تصور کنید مدیر فناوری اطلاعات یک شرکت بزرگ هستید. تیم شما روزانه صدها ایمیل رد و بدل می‌کند و امنیت اطلاعات برایتان حیاتی است. گزینه‌های مختلفی پیش رو دارید: می‌توانید یک نرم‌افزار ایمیل را خریداری و روی سرورهایتان نصب کنید یا از یک ارائه‌دهنده سرویس ایمیل سازمانی کمک بگیرید. در گزینه اول، باید زیرساخت‌ها را آماده کنید، امنیت سرور را تضمین کنید، به‌روزرسانی‌ها را مدیریت کنید و به کاربران پشتیبانی بدهید. اما در گزینه دوم، یک سرویس ایمیل کامل دریافت می‌کنید که شامل امنیت، مدیریت، و پشتیبانی است. حالا، کدام انتخاب ارزش بیشتری برای سازمان شما خلق می‌کند؟ این همان تفاوتی است که درک سرویس و محصول را حیاتی می‌کند. هنوز متخصصان فناوری اطلاعات درخصوص اینکه چه چیزی سرویس است و چه چیزی نیست مشکل دارند این مطلب مفصل به آموزش شما در این موضوع مهم پرداختیم: در چارچوب ITIL (Information Technology Infrastructure Library)، تعریف سرویس و تمایز آن از چیزی که سرویس نیست، کلیدی است. تعریف سرویس در ITIL: ویژگی‌های اصلی سرویس: چه چیزی سرویس نیست؟ مثال‌ها: در ITIL، مهم‌ترین اصل این است که سرویس باید همواره حول محور ایجاد ارزش برای مشتری طراحی و مدیریت شود. درنتیجه شاید بپرسید آیا یک نرم‌افزار ایمیل بدون پشتیبانی هست مگر؟ بله، نرم‌افزار ایمیل بدون پشتیبانی هم می‌تواند وجود داشته باشد، هرچند در عمل این وضعیت معمولاً به شکل غیرمستقیم رخ می‌دهد. اجازه بدهید توضیح دهیم: نرم‌افزار ایمیل بدون پشتیبانی چگونه ممکن است؟ چرا نرم‌افزار بدون پشتیبانی سرویس محسوب نمی‌شود؟ بنابراین، نرم‌افزار ایمیل بدون پشتیبانی بیشتر یک ابزار است، اما زمانی که همراه با خدمات مدیریت و پشتیبانی ارائه شود، به یک سرویس تبدیل می‌شود. شاید دوباره بپرسید پس سرویس یعنی هر چیزی که پشتیبانی دارد محسوب می‌شود؟ نه دقیقاً! سرویس در ITIL فقط به داشتن پشتیبانی محدود نمی‌شود، بلکه ارزش و نتیجه‌ای که برای مشتری ایجاد می‌کند محور اصلی آن است. پشتیبانی یکی از اجزای سرویس است، اما به تنهایی برای تعریف چیزی به‌عنوان سرویس کافی نیست. سرویس چیست؟ یک سرویس مجموعه‌ای از قابلیت‌ها، منابع، و پشتیبانی است که به مشتری کمک می‌کند به نتایج مطلوبی دست یابد، بدون اینکه درگیر مدیریت مستقیم ریسک‌ها یا پیچیدگی‌های زیرساختی شود. تفاوت سرویس و پشتیبانی چند معیار کلیدی که سرویس را تعریف می‌کند: چه چیزی سرویس نیست؟ جمع‌بندی: سرویس = ارزش + نتیجه مطلوب + کاهش پیچیدگیپشتیبانی فقط بخشی از سرویس است و نمی‌تواند به‌تنهایی آن را تعریف کند. جدول خدمات و محصولات فناوری اطلاعات: سرویس است یا نه؟ نام خدمت/محصول شرح سرویس است؟ دلیل ایمیل سازمانی (Managed Email) ارائه ایمیل همراه با مدیریت، امنیت، و پشتیبانی مداوم ✔️ بله ارزش ارائه می‌دهد (ارتباط آسان و امن) و مشتری نگران مدیریت زیرساخت نیست. نرم‌افزار ایمیل خام (Email Software) تنها ارائه نرم‌افزار (مثلاً Outlook یا Thunderbird) بدون خدمات پشتیبانی ❌ خیر فقط یک محصول است و مشتری باید نصب و مدیریت آن را خودش انجام دهد. پشتیبانی فنی نرم‌افزار (Help Desk) پاسخ به مشکلات فنی کاربران در استفاده از یک نرم‌افزار ✔️ بله پشتیبانی فنی بخشی از سرویس است که ریسک‌ها و مشکلات را کاهش می‌دهد. ارائه سرور فیزیکی (Physical Server) فروش یا اجاره یک سرور فیزیکی بدون نصب، پشتیبانی، یا مدیریت ❌ خیر سرور تنها یک محصول است و مدیریت آن بر عهده مشتری خواهد بود. سرور ابری (Cloud Server) ارائه سرور مجازی با مدیریت امنیت، پشتیبانی، و به‌روزرسانی‌های زیرساخت ✔️ بله سرویس است چون مشتری نیازی به مدیریت پیچیدگی‌های زیرساخت ندارد و به اهداف خود می‌رسد. نصب نرم‌افزار (Software Installation) انجام فرآیند نصب نرم‌افزار بدون ارائه پشتیبانی مداوم ❌ خیر صرفاً یک فعالیت است و به‌تنهایی ارزش پایداری ارائه نمی‌دهد. بازیابی اطلاعات (Data Recovery) بازگردانی اطلاعات از دست رفته با تضمین امنیت و مشاوره در مورد جلوگیری از رخدادهای مشابه ✔️ بله ارزش […]

در یکی از شرکت‌های پتروشیمی بزرگ کشور، جایی که خط تولید شبانه‌روز مشغول به کار است، مدیر تاسیسات همیشه با چالش‌های متعددی روبه‌رو بود. یکی از بزرگترین مشکلات، عملکرد ضعیف سیستم تهویه مطبوع در بخش‌های مختلف کارخانه بود. این مشکل باعث نارضایتی کارگران و حتی کاهش بهره‌وری شده بود.او تصمیم گرفت که سیستم تهویه را بطور کامل بازبینی کند. اما بجای صرفاً تعمیرات سطحی، به یک رویکرد پیشگیرانه اندیشید. او با تیم خود جلسه‌ای برگزار کرد و بر اهمیت پیش‌بینی نیازهای آینده تأکید داشت. “ما باید سیستم‌ها را به گونه‌ای مدیریت کنیم که قبل از وقوع مشکل، آن را شناسایی کنیم.”در نتیجه، تصمیم گرفته شد که از اینترنت اشیا (IoT) برای نصب حسگرهایی در نقاط مختلف کارخانه استفاده شود. این حسگرها دما، رطوبت، و وضعیت سیستم تهویه را به‌طور مداوم پایش می‌کردند. این داده‌ها به طور خودکار به سیستم مدیریت تدارکات ارسال می‌شد؛ او و تیمش از طریق نرم‌افزار مربوطه می‌توانستند از مشکلات احتمالی پیش از وقوع آن‌ها آگاه شوند.چند ماه بعد، هنگام بررسی نتایج، متوجه شد که میزان شکایات کارگران به شدت کاهش یافته و بهره‌وری کارخانه به طرز چشم‌گیری افزایش یافته است. آن‌ها توانسته بودند سیستم تهویه را به شکلی بهینه مدیریت کنند و از نیازهای کارکنان و محیط کار آگاه شوند.مشابه این حکایت در تمام بخش‌های ارایه خدمت توسط دپارتمان‌های تدارکات، تشریفات و تاسیسات، ایمنی وجود دارد و نشان داد که مدیریت تدارکات تنها به نگهداری از تجهیزات محدود نمی‌شود، بلکه به پیش‌بینی و استفاده از فناوری‌های نوین برای بهینه‌سازی عملکرد و افزایش بهره‌وری نیاز دارد. در ایران، علاوه بر خدمات مدیریت تاسیسات، “مدیریت تشریفات” ،”مدیریت تدارکات” و “مدیریت تسهیلات“نیز تمرکز زیادی بر فضا، امکانات رفاهی و اداری، مراسمات، مدیریت منابع و تأمین نیازهای مربوط به کالاها و خدمات دارند. این اصطلاحات به مجموعه خدمات و فعالیت‌های مربوط به نگهداری، تعمیر، ایمنی، پایداری، و بهره‌برداری بهینه از منابع و تدارکات یک سازمان یا شرکت اشاره دارند. برخی از عبارات مشابهی که در ایران برای اشاره به این نوع مدیریت استفاده می‌شود عبارتند از: این اصطلاحات در محیط‌های مختلف صنعتی، تجاری و اداری ایران برای توصیف فرآیندهایی مانند نگهداری و تعمیرات، ایمنی، مدیریت انرژی، مدیریت پسماند و سایر خدمات مرتبط با تأسیسات ساختمان‌ها و مکان‌های کاری استفاده می‌شوند. در ادامه مطلب با کلیات فرایند پیاده‌سازی تحول دیجیتال در تاسیسات آشنا شوید.

هلدینگ بزرگی تصمیم گرفته یک سامانه‌ی جامع مدیریت منابع انسانی راه‌اندازی کند. مدیرعامل، جناب آقای دکتر نظری، دو مشاور خبره خارجی به نام‌های توگف (متخصص معماری سازمانی) و آیتیل (متخصص مدیریت خدمات سازمانی) را برای این پروژه دعوت کرده. توگف وارد جلسه شد، پوشه‌ای قطور پر از دیاگرام‌ها و چارچوب‌های رنگارنگ همراه خود آورده بود. او گفت: ما باید با چرخه توسعه معماری (ADM) شروع کنیم. اول نیازهای کسب‌وکار را شناسایی می‌کنیم، بعد نقشه‌ای برای فناوری، داده‌ها و زیرساخت‌ها می‌کشیم. سپس یک نقشه جامع طراحی کرد که در آن همه چیز از بخش منابع انسانی گرفته تا واحد IT و حتی بخش فروش در یک چارچوب منظم قرار می‌گرفت. مدیرعامل تحت تأثیر قرار گرفت و گفت: خیلی خوب است، اما چطور می‌توانیم این نقشه را سریعاً عملی کنیم؟ سکوت توگف طولانی شد؛ آیتیل که تا آن لحظه آرام نشسته بود، لبخندی زد و گفت: البته که توگف کار بزرگی انجام داده‌اند، اما حالا نوبت من است تا نقشه ایشان را به سرویس‌های واقعی تبدیل کنم. او توضیح داد که چگونه می‌توان از چرخه ارزش خدمات (SVS) برای طراحی، ارائه، و مدیریت سرویس‌های مرتبط استفاده کرد. سپس به مدیرعامل گفت: مثلاً برای سامانه منابع انسانی، باید خدماتی مثل مدیریت درخواست‌ها، گزارش‌گیری، و رفع اشکالات کاربری تعریف کنیم. هر کدام از این خدمات، چرخه‌ای از طراحی تا بهبود مستمر خواهند داشت. مدیرعامل لبخندی زد و گفت بسم‌الله شروع کنید! اما مدتی بعد در ابتدای کار، اختلاف‌هایی پیش آمد: درنهایت مدیرعامل این دو را مجبور کرد به توافق برسند. توگف پذیرفت که طراحی معماری در چند مرحله انجام شود و آیتیل قبول کرد خدمات اولیه را مطابق چارچوب معماری ارائه کند. بعد از شش ماه، سامانه ” جامع مدیریت منابع انسانی” راه‌اندازی شد. نقشه کلان توگف باعث شد که همه بخش‌های سازمان به درستی به هم متصل شوند، و مدیریت خدمات آیتیل اطمینان داد که کاربران بهترین تجربه را از سامانه دریافت کنند. در پایان پروژه، مدیرعامل به آن دو گفت: شما دو نفر شبیه مغز و قلب برای این پروژه بودید. بدون یکی از شما، این موفقیت ممکن نبود. آیتیل لبخندی زد و گفت: و همین‌طور بدون همکاری! توگف سری تکان داد و در دلش گفت: حتی بهترین معماری هم بدون خدمات خوب، بی‌فایده است! ××× این داستان را گفتیم تا برسیم به مقایسه بین TOGAF و ITIL4 با این‌که هر دو چارچوب‌های مدیریتی هستند و در هر دو کلید واژه‌ی “معماری”  وجود دارد اما تفاوت‌ها و شباهت‌هایی دارند که می‌توانند مکمل هم باشند!

از آنجایی که سازمان‌ها مشتاقند به سمت دیجیتالی شدن حرکت کنند و تجربیات استثنایی برای کارکنان و مشتریان خود ایجاد کنند، طبیعی است که هزینه‌های فناوری اطلاعات هر سال افزایش یابد، گاهی حتی به شکل تصاعدی. در آوریل ۲۰۲۴، گارتنر پیش‌بینی کرد که هزینه‌های جهانی فناوری اطلاعات در سال ۲۰۲۴ به رقم خیره‌کننده ۵.۰۶ تریلیون دلار خواهد رسید. درست خواندید، این عدد بزرگی است! اما وقتی به اجزای آن نگاه می‌کنیم، بینش‌های جالبی به دست می‌آید. تخمین زده می‌شود که ۱.۷ تریلیون دلار از این مبلغ صرف دستگاه‌ها و نرم‌افزارها شود (۶۸۸ میلیارد دلار برای دستگاه‌ها و ۱ تریلیون دلار برای نرم‌افزارها). اما سوال اینجاست: مدیران مالی، CIOها، و تیم‌های فناوری اطلاعات چگونه می‌توانند از بازگشت سرمایه مطمئن شوند؟ پاسخ در دو چیز نهفته است: احتیاط و مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAM). در حالی که احتیاط به اصول و ارزش‌های سازمان بستگی دارد، یادگیری و اجرای ITAM به نسبت ساده‌تر است و ارزش افزوده چشمگیری به همراه دارد. بنابراین مدیریت دارایی فناوری اطلاعات چیست؟ مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) رویکردی سیستماتیک برای شناسایی، ردیابی، مدیریت، نگهداری، حسابداری و دفع دارایی‌های فناوری اطلاعات است که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، سیستم‌ها، فرآیندها و افراد مرتبط می‌شود. این چرخه‌ی کامل از “گهواره تا گور” دارایی‌ها را پوشش می‌دهد. ITAM به‌عنوان بخشی از مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM)، پاسخ‌های دقیقی به سؤالات حیاتی زیر ارائه می‌دهد: این دارایی‌ها شامل سخت‌افزار (ایستگاه‌های کاری، سرورها، روترها)، نرم‌افزار (سیستم‌عامل‌ها، اپلیکیشن‌ها، IaaS)، و زیرساخت‌های مجازی (ماشین‌های مجازی، کانتینرها) می‌شود که پایه عملیات دیجیتال سازمان هستند. انواع مختلف مدیریت دارایی فناوری اطلاعات طبقه‌بندی دارایی‌های فناوری اطلاعات به سه گروه اصلی تقسیم می‌شود: دارایی‌های سخت‌افزاری، دارایی‌های نرم‌افزاری، و دارایی‌های ابری. بر اساس این دسته‌بندی، ITAM نیز به سه بخش زیر طبقه‌بندی می‌شود: هر یک از این بخش‌ها به بهینه‌سازی بهره‌وری و هزینه‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کنند. چرا مدیریت دارایی فناوری اطلاعات برای شرکت شما مهم است؟ در اینجا پنج سناریو آورده شده است که اهمیت مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAM) را برجسته می‌کند: این سناریوها نشان‌دهنده عواقب ناشی از عدم اجرای ITAM در سازمان شما هستند.

مدیریت دارایی دیجیتال، کلید طلایی موفقیت در دنیای امروز است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا از محتوای خود بهره‌وری بیشتری به دست آورند و همزمان از اتلاف وقت و منابع جلوگیری کنند. تصور کنید همه فایل‌ها و دارایی‌های دیجیتال شما در یک مکان امن، سازمان‌دهی شده و قابل دسترس قرار دارند؛ به این ترتیب می‌توانید به سرعت و به راحتی محتوای مورد نیاز را پیدا کرده، به تیم‌ها دسترسی بدهید و در نهایت برند خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. در دنیای پرشتاب امروز، عدم استفاده از سیستم‌های مدیریت دارایی دیجیتال همانند گم کردن کلید موفقیت است. مدیریت دارایی دیجیتال چیست؟ مدیریت دارایی دیجیتال فرآیندی است که کارایی را در مدیریت دارایی های برند، تصاویر، فیلم‌ها، اسناد و سایر فایل های دیجیتال بهبود می‌بخشد. مدیریت دارایی دیجیتال برای سازمان هایی که به دنبال بهبود ROI محتوا، سرعت بخشیدن به تولید محتوا و بهره‌وری، رساندن محتوا به بازار سریعتر و افزایش مقیاس پذیری و چابکی بازاریابی هستند، مفید است. مدیریت دارایی دیجیتال (Digital Asset Management) به فرایندهای سازمانی گفته می‌شود که برای سازماندهی، ذخیره‌سازی، دسترسی، و استفاده از دارایی دیجیتال مانند فایل‌های صوتی، تصویری، ویدیویی، اسناد، تصاویر، و نرم‌افزارها انجام می‌شود. هدف این است که دارایی دیجیتال به‌صورت مؤثر و کارآمد مدیریت شده و در دسترس افرادی که به آن‌ها نیاز دارند قرار گیرند. ویژگی‌های کلیدی مدیریت دارایی دیجیتال: مثال‌های دارایی دیجیتال: ابزارهای مدیریت دارایی دیجیتال: برای مدیریت دارایی دیجیتال، ابزارهای مختلفی وجود دارند که ویژگی‌هایی مثل ذخیره‌سازی ابری، جستجوهای پیشرفته، گزارش‌گیری، و همکاری تیمی را فراهم می‌کنند. از جمله این ابزارها می‌توان به Adobe Experience Manager, Bynder, Canto, و Widen اشاره کرد. کاربردها: مدیریت دارایی دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند و از اتلاف منابع جلوگیری کنند. تیم‌های زیر از مدیریت کارآمد دارایی‌های دیجیتال بهره‌مند می‌شوند: نکات کلیدی: