سازمان خود انتخاب کنید.: راهکار توضیح کوتاه مزایا محدودیت‌ها برچسب ضد سرقت (Anti-theft Tags)یا پلمپ سربی چسباندن برچسب‌های فیزیکی با اطلاعات هشدار و شناسه منحصر به فرد شناسایی سریع، بازدارندگی دزدی هزینه نصب و نگهداری، فقط برای دارایی‌های حیاتی مناسب است کد QR و بارکد نصب کدهای قابل اسکن برای ردیابی آسان و دسترسی سریع به اطلاعات ساده و سریع، کاهش خطاهای دستی نیاز به دستگاه اسکنر، مناسب برای دارایی‌های قابل حمل ردیابی بر اساس ایجنت(Agent-based Tracking) نصب نرم‌افزار روی دستگاه برای گزارش وضعیت و موقعیت لحظه‌ای مانیتورینگ دقیق و آنلاین، هشداردهی خودکار نیاز به نصب نرم‌افزار، پیچیدگی فنی بیشتر ارزیابی اهمیت دارایی (Criticality Assessment) ارزیابی دارایی‌ها بر اساس محرمانگی، یکپارچگی و دسترسی مورد نیاز تمرکز روی دارایی‌های مهم، بهینه‌سازی منابع نیاز به تحلیل دقیق و مستمر سیستم‌های مدیریت دارایی (Asset Management Software) نرم‌افزار جامع برای ثبت، پیگیری و گزارش‌گیری دارایی‌ها دید کامل، امکان گزارش‌گیری و تحلیل داده هزینه خرید و آموزش، نیاز به به‌روزرسانی مداوم اگر به دنبال راهکارهایی برای جلوگیری از سرقت دارایی‌های شرکت خود هستید، افزودن برچسب‌های ضد سرقت به تجهیزات‌تان در نگاه اول ایده‌ای منطقی به نظر می‌رسد. در واقع، مزایای آن واضح است: با نصب این برچسب‌های فیزیکی یا پلمپ‌های سربی می‌توانید سرقت دارایی‌ها را کاهش داده، از آن جلوگیری کنید و حتی دارایی‌های سرقت‌شده یا مفقود شده را بازیابی و مدیریت کنید. خیلی عالی به نظر می‌رسد، درست است؟ اما قبل از اینکه بی‌گدار به آب بزنید و چنین سیستمی را اجرا کنید، بهتر است دو قدم عقب‌نشینی کنید، نفس عمیقی بکشید و استراتژی خود را دوباره بررسی کنید. آیا سرقت دارایی در شرکت شما یک مشکل واقعی و فعلی است؟ آیا ممکن است در آینده به مشکلی تبدیل شود؟ اصلاً این مسئله در شرکت شما وجود دارد؟ این سوالات شاید ساده به نظر برسند، اما پاسخ به آن‌ها برای طراحی صحیح استراتژی مدیریت دارایی‌ها و اجتناب از انتخاب راه‌حلی پیچیده و نامتناسب با نیازهای واقعی شرکت بسیار مهم است. در این مقاله، مدانت توضیح می‌دهد که برچسب‌های ضد سرقت چیستند، برای چه کاربردی دارند و چه زمانی باید به استفاده از چنین سیستمی فکر کنید؟ و مهم‌تر از همه، درباره اینکه پیشگیری بهترین راهکار برای کسانی است که نگران دارایی‌های خود هستند، صحبت خواهد کرد. برچسب‌های ضد سرقت دارایی‌ها چه کاربردی دارند؟ این برچسب‌ها، برچسب‌هایی مقاوم و غیرقابل دستکاری هستند که برای محافظت از دارایی‌های باارزش طراحی شده‌اند. معمولاً به شکل استیکر روی دارایی‌ها نصب می‌شوند و با ذکر اینکه دارایی تحت نظارت است، دزد را منصرف می‌کنند. همچنین اگر دارایی سرقت یا مفقود شود، این برچسب‌ها به گزارش و بازگرداندن آن کمک می‌کنند. ویژگی‌های برچسب‌های ضد سرقت چیست؟ برچسب‌ها شامل متن هشدار، کد QR یا بارکد برای دسترسی سریع به اطلاعات دارایی، شماره سریال منحصر به فرد و اطلاعات تماس هستند تا پیگیری و بازگرداندن دارایی‌ها آسان‌تر شود. آیا سازمان شما باید نگران سرقت دارایی باشد؟ اگر مدیر دارایی‌ها هستید، باید نگران باشید؛ چون سرقت دارایی‌ها پیامدهای گسترده‌ای دارد: از دست دادن دارایی گرفته تا تهدید امنیت شرکت و کاهش بهره‌وری […]

ردیابی دارایی: چگونه این کار را انجام دهیم و چرا مهم است؟ دلیل اینکه ردیابی دارایی‌ها بخش اساسی هر استراتژی مدیریت دارایی برنامه‌ریزی‌شده است، مشخص است. و این موضوع تعجب‌آور نیست— چونکه کار می‌کند. همه ما می‌دانیم که مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات می‌تواند به سرعت طاقت‌فرسا شود. دستگاه‌ها بین کارکنان جابجا می‌شوند، مجوزهای نرم‌افزاری منقضی می‌شوند و گاهی اوقات دارایی‌های حیاتی گم می‌شوند. شاید در ابتدا این موضوع خیلی مهم نباشد، به‌ویژه در شرکت‌های کوچک با تعداد محدود دارایی‌ها. اما وقتی یک شرکت رشد می‌کند چه اتفاقی می‌افتد؟ مسائل پیچیده می‌شود. به همین دلیل ردیابی دارایی‌ها این‌قدر اهمیت دارد. پس اگر به دنبال راهی بهتر برای پیگیری دارایی‌های سازمان خود هستید، در جای درستی قرار دارید. در این پست وبلاگ، به شما توضیح خواهیم داد که چرا ردیابی دارایی‌ها مهم است و یک فرآیند گام‌به‌گام برای کمک به شما در پیگیری جامع دارایی‌هایتان ارائه خواهیم داد. بیایید شروع کنیم! ردیابی دارایی‌ها چیست؟ بیایید ساده بگوییم. ردیابی دارایی‌ها فرآیند نظارت و مدیریت دارایی‌های فیزیکی و دیجیتال یک سازمان در طول چرخه عمر آن‌ها است. این فرآیند به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا پیگیری کنند که چه چیزهایی دارند، کجا هستند، چه کسی از آن‌ها استفاده می‌کند و چه زمانی نیاز به نگهداری یا تعویض دارند. این می‌تواند شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، وسایل نقلیه، تجهیزات و دیگر منابع ارزشمند باشد. سازمان‌ها معمولاً دو روش برای ردیابی دارایی‌ها دارند: روش‌های دستی یا سیستم‌های خودکار. ردیابی دستی به جداول داده یا سوابق کاغذی متکی است که برای کسب‌وکارهای کوچک کار می‌کند، اما با رشد عملیات‌ها، کارآیی آن کاهش می‌یابد. از طرف دیگر، ردیابی دارایی خودکار از نرم‌افزارهای اختصاصی و تکنولوژی‌های ردیابی برای ارائه دید لحظه‌ای و دقت استفاده می‌کند. در ادامه این مقاله مدانت می‌آموزید:

برخی مدیران فناوری اطلاعات که از مدانت مشاوره می‌خواهند درگیر توجیه مدیران ارشد هستند که اصرار دارند بجای ITIL و ابزارش به سراغ ERP موجود در سازمان بروند. ما همیشه دنبال یک راه‌حل ساده برای مسائل پیچیده هستیم. وقتی صحبت از مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) به میان می‌آید، خیلی‌ها می‌پرسند: «چرا همین ERP خودمان را توسعه ندهیم؟ مگر ERP کم‌چیزیه؟ هم درخواست ثبت می‌کنه، هم فرایند داره و هم گزارش میده!»خب، ما هم این سؤال را از خودمان پرسیدیم. بعد که رفتیم زیر پوست ماجرا، دیدیم جوابش آن‌قدرها هم ساده نیست. ERP شاید قهرمان ماژول‌های مالی و منابع انسانی باشد، اما وقتی پای ITIL به میان می‌آید، داستان شکل دیگری پیدا می‌کند. در این نوشته، نه قصد کوبیدن ERP را داریم، نه افسانه‌سازی از ITIL. فقط قرار است با زبانی روشن، تجربه‌محور و واقعی بررسی کنیم: کی، کجا، و چرا ERP نمی‌تواند جای نرم‌افزار ITIL را بگیرد؟ 🎬 سناریو: ERP همه‌فن‌حریف؟ این یک سناریو واقعی است!: در یکی از شرکت‌های بزرگ کشور، یکروز مدیر فناوری اطلاعات (IT) به اتاق مدیرعامل دعوت می‌شود. مکالمه‌ای بشرح زیر شکل می‌گیرد:– «آقای مهندس، این ITIL که گفتید، یعنی چی؟ ما که SAP داریم و باهاش همه‌چی رو مدیریت می‌کنیم. هم مرخصی می‌زنیم، هم فاکتور ثبت می‌کنیم، هم سفارش خرید میدیم. خب یه فرم هم اضافه کنیم، درخواست پشتیبانی IT هم بیاد توش. دیگه چی می‌خوایم؟چرا میخوای هزینه روی دستمون بذاری؟»مهندس لبخند تلخی می‌زند و توی دلش می‌گوید:«ای‌کاش درخواست IT فقط یک فرم بود!»او می‌داند که پشت این ظاهر ساده، چیزهایی مثل SLA، CMDB، مدیریت رخداد، تحلیل ریشه‌ای، تغییرات برنامه‌ریزی‌شده، گزارش‌های هفتگی و رضایت کاربران خوابیده‌اند. و این‌ها نه با یک فرم ساده، که با فرآیند و #ابزار_تخصصی مدیریت می‌شوند.اما زبانش قاصر است چون نمی‌داند چگونه مدیریت ارشد را توجیه کند…. سازمان‌ها بنام صرفه‌جویی در هزینه وقتی سراغ یک نرم‌افزار می‌روند میخواهند آن را برای هر کاری سفارشی‌سازی کنند. سفارشی‌سازی جزئی همیشه مفید است، اما زیاده‌روی در آن خطرناک خواهد بود!وقتی یک نرم‌افزار بیش از حد سفارشی‌سازی شود، به مرور زمان به #تله‌ای برای سازمان تبدیل خواهد شد.در نگاه اول، سفارشی‌سازی‌های گسترده ممکن است نیازهای دقیق سازمان را برآورده سازند و رضایت کاربران داخلی را جلب کنند، اما این #تغییرات معمولاً باعث می‌شوند سیستم از نسخه استاندارد فاصله بگیرد. هر به‌روزرسانی، ارتقا یا ادغام با سایر سامانه‌ها به چالشی پیچیده بدل می‌شود، چرا که هر تغییر کوچک ممکن است باعث اختلال در عملکرد کل سیستم شود.در بلندمدت، این #وابستگی به سفارشی‌سازی‌های خاص، هزینه‌های نگهداری، توسعه و نیروی انسانی متخصص را چند برابر خواهد کرد. سازمان‌ها ناچارند برای هر مشکل فنی، به افراد یا شرکت‌های خاصی که از #پیچیدگی‌های سیستم آگاهند، وابسته بمانند. این مسئله نه‌تنها استقلال فناوری اطلاعات را تهدید می‌کند، بلکه مانعی جدی در مسیر تحول دیجیتال و چابکی سازمان خواهد بود. با این‌حال پرسش اصلی این است آیا با سفارشی‌سازی ولو اندک ERP می‌توان بی‌خیال ITIL شد؟ مقالات مرتبط را بخوانید: چه زمانی می‌توان از ERP به‌جای نرم‌افزار ITIL استفاده کرد؟ در شرایط زیر، ERP ممکن است به‌طور موقت یا محدود جایگزینی برای ابزارهای ITSM (نرم‌افزارهای مبتنی بر ITIL) باشد: اما ITIL فقط فرم درخواست نیست و ابزارش یک چیز تخصصی منحصر است که نه فقط Service Management بلکه تمام فرایندهای ITIL را در خود دارد چالش‌ها و محدودیت‌های استفاده از ERP به‌جای نرم‌افزار ITIL چالش توضیح 🎯 عدم تطابق با فرآیندهای ITIL بیشتر ERPها مثل SAP یا Oracle برای امور مالی و لجستیک طراحی شده‌اند، نه مدیریت خدمات IT. 🔄 فقدان گردش کار اختصاصی ابزارهای ERP معمولاً گردش‌کار تخصصی برای مدیریت رخداد یا تغییر ندارند. 🔌 نبود ماژول‌های خودکارسازی امکاناتی مثل دسته‌بندی رخداد، SLA، اعلان خودکار، CMDB، و Service Catalog در ERP بسیار ضعیف است. 📊 دشواری گزارش‌گیری ITIL-محور گزارش‌های SLA، […]

مدیریت چرخه عمر کامپیوتر (CLM) مدیریت چرخه عمر کامپیوتر (CLM) به فرآیند جامع مدیریت تمام مراحل زندگی یک رایانه، از خرید تا بازنشستگی، اطلاق می‌شود. این چرخه شامل تدارک، تخصیص، راه‌اندازی، نگهداری، ارتقاء، نظارت، و نهایتاً دفع امن و سازگار با محیط زیست است. هدف اصلی CLM، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی استفاده از منابع فناوری اطلاعات است. بخصوص وقتی با رشد چشمگیر تجیهزات رایانه‌ای مواجهه می‌شویم!(گزارش روز را بخوانید) همانطور که می‌دانید مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات یکی از تمرینات کلیدی ITIL است. ازاین‌رو پرداختن به آن بسیار حیاتی است. سناریو یک سازمان دولتی تصمیم می‌گیرد چرخه عمر کامپیوترهای خود را مدیریت کند. تیم IT متوجه می‌شود که بیشتر سیستم‌ها پس از ۳ سال دچار کاهش عملکرد می‌شوند، اما همچنان در حال استفاده هستند. با اجرای CLM: نتیجه: هزینه سخت‌افزار ۲۵٪ کاهش یافته و نرخ خرابی سیستم‌ها ۴۰٪ کمتر شده است. اما چطور؟ چالش‌های فقدان CLM نبود یک سیستم CLM منسجم در سازمان منجر به نابسامانی در مدیریت دارایی‌های IT، افزایش هزینه‌ها و ریسک‌های امنیتی می‌شود. وقتی چرخه عمر کامپیوترها و تجهیزات به‌درستی برنامه‌ریزی و پیگیری نشود، تصمیم‌گیری درباره زمان ارتقاء، تعمیر یا جایگزینی آن‌ها به‌صورت سلیقه‌ای و غیر‌تحلیلی صورت می‌گیرد. در نتیجه، سازمان با فرسودگی تجهیزات، نارضایتی کاربران، ضعف امنیتی و عدم تطابق با استانداردهای محیط‌زیستی مواجه می‌شود. جدول چالش‌های نبود CLM چالش توضیح هزینه‌های پنهان و اضافی خرید یا نگهداری بیش از حد تجهیزات به‌دلیل نبود شفافیت در وضعیت دارایی‌ها کاهش بهره‌وری کاربران استفاده از سیستم‌های ناکارآمد یا ناهماهنگ با نیاز کاربر افزایش ریسک امنیتی عدم ردیابی دستگاه‌ها، به‌روزرسانی‌ ناقص، و حذف غیراصولی داده‌ها نبود برنامه برای جایگزینی تصمیم‌گیری سلیقه‌ای، تأخیر در جایگزینی دستگاه‌های فرسوده ضعف در گزارش‌گیری و تصمیم‌گیری نبود اطلاعات دقیق برای تحلیل چرخه عمر، تخصیص یا بودجه‌بندی عدم تطابق با سیاست‌های محیط‌زیستی عدم بازیافت اصولی یا دفع غیربهداشتی تجهیزات فرسوده مزایای مدیریت مؤثر چرخه عمر کامپیوتر CLM زمانی که CLM به‌درستی اجرا شود، نه‌تنها بهره‌وری فناوری اطلاعات را افزایش می‌دهد، بلکه بهینه‌سازی منابع، کاهش هزینه‌ها و بهبود پایداری سازمان را به همراه دارد. در اینجا پنج مزیت کلیدی از یک استراتژی چرخه عمر مؤثر را بررسی می‌کنیم: مزیت توضیح صرفه‌جویی در هزینه‌ها جلوگیری از خرید غیرضروری و استفاده مجدد از دستگاه‌ها افزایش بهره‌وری کاربران تخصیص ابزار مناسب به افراد مناسب کاهش ریسک‌های امنیتی به‌روزرسانی مستمر، نظارت و دفع امن داده‌ها هماهنگی با اهداف محیط‌ زیستی بازیافت مناسب، کاهش زباله الکترونیکی، مصرف بهینه انرژی بهینه‌سازی بودجه IT برنامه‌ریزی دقیق برای ارتقاء و جایگزینی دستگاه‌ها جدول ابزارهای پیشنهادی برای CLM در دنیایی که رایانه‌ها همچنان ستون فقرات عملکرد دیجیتال هستند، مدیریت چرخه عمر آنها تنها یک ضرورت فنی نیست، بلکه یک ضرورت استراتژیک است. ابزار کاربرد اصلی مزیت کلیدی ManageEngine ITAM(Servicedesk Plus Asset Explorer Endpoint Central) ردیابی دارایی‌های IT و مدیریت چرخه عمر رابط کاربری ساده، گزارش‌گیری پیشرفته SCCM شناسایی و مانیتورینگ دارایی‌ها کشف خودکار دستگاه‌ها در شبکه Device24 مدیریت دارایی و تدارکات سخت‌افزاری یکپارچه با Helpdesk، مناسب برای سازمان‌های بزرگ