هر سازمانی روشی برای شناسایی دارایی‌هایش استفاده می‌کند. یکی بارکد میزند یکی شماره اموال می‌چسباند. یکی اسم می‌نویسد و یکی...
اما همه اینها چالش برانگیزند و با بزرگ شدن سازمان و تغییرات مکرر خاصیت همیشگی، مفهوم و سادگی خود را از دست می‌دهند..

تصور کنید وارد یک انبار بزرگ و نامرتب می‌شوید. جعبه‌های بی‌شماری روی هم تلنبار شده‌اند، هیچ برچسبی ندارند و شما باید به دنبال یک قطعه خاص بگردید. چقدر طول می‌کشد تا آن را پیدا کنید؟ آیا اصلاً موفق به پیدا کردنش می‌شوید؟ حالا این سناریو را به دنیای فناوری اطلاعات منتقل کنید. سرورها، لپ‌تاپ‌ها، نرم‌افزارها و تجهیزات شبکه، همگی دارایی‌های ارزشمند شما هستند. اگر نام‌گذاری و نظم درستی نداشته باشند، مدیریت، پشتیبانی و حتی امنیت آن‌ها به یک کابوس تبدیل می‌شود.

چالش‌های پیش روی شما چیست؟

این بخش، پرسش‌های کلیدی را برای شما مطرح می‌کند تا به عمق موضوع فکر کنید:

1. آیا می‌دانید دقیقا چند سرور دارید؟
   • آیا نام‌گذاری فعلی سرورهای شما نشان می‌دهد که هر سرور برای چه هدفی استفاده می‌شود؟ (مثلاً سرور وب، پایگاه داده، یا بک‌آپ).
   • در صورت بروز مشکل، چقدر طول می‌کشد تا مسئول مربوطه را پیدا کنید؟
2. آیا لپ‌تاپ‌های جدید به راحتی قابل شناسایی هستند؟
   • وقتی یک لپ‌تاپ جدید خریداری می‌شود، آیا بلافاصله یک نام استاندارد به آن اختصاص داده می‌شود؟
   • آیا نام‌گذاری لپ‌تاپ‌ها نشان می‌دهد که متعلق به کدام بخش یا کدام کارمند هستند؟
3. مدیریت نرم‌افزارها چطور؟
   • آیا نام‌گذاری نرم‌افزارها به شما در مدیریت لایسنس‌ها کمک می‌کند؟
   • چگونه متوجه می‌شوید کدام نسخه از یک نرم‌افزار روی کدام سیستم نصب شده است؟
4. استاندارد نام‌گذاری شما چقدر قابل انعطاف است؟
   • آیا سیستمی دارید که برای رشد آینده شرکت و افزودن دارایی‌های جدید، به اندازه کافی مقیاس‌پذیر باشد؟
   • اگر یک دارایی از بین برود یا جایگزین شود، آیا نام آن به سرعت از سیستم حذف می‌گردد تا از سردرگمی جلوگیری شود؟
5. آیا نام‌گذاری شما به امنیت کمک می‌کند؟
   • یک مهاجم به محض ورود به شبکه، به دنبال کشف دارایی‌ها می‌گردد. آیا نام‌گذاری‌های شما اطلاعات حیاتی (مانند نوع سیستم‌عامل، یا نقش کلیدی یک سرور) را به راحتی در اختیار او قرار نمی‌دهد؟

در نهایت، پاسخ به این پرسش‌ها به شما نشان می‌دهد که چقدر نیاز به یک استاندارد نام‌گذاری دارایی‌های فناوری اطلاعات (IT Assets) دارید تا مدیریت IT را از یک انبار درهم و برهم به یک سیستم سازمان‌یافته و کارآمد تبدیل کنید.

استاندارد نام‌گذاری دارایی‌های IT

• ساختار پیشنهادی:[Location]-[Department]-[AssetType]-[Number]
  • Location (محل): کد شعبه یا شهر (TEH، ISF، TRK)
  • Department (دپارتمان): کد واحد سازمانی (HR، FIN، IT، OPS)
  • AssetType (نوع دارایی): نوع تجهیز (LAP=لپ‌تاپ، SRV=سرور، SW=نرم‌افزار)
  • Number (شماره ترتیبی): شناسه یکتا (سه یا چهاررقمی)
  🔹 مثال:
  • TEH-IT-LAP-0023 → لپ‌تاپ شماره ۲۳ واحد IT در تهران
  • TRK-FIN-SRV-0001 → سرور مالی شماره ۱ در ترکیه
• اصول تکمیلی:
  1. یکتا بودن نام دارایی
  2. عدم استفاده از کاراکترهای خاص (فقط حروف انگلیسی، عدد، خط تیره)
  3. طول معقول (حداکثر ۲۰–۲۵ کاراکتر)
  4. یکسان‌سازی بین نرم‌افزار و سخت‌افزار

جدول کامل نام‌گذاری دارایی‌های IT

حتماً، این یک جدول اختصار بخش کد دارایی‌ها و نوع تجهیز است که می‌تواند برای Naming Convention و Asset Management استفاده شود:

نکات:

1. این اختصارات می‌توانند بخش اول Asset Code یا Computer Name باشند.
2. شماره یا شناسه یکتا بعد از این کد می‌آید، مثال: LAP-TEH-0042
3. محل یا واحد سازمانی را می‌توان در سیستم مدیریت دارایی ثبت کرد و نیازی نیست در کد تکرار شود.

جدول کامل نام‌گذاری CI ها برای CMDB

نکات:

1. شماره یکتا آخر همیشه برای هر دارایی مستقل است.
2. کد محل و واحد سازمانی (مثلاً TEH-IT) در سیستم CMDB ثبت می‌شود و قابل تغییر است، بدون تغییر نام فیزیکی دارایی.
3. این جدول شامل تمام دارایی‌های تصویری و تجهیزات نرم‌افزاری/شبکه و کاربری است.

چالش‌ها

• مقاومت کارکنان: «اسم‌گذاری سخت است، همان شماره سریال کافیست!»
• نام‌گذاری غیرمنسجم بین واحدها یا شعب مختلف
• تغییر مکان یا مالکیت دارایی (مثلاً لپ‌تاپی که از واحد مالی به IT منتقل می‌شود)
• ناسازگاری با سیستم‌های قدیمی یا نرم‌افزارهای مدیریت دارایی
• نبود مرجع واحد یا مسئول برای تأیید و اعمال استاندارد

سناریو: فرض کنید در یک شرکت چندملیتی:

• شعبه تهران، واحد مالی لپ‌تاپ‌ها را با فرمت Laptop-01 نام‌گذاری کرده است.
• واحد IT همان شعبه لپ‌تاپ‌هایش را با فرمت TEH-LAPTOP-000X ثبت کرده.
• شعبه استانبول اصلاً نام‌گذاری ندارد و فقط سریال سازنده را وارد می‌کند.

حالا وقتی مدیر IT کل سازمان می‌خواهد گزارشی از وضعیت دارایی‌ها بگیرد، داده‌ها شلوغ و غیرقابل مقایسه‌اند. مثلاً نمی‌توان فهمید کدام دارایی مربوط به کدام مکان یا واحد است.

با اعمال یک استاندارد واحد (مثلاً Location-Dept-Type-Number) همه دارایی‌ها به‌صورت شفاف ثبت می‌شوند و در گزارش‌گیری، انتقال دارایی و کنترل هزینه، شفافیت بالاتر خواهد بود.

جدول تطبیقی ساده و کاربردی برای چالش‌های نام‌گذاری دارایی‌های IT و راهکارها:

نامگذاری پیشنهادی مدانت با بررسی ۳۰۰ سازمان

از آنجایی که فقر نیروی متخصص، نبودن برنامه بلندمدت اجرای سیاست‌های استاندارد نامگذاری و جابجایی مکرر سازمانی، سبب تغییرات زیاد تجهیزات میشود روش نامگذاری مدانت برای تمام تجهیزات این است: Asset-Ref+AssetID یعنی ترکیب اختصار نوع دارایی و شماره اموال!

نام‌گذاری دارایی‌های فناوری اطلاعات (IT Assets) یک جنبه حیاتی از مدیریت IT است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. نام‌گذاری پیشنهادی مدانت با تمرکز بر ثبات و یکتایی شناسه دارایی، پاسخی به چالش‌های رایج در سازمان‌ها مانند جابجایی کارکنان، تغییر محل استقرار و کمبود منابع متخصص است.

بررسی رویکرد مدانت

رویکرد مدانت برای نام‌گذاری دارایی‌ها بر یک اصل ساده و در عین حال قدرتمند بنا شده است: Asset-Ref + AssetID.

• Asset-Ref: یک اختصار (Abbreviation) برای نوع دارایی (مثلاً "SRV" برای سرور، "PC" برای کامپیوتر شخصی، "PRN" برای پرینتر).
• AssetID: یک شماره یکتا که شماره شناسایی منحصر به فرد دارایی است.

برای مثال، یک سرور می‌تواند با نام SRV-12345 نام‌گذاری شود. این رویکرد به دلایل زیر منطقی و کارآمد است:

1. ثبات و پایداری: برخلاف نام‌گذاری‌های مبتنی بر موقعیت، بخش سازمانی یا نام کاربر (مانند "Server-Accounting-Tehran" یا "PC-Ali"), شناسه Asset-Ref+AssetID با تغییر مالک، محل یا کاربر، هرگز تغییر نمی‌کند. این ویژگی، مدیریت را به شدت ساده می‌کند، زیرا نیاز به به‌روزرسانی مداوم نام دارایی در سیستم‌های ردیابی و مستندات وجود ندارد.
2. شناسایی سریع نوع دارایی: با یک نگاه به نام، می‌توان بلافاصله نوع دارایی را تشخیص داد. این امر به خصوص در محیط‌های بزرگ که دارایی‌های متنوعی وجود دارد، در عیب‌یابی و پشتیبانی کمک شایانی می‌کند. یک پشتیبان IT می‌تواند فوراً تشخیص دهد که با یک سرور، یک پرینتر یا یک لپ‌تاپ سروکار دارد.
3. یکتایی مطلق: شماره اموال یا AssetID به خودی خود یک شناسه منحصر به فرد است. ترکیب آن با یک اختصار، یک لایه اضافی از وضوح را اضافه می‌کند و اطمینان می‌دهد که هر دارایی در کل سازمان دارای یک شناسه کاملاً یکتا است.
4. کاهش خطای انسانی: این سیستم از پیچیدگی نام‌گذاری‌های طولانی و چندبخشی که ممکن است دچار اشتباهات تایپی شوند، جلوگیری می‌کند. نام‌های کوتاه و استاندارد، احتمال خطا را کاهش می‌دهند.

نقاط قوت:

• سادگی: این رویکرد به شدت ساده و قابل اجرا برای هر سازمانی در هر مقیاسی است.
• مقاومت در برابر تغییر: با توجه به جابجایی‌های مکرر سازمانی و تغییرات پرسنل، این روش پایداری بالایی دارد.
• کارایی در مدیریت: نام‌گذاری ثابت، مدیریت دارایی‌ها را در طول چرخه عمرشان بسیار آسان می‌کند.

نقاط ضعف احتمالی:

• عدم ارائه اطلاعات جزئی: این روش به تنهایی، اطلاعاتی در مورد محل قرارگیری، مالک یا کاربری دارایی ارائه نمی‌دهد. برای دستیابی به این اطلاعات، باید به یک سیستم مدیریت دارایی (Asset Management System) مانند CMDB مراجعه کرد که شناسه AssetID در آن ثبت شده است.
• اما برای این ضعف هم راهکار داریم و آن درج اطلاعات مکان در فیلدهای دیگر دارایی است. مالک دارایی هم در ابزارهای ITSM یا ITAM قابل تعیین است.

رویکرد مدانت برای نام‌گذاری دارایی‌های IT، یک راه‌حل کارآمد و واقع‌بینانه برای سازمان‌های ایرانی است که با چالش‌های خاصی مانند جابجایی‌های مکرر نیروی انسانی و کمبود زیرساخت‌های لازم برای مدیریت پیچیده روبرو هستند. این روش، با تأکید بر سادگی، ثبات و یکتایی، سنگ بنای محکمی برای یک استراتژی موفق مدیریت دارایی‌های IT فراهم می‌کند. در نهایت، هر چند ممکن است به تنهایی تمام اطلاعات مورد نیاز را ارائه ندهد، اما به‌عنوان یک شناسه اصلی و پایدار، هسته مرکزی یک سیستم مدیریت دارایی جامع را تشکیل می‌دهد.

چرا این روش نامگذاری/کدگذاری بهتر است؟

• چون این شناسه یکتا با جابجایی مالک دارایی نیازی به تغییر ندارد.
• چون این شناسه یکتا با جابجایی محل استقرار دارایی نیازی به تغییر ندارد.
• چون این شناسه یکتا با استفاده کننده از دارایی نیازی به تغییر ندارد.
• با یک نگاه میتوان فهمید با چه نوع دارایی روبرو هستیم.
• مالک و محل دارایی تغییر میکند اما نوع دارایی نه! بعبارتی ماوس تبدیل به کیبورد نمیشود.
• نه فقط برای دارایی‌ها بلکه برای هر نوع CI قابل تعمیم است. یعنی مهم نیست دارایی فیزیکی است یا مجازی یا آدم‌ها و گروه‌ها و سیاست‌ها و اسناد است

این یک جدول مقایسه‌ای است که رویکرد نام‌گذاری مدانت (Asset-Ref+AssetID) را با دو رویکرد رایج دیگر در سازمان‌ها مقایسه می‌کند.

همان‌طور که در جدول بالا مشاهده می‌شود، هر روش نام‌گذاری دارای نقاط قوت و ضعف خاص خود است. رویکرد مدانت، با تمرکز بر پایداری و یکتایی شناسه، در برابر تغییرات سازمانی و جابجایی‌های مکرر مقاوم است. در حالی که روش‌های دیگر ممکن است اطلاعات بیشتری را به صورت بصری ارائه دهند، اما پایداری کمتری دارند و با هر تغییر، مدیران IT را با چالش‌های جدیدی مواجه می‌کنند.

رویکرد مدانت برای سازمان‌هایی که به دنبال یک پایه محکم و بلندمدت برای مدیریت دارایی‌ها هستند، ایده‌آل است. این روش فرض را بر این می‌گذارد که مدیریت دارایی‌های پیچیده باید در یک سیستم متمرکز (مانند CMDB) انجام شود، نه در خود نام دارایی. این رویکرد، در نهایت به کاهش خطای انسانی و افزایش کارایی در مقیاس بزرگ کمک می‌کند.

اما به تنهایی کافی نیست! برای تکمیل و داشتن یک CMDB قوی این فیلدها نیز همراه نام یکتای دارایی باشد:

• کاربر دارایی یا CI
• کاربرد دارایی یا CI
• دپارتمان دارایی یا CI
• محل دارایی یا CI
• وضعیت دارایی یا CI
• نوع دارایی یا CI

بطور مثال:

• نام یکتا: WS-2055311
• کاربر: Arash Kiani
• کاربرد: تست
• دپارتمان: منابع انسانی
• محل استقرار: تهران
• وضعیت: در حال استفاده
• نوع: Workstation

و این اطلاعات باید توسط یک مدیر انبار یا دارایی آپدیت و به روز نگاه داشته شود. با کمترین نرخ تغییر روی سیستم‌های کامیپوتری و عملیاتی!

I can't create or send images. However, I can provide the table in a horizontal format using text.

رای تکمیل یک CMDB (پایگاه داده مدیریت پیکربندی) قوی، فیلدهایی که مدانت ذکر کرده کاملاً اساسی و حیاتی هستند. این اطلاعات، همراه با نام یکتای دارایی، هسته اصلی یک CMDB کارآمد را تشکیل می‌دهند. این رویکرد، نام‌گذاری پایدار را با داده‌های پویا و قابل به‌روزرسانی ترکیب می‌کند.

نقش CMDB در مدیریت اطلاعات دارایی

گفتیم که نام یکتای دارایی (مثلاً SW-2055311) به تنهایی برای مدیریت کافی نیست. CMDB مانند یک سیستم مرکزی عمل می‌کند که تمامی جزئیات متغیر و مهم دارایی را در خود ذخیره می‌کند. فیلدهایی که شما به آن‌ها اشاره کردید، در واقع ویژگی‌های اصلی هر دارایی هستند که باید در این پایگاه داده ثبت شوند.

• نام یکتا (Unique Name): این شناسه، کلید اصلی و ثابت در CMDB است.
• کاربر (User): شخصی که از دارایی استفاده می‌کند. این فیلد ممکن است به طور مکرر تغییر کند.
• کاربرد (Purpose): نقش دارایی (مثلاً "تست"، "تولید" یا "پشتیبانی").
• دپارتمان (Department): بخش سازمانی مرتبط با دارایی.
• محل استقرار (Location): مکان فیزیکی دارایی (مانند "تهران" یا "دفتر مرکزی").
• وضعیت (Status): حالت فعلی دارایی (مانند "در حال استفاده"، "انبار شده" یا "بازنشسته").
• نوع (Type): نوع کلی دارایی (مثلاً "Workstation", "Server", "Laptop").

مکانیزم به‌روزرسانی اطلاعات

نرخ تغییر پایین در اطلاعات سیستم‌های کامپیوتری و عملیاتی، هدفی کلیدی برای هر مدیر انبار یا دارایی است. برای دستیابی به این هدف، می‌توان از یک فرآیند رسمی و مشخص استفاده کرد:

1. تعیین مسئولیت: مسئولیت به‌روزرسانی CMDB باید به یک فرد یا تیم خاص (مانند مدیر انبار یا تیم مدیریت دارایی IT) سپرده شود.
2. فرآیند تغییر (Change Process): هرگونه تغییر در یک دارایی (مانند انتقال به بخش دیگر یا تغییر وضعیت) باید از طریق یک فرآیند رسمی به اطلاع مدیر انبار برسد. این فرآیند می‌تواند شامل یک فرم درخواست تغییر یا یک تیکت در سیستم‌های ITSM باشد.
3. به‌روزرسانی دوره‌ای (Periodic Updates): علاوه بر به‌روزرسانی‌های مبتنی بر تغییر، بازرسی‌های دوره‌ای (مثلاً ماهانه یا فصلی) برای اطمینان از صحت اطلاعات در CMDB ضروری است.
4. اتوماسیون: استفاده از ابزارهای خودکار برای کشف دارایی‌ها و به‌روزرسانی برخی از فیلدها (مانند مشخصات سخت‌افزاری یا آدرس IP) می‌تواند بار کاری را کاهش داده و دقت را افزایش دهد.