مدامیت قرار نیست فقط یک جای دیگر برای روشنکردن دوربین و شروع تماس باشد. اگر قرار بود همین باشد، بازار از ابزار جلسه آنلاین خالی نیست. مسئلهای که ما دنبال کردیم چیز دیگری بود: یک جلسه حرفهای، سبک و سازمانی که بتواند روی زیرساخت خود مجموعه نصب شود، ترافیکش داخل سازمان بماند، با تقویم و عادت کاری تیم ایرانی جور باشد و در نهایت هم به ServiceDesk Plus متصل شود.
برای خیلی از سازمانهای ایرانی، جلسه آنلاین فقط «ویدئوکنفرانس» نیست. جلسه ممکن است وسط یک رخداد زیرساختی، زمان قطعی اینترنت بینالمللی، جلسه دمو برای مشتری، ارائه فروش، کلاس آموزشی یا یک نشست حساس داخلی برگزار شود. در این شرایط، وابستگی کامل به یک سرویس خارجی میتواند خودش تبدیل به ریسک شود.
MedaMeet یا مدامیت، برای همین سناریوها ساخته شده است.
مدامیت؛ جلسه آنلاین روی زیرساخت خود سازمان
مدامیت قابلیت استقرار روی سرورهای سازمان را دارد. این یعنی سازمان میتواند هسته جلسه و سرویسهای وابسته را داخل زیرساخت خودش نگه دارد و برای سناریوهای داخلی، مسیر ارتباط شرکتکنندگان را تا حد ممکن داخل شبکه خود کنترل کند.
وقتی اجزای موردنیاز جلسه، احراز هویت، رسانه و دسترسی کاربران در داخل سازمان یا دیتاسنتر داخلی مستقر باشند، جلسههای داخلی میتوانند بدون وابستگی به سرویسهای خارجی ادامه پیدا کنند. این موضوع در زمان اختلال یا قطعی اینترنت بینالمللی اهمیتش را نشان میدهد؛ مخصوصاً برای تیمهایی که عملیاتشان نباید به دسترسی یک سرویس بیرونی گره بخورد.
در استقرار داخلی، میتوان مسیر رسانه و سرویسهای جلسه را داخل زیرساخت سازمان نگه داشت؛ بدون اینکه برای یک جلسه داخلی مجبور باشید ترافیک صوت و تصویر را از سرویس خارجی عبور دهید.
بدون خروج ترافیک جلسه از سازمان
برای سازمانی که روی حریم داده، محرمانگی یا کنترل مسیر ارتباط حساس است، محل عبور ترافیک جلسه موضوع کوچکی نیست. در مدل استقرار داخلی MedaMeet، سازمان میتواند جلسه را روی سرور خودش میزبانی کند و ارتباط داخلی کاربران را در همان محیط نگه دارد.
این مزیت فقط امنیتی نیست. در شبکههایی که کاربران داخل یک شعبه، دیتاسنتر یا شبکه سازمانی قرار دارند، نگهداشتن مسیر رسانه در زیرساخت خود مجموعه میتواند کنترل بیشتری روی کیفیت، ظرفیت و سیاستهای شبکه بدهد.
البته یک نکته مهم: تداوم کامل سرویس در زمان اختلال اینترنت به معماری نهایی استقرار شما بستگی دارد؛ DNS، گواهی، مسیر دسترسی کاربران، سرویسهای احراز هویت و هر وابستگی بیرونی باید طوری طراحی شوند که خودشان به اینترنت بینالمللی وابسته نباشند. مزیت مدامیت این است که چنین استقرار داخلی و مستقلی را ممکن میکند.
سبک بودن یعنی جلسه ابزار کار باشد، نه پروژه جدید IT
یکی از مشکلات بعضی پلتفرمهای همکاری سازمانی این است که برای یک جلسه ساده، کل یک اکوسیستم را باید وارد سازمان کنید. مدامیت عمداً روی مسئله جلسه و مدیریت آن متمرکز است.
ساخت جلسه، دعوت مهمان، Waiting Room، صدا، تصویر، اشتراک صفحه، چت، ثبت حضور، گزارش و اتصال به ServiceDesk Plus؛ همینها باید روان و در دسترس باشند. تیم قرار نیست برای هر جلسه وارد چند سامانه مختلف شود.
کانبان جلسات؛ چون تقویم همیشه بهترین نمای مدیریتی نیست
تقویم برای دیدن «چه زمانی؟» عالی است، اما مدیر گاهی میخواهد بداند «در چه وضعیتی؟».
نمای Kanban مدامیت برای همین نیاز طراحی شده است. جلسهها را میتوان در یک نمای مدیریتی دید و سریعتر فهمید کدام جلسه در برنامه است، کدام در جریان کار قرار دارد و کدام به پایان رسیده است. برای تیمی که همزمان چند جلسه پشتیبانی، فروش، آموزش و Demo دارد، این دید بسیار کاربردیتر از جستوجو در فهرست لینکهاست.
| نمای مدیریت | برای چه چیزی مناسب است؟ | کاربرد واقعی |
|---|---|---|
| تقویم روزانه | برنامه همان روز | کارشناس ببیند امروز چه جلسههایی دارد |
| تقویم هفتگی | توزیع بار جلسهها | مدیر ازدحام جلسهها و فاصله زمانی بین آنها را بررسی کند |
| تقویم ماهانه | برنامهریزی میانمدت | جلسات آموزش، فروش و پروژه در یک نگاه |
| Kanban | دیدن وضعیت جلسهها | پیگیری جریان جلسهها بدون تمرکز صرف روی تاریخ |
تقویم شمسی؛ نه افزونه، نه وصله
اگر کاربر ایرانی هستید، احتمالاً تجربه این جمله را داشتهاید: «جلسه برای چه تاریخی بود؟ صبر کن تبدیل کنم.»
مدامیت تقویم شمسی را در خود برنامه جلسات دارد. سال، ماه، هفته و روز با منطق آشنا برای تیم ایرانی نمایش داده میشوند. این یعنی زمانبندی جلسه فروش، کلاس، پشتیبانی یا Demo دقیقاً با همان تقویمی انجام میشود که سازمان در قرارداد، برنامه داخلی و گزارشهایش استفاده میکند.
رهگیری جلسه؛ مدیر باید بداند چه اتفاقی افتاده
جلسهای که فقط یک لینک از آن باقی بماند، برای مدیریت تقریباً دادهای تولید نکرده است. MedaMeet تلاش میکند جلسه قابل رهگیری باشد؛ چه کسی وارد شد، چه زمانی وصل شد، ارتباط قطع و دوباره برقرار شد یا نه، چه مدت واقعی در جلسه حضور داشت و جلسه در چه بازهای برگزار شد.
برای تیم پشتیبانی این دادهها میتوانند کنار Worklog معنا پیدا کنند. برای آموزش، گزارش حضور مهم است. برای فروش، زمان صرفشده روی Demo و پیگیری جلسه ارزش دارد. برای مدیر پروژه، همین اطلاعات بخشی از تاریخچه تصمیمها و هماهنگیهاست.
یادآوری جلسه؛ از «یادم رفت» تا یک فرایند حرفهای
گاهی کل جلسه بهخاطر یک چیز ساده خراب میشود: کسی فراموش کرده است. مدامیت برای جلسه یادآوریهای چندمرحلهای در نظر گرفته است؛ از جمله یادآوری در بازههای ۶۰، ۳۰ و ۵ دقیقه پیش از شروع.
این یادآوریها میتوانند با اعلان و هشدار صوتی همراه شوند تا کارشناس یا مدیر وسط شلوغی روز، جلسه را از دست ندهد.
در محیطی که روزانه چندین Ticket، تماس و جلسه وجود دارد، همین ویژگی ساده عملاً بخشی از مدیریت زمان است.
تنظیمات صوتی؛ جلسه حرفهای فقط تصویر خوب نیست
صدای بد میتواند بهترین ارائه را خراب کند. در مدامیت، تجربه صوتی بخشی از طراحی جلسه است؛ از انتخاب و کنترل ورودی و خروجی صدا تا Mute، کنترل میزبان و تنظیم رفتارهای صوتی موردنیاز برای جلسههای حرفهای.
این مسئله در جلسههای فروش و Demo حتی مهمتر است. مشتری ممکن است کیفیت تصویر متوسط را تحمل کند، اما صدای ضعیف، اکو یا اختلال مداوم خیلی سریع حس غیرحرفهای ایجاد میکند.
مدامیت فقط برای پشتیبانی نیست
نقطه شروع ما Service Desk بود، اما خیلی زود روشن شد که همین زیرساخت برای سناریوهای دیگری هم ارزش دارد.
فروش
جلسه فروش باید سریع ساخته شود، مشتری با یک لینک وارد شود و کارشناس بتواند محصول یا پیشنهاد را بدون اصطکاک ارائه کند. اگر تیم فروش همزمان چند Demo دارد، تقویم شمسی، یادآوری و Kanban جلسات کمک میکنند چیزی از قلم نیفتد.
Demo محصول
Demo خوب فقط اشتراک صفحه نیست. شروع مرتب، صدای مناسب، ورود ساده مهمان، کنترل جلسه و تاریخچه قابل پیگیری همه روی برداشت مشتری اثر میگذارند.
مدامیت میتواند به تیم Presales کمک کند یک جلسه تمیز و حرفهای برگزار کند، بدون اینکه تجربه مشتری با رابط پیچیده یا ابزار نامأنوس خراب شود.
ارائه و جلسه مدیریتی
گاهی جلسه برای حل Ticket نیست؛ برای تصمیمگیری است. ارائه مدیریتی، مرور پروژه، جلسه هیئتمدیره یا نشست داخلی هم میتواند در همان بستر برگزار شود و تاریخچهاش در تقویم سازمان باقی بماند.
آموزش
کلاس آنلاین، آموزش مشتری، جلسه Onboarding یا کارگاه داخلی هم از همان قابلیتهای اصلی استفاده میکنند: لینک ساده، اشتراک صفحه، ضبط، حضور و غیاب و گزارش.
مصاحبه و مشاوره
مهمان بیرونی نباید مجبور باشد عضو سامانه شود. Invite، Room Code و Prejoin برای همین سناریوها هم کاربرد دارند.
جدول کاربردهای MedaMeet در واحدهای مختلف سازمان
| واحد | سناریو | قابلیت کلیدی MedaMeet |
|---|---|---|
| Service Desk | رفع اشکال کاربر | اشتراک صفحه، حضور، Worklog/Task، اتصال ServiceDesk Plus |
| فروش | جلسه معرفی و مذاکره | دعوت مهمان، تقویم شمسی، یادآوری، Kanban |
| Presales | Demo محصول | اشتراک صفحه، کنترل صدا، جلسه حرفهای و رهگیری |
| آموزش | کلاس و آموزش مشتری | ضبط، حضور و غیاب، اشتراک صفحه، گزارش |
| مدیریت | جلسه تصمیمگیری و پیگیری | تقویم، تاریخچه، Kanban و گزارش |
| منابع انسانی | مصاحبه | ورود مهمان بدون حساب و برنامهریزی جلسه |
| پروژه | مرور وضعیت و هماهنگی | تقویم جلسات، یادآوری و تاریخچه قابل پیگیری |
جلسه در کلاس جهانی، با طعم ایرانی
هدف مدامیت این نیست که بگوید «چون ایرانی است، پس فقط برای بازار داخلی کافی است». برعکس؛ استاندارد تجربه باید همان چیزی باشد که از یک ابزار حرفهای جهانی انتظار دارید: جلسه پایدار، رابط تمیز، کنترل میزبان، اشتراک صفحه، گزارش، یادآوری و تجربه مناسب مهمان.
تفاوت این است که روی این استاندارد، چیزهایی قرار گرفته که برای کاربر ایرانی واقعاً مهماند: تقویم شمسی، RTL، استقرار داخلی، کنترل مسیر ترافیک و اتصال به ServiceDesk Plus.
یعنی جلسهای در کلاس جهانی، با طعم ایرانی.
On-Premise برای چه سازمانهایی مهمتر است؟
- سازمانهایی که سیاست عدم خروج داده و ترافیک حساس دارند.
- مجموعههایی که در شبکه داخلی یا دیتاسنتر اختصاصی کار میکنند.
- تیمهایی که در زمان اختلال اینترنت بینالمللی باید عملیات داخلیشان ادامه پیدا کند.
- شرکتهایی که میخواهند ظرفیت، کیفیت و سیاست شبکه جلسه را خودشان کنترل کنند.
- سازمانهایی که ServiceDesk Plus را On-Premise اجرا میکنند و ترجیح میدهند ابزار جلسه هم در همان معماری باشد.
چرا اتصال به ServiceDesk Plus هنوز مهمترین تفاوت است؟
تمام ویژگیهای بالا مهماند، اما چیزی که مدامیت را از یک ویدئوکنفرانس عمومی جدا میکند، همچنان اتصال آن به جریان Service Desk است.
جلسه پشتیبانی بخشی از رسیدگی به کاربر است. وقتی زمان جلسه، حضور و نتیجه بتوانند در کنار Request، Task و Worklog قرار بگیرند، مدیر تصویر کاملتری از کاری که تیم انجام داده میبیند.
این همان حلقهای است که معمولاً بین ابزارهای جلسه و Help Desk گم میشود.
مدامیت را فقط برای پشتیبانی نبینید
اگر تیم فروش، آموزش، Presales یا مدیریت پروژه دارید، MedaMeet را روی همان سناریوها هم امتحان کنید. جلسهای سبک، فارسی، شمسی و قابل استقرار روی زیرساخت خودتان.
سخن پایانی
برای ساختن مدامیت، مسئله ما این نبود که «یک ابزار تماس تصویری دیگر» به بازار اضافه کنیم. اگر فقط تماس میخواستیم، ابزار کم نیست.
مسئله این بود که سازمان ایرانی بتواند جلسه را روی زیرساخت خودش برگزار کند، در شرایط حساس وابستگی کمتری به اینترنت بینالمللی داشته باشد، ترافیک داخلی را داخل سازمان نگه دارد، جلسه را با تقویم شمسی و Kanban مدیریت کند، پیش از شروع یادآوری بگیرد، صدا و کنترلهای جلسه را حرفهای مدیریت کند و در پایان، نتیجه را به جایی برگرداند که کار واقعاً در آن مدیریت میشود: ServiceDesk Plus.
و بعد فهمیدیم این فقط مسئله تیم پشتیبانی نیست.
همین ابزار برای فروش، Demo، آموزش، ارائه، مصاحبه و جلسه مدیریتی هم معنا دارد. چون در نهایت همه اینها یک چیز میخواهند: یک جلسه حرفهای، ساده، قابل کنترل و قابل پیگیری.
مدامیت؛ یک لینک تا کنار هم بودن.
