هر سازمانی روشی برای شناسایی دارایی‌هایش استفاده می‌کند. یکی بارکد میزند یکی شماره اموال می‌چسباند. یکی اسم می‌نویسد و یکی…اما همه اینها چالش برانگیزند و با بزرگ شدن سازمان و تغییرات مکرر خاصیت همیشگی، مفهوم و سادگی خود را از دست می‌دهند.. تصور کنید وارد یک انبار بزرگ و نامرتب می‌شوید. جعبه‌های بی‌شماری روی هم تلنبار شده‌اند، هیچ برچسبی ندارند و شما باید به دنبال یک قطعه خاص بگردید. چقدر طول می‌کشد تا آن را پیدا کنید؟ آیا اصلاً موفق به پیدا کردنش می‌شوید؟ حالا این سناریو را به دنیای فناوری اطلاعات منتقل کنید. سرورها، لپ‌تاپ‌ها، نرم‌افزارها و تجهیزات شبکه، همگی دارایی‌های ارزشمند شما هستند. اگر نام‌گذاری و نظم درستی نداشته باشند، مدیریت، پشتیبانی و حتی امنیت آن‌ها به یک کابوس تبدیل می‌شود. چالش‌های پیش روی شما چیست؟ این بخش، پرسش‌های کلیدی را برای شما مطرح می‌کند تا به عمق موضوع فکر کنید: در نهایت، پاسخ به این پرسش‌ها به شما نشان می‌دهد که چقدر نیاز به یک استاندارد نام‌گذاری دارایی‌های فناوری اطلاعات (IT Assets) دارید تا مدیریت IT را از یک انبار درهم و برهم به یک سیستم سازمان‌یافته و کارآمد تبدیل کنید. استاندارد نام‌گذاری دارایی‌های IT جدول کامل نام‌گذاری دارایی‌های IT حتماً، این یک جدول اختصار بخش کد دارایی‌ها و نوع تجهیز است که می‌تواند برای Naming Convention و Asset Management استفاده شود: کد معنی نوع دارایی LAP Laptop لپ‌تاپ SRV Server سرور SW Software نرم‌افزار WS WorkStation کامپیوتر رومیزی PRN Printer پرینتر HHD Hard Disk / External هارد اکسترنال / داخلی NB Notebook نوت‌بوک NET Network Device تجهیزات شبکه (سوئیچ، روتر) MON Monitor مانیتور UPS UPS / Power Supply دستگاه UPS MOB Mobile موبایل یا تبلت CAM Camera دوربین (IP / Security) نکات: جدول کامل نام‌گذاری CI ها برای CMDB کد تجهیز نوع تجهیز مثال کد دارایی (Asset Code) UPS دستگاه UPS UPS-TEH-IT-0001 DOC اسناد / مدارک DOC-TEH-PRC-0001 SCN اسکنر SCN-TEH-IT-0002 APT املاک و مستندات APT-TEH-PRC-0001 HP هدست / Accessory HP-TEH-IT-0003 WS ایستگاه کاری (Workstation) WS-TEH-IT-0004 TAB تبلت TAB-TEH-HR-0001 TEL تلفن شبکه / VOIP TEL-TEH-OPS-0001 NAS دستگاه ذخیره‌سازی NAS-TEH-IT-0005 DPT دیتاپورت / Patch Panel DPT-TEH-IT-0006 SRV دیتاسنتر / سرور SRV-TEH-IT-0007 RTR روتر RTR-TEH-IT-0008 SW سوییچ SW-TEH-IT-0009 RACK رک RACK-TEH-IT-0010 SRV سرور SRV-TEH-IT-0011 ITSV سرویس فناوری اطلاعات ITSV-TEH-IT-0012 POS سرویس‌های تجاری / POS POS-TEH-FIN-0001 SEN سنسور اتاق SEN-TEH-OPS-0001 SVR سرویس‌سخت‌افزار SVR-TEH-IT-0013 SWC سوییچ نرم‌افزاری / Software Switch SWC-TEH-IT-0014 NET شبکه NET-TEH-IT-0015 FLW فایروال FLW-TEH-IT-0016 MOB موبایل MOB-TEH-HR-0002 SWO نرم‌افزار SWO-TEH-IT-0017 VID ویدئو پروژکتور VID-TEH-OPS-0002 PRN پرینتر PRN-TEH-IT-0018 KB کیبورد KB-TEH-IT-0019 USR کاربران USR-TEH-IT-0020 CLS کلاینت / Client CLS-TEH-IT-0021 GP گروه‌های پشتیبانی GP-TEH-IT-0022 نکات: چالش‌ها سناریو: فرض کنید در یک شرکت چندملیتی: حالا وقتی مدیر IT کل سازمان می‌خواهد گزارشی از وضعیت دارایی‌ها بگیرد، داده‌ها شلوغ و غیرقابل مقایسه‌اند. مثلاً نمی‌توان فهمید کدام دارایی مربوط به کدام مکان یا واحد است. با اعمال یک استاندارد واحد (مثلاً Location-Dept-Type-Number) همه دارایی‌ها به‌صورت شفاف ثبت می‌شوند و در گزارش‌گیری، انتقال دارایی و کنترل هزینه، شفافیت بالاتر خواهد بود. جدول تطبیقی ساده و کاربردی برای چالش‌های نام‌گذاری دارایی‌های IT و راهکارها: چالش راهکار عملیاتی مقاومت کارکنان برای رعایت استاندارد (اسم‌گذاری سخت است) – ساده کردن قالب نام‌گذاری– آموزش کوتاه و عملی– خودکارسازی نام‌گذاری در نرم‌افزار مدیریت دارایی نام‌گذاری غیرمنسجم بین واحدها یا شعب – تعریف و ابلاغ سند رسمی Naming Convention– ایجاد مرکز کنترل (Asset Governance Team)– پیاده‌سازی استاندارد در کل سازمان با نرم‌افزار مدیریت دارایی تغییر مکان یا مالکیت دارایی – استفاده از AssetID یکتا و ثابت– عدم تغییر نام دارایی برای انتقال– ثبت تاریخچه تغییرات در CMDB ناسازگاری با سیستم‌های قدیمی – طراحی قالب نام‌گذاری مطابق محدودیت‌های نرم‌افزار– استفاده از فیلدهای اضافی در سیستم برای اطلاعات استاندارد– مهاجرت تدریجی داده‌ها نبود مرجع واحد برای اعمال استاندارد – ایجاد Asset Governance […]

یکی از ارگان‌های دولتی که بیش از ۲۰۰ کارمند فناوری اطلاعات و ۵۰۰۰ قلم دارایی در حوزه خدمات دارد با چالش‌های بزرگی دست و پنجه نرم‌ می‌کند. بخش IT این شرکت با انبوهی از تجهیزات و نرم‌افزارهای مختلف مواجه است که بسیاری از آنها به دلیل قدیمی بودن و عدم پشتیبانی، مشکلات متعددی را هم برای خودشان هم برای کاربران ایجاد کرده‌ اعم از: کاهش سرعت سیستم‌ها، قطع مکرر سرویس‌ها، افزایش سطح ریسک‌های امنیتی و هزینه‌های تعمیر بالا. کندی در ارایه خدمات و افزایش انبوه نارضایتی کاربران. هزینه واقعی فناوری‌های منسوخ و قدیمی این سازمان چقدر است؟ برای محاسبه‌ی هزینه‌ی واقعی فناوری‌های قدیمی در سازمانی با مشخصات ذکرشده (بیش از ۲۰۰ کارمند و ۵۰۰۰ دارایی IT)، می‌توان هزینه‌ها را به چند دسته‌ی اصلی تقسیم کرد. جدول زیر یک برآورد تقریبی و قابل تنظیم از این هزینه‌هاست: نوع هزینه شرح کوتاه برآورد سالانه (تومان) کاهش بهره‌وری کارکنان اتلاف زمان روزانه به‌علت کندی سیستم‌ها (۲۰۰ نفر × ۳۰ دقیقه × ۲۵۰ روز) × میانگین حقوق ساعتی ۷۵۰،۰۰۰،۰۰۰ افزایش هزینه‌های نگهداری قطعات یدکی، نیروی پشتیبانی بیشتر، مراجعه مکرر ۵۰۰،۰۰۰،۰۰۰ قطعی و اختلال در سرویس‌ها کاهش درآمد/خروجی یا افزایش نارضایتی در اثر قطعی سیستم‌ها ۳۵۰،۰۰۰،۰۰۰ ریسک‌های امنیتی احتمال نفوذ یا از دست رفتن اطلاعات + هزینه بازیابی یا جریمه‌ها ۶۰۰،۰۰۰،۰۰۰ عدم سازگاری با نرم‌افزارهای جدید هزینه دوباره‌کاری یا توسعه خاص برای سازگاری ۲۵۰،۰۰۰،۰۰۰ فرصت‌های از دست‌رفته ناتوانی در اجرای پروژه‌های تحول دیجیتال یا اتوماسیون ۴۰۰،۰۰۰،۰۰۰ جمع کل تخمینی سالانه: حدود ۲ میلیارد و ۸۵۰ میلیون تومان این ارقام قابل تنظیم بر اساس حقوق متوسط کارکنان، نرخ دستمزد پشتیبانی، و شدت خرابی سیستم‌ها هستند. برای دقت بیشتر، می‌توان از نرم‌افزارهای تحلیل هزینه کل مالکیت (TCO) استفاده کرد. با چنین رقم بالایی این سازمان چگونه می‌تواند آن را به حداقل برساند؟ برای پاسخ به این سناریو ابتدا باید چالش‌ها را از نزدیک ببینیم. پرسش‌ها و چالش‌های این سازمان: منحنی پیشرفت فناوری هر روز تندتر می‌شود. این روند بی‌تردید فرصت‌هایی به همراه دارد، اما چالش‌هایی نیز ایجاد می‌کند. یکی از پرسش‌های کلیدی برای سازمان‌هایی که نوآوری مستمر را در اولویت قرار داده‌اند این است: با فناوری‌های از رده خارج چه باید کرد؟ به‌عبارت‌دیگر، چگونه می‌توان از پیش تشخیص داد که دارایی‌های ما — و در نتیجه، کسب‌وکارمان — در معرض خطر قرار دارند؟ چه راهبردهایی می‌توان برای پیشگیری از مشکلات پیاده کرد؟ و چه ابزارهایی باید به کار گرفت تا یک قدم جلوتر بود؟ این نگرانی‌ها نه‌تنها قابل‌درک، بلکه کاملاً رایج‌اند. طبق «گزارش آمادگی شرکت Kyndryl»، ۶۴٪ از ۳۲۰۰ مدیر و تصمیم‌گیرنده مورد بررسی، نسبت به سیستم‌های قدیمی خود ابراز نگرانی کرده‌اند. در حالی که تقریباً همه شرکت‌کنندگان اعلام کرده‌اند نوسازی فناوری در سازمانشان اولویت دارد، ۴۴٪ از زیرساخت‌های حیاتی در آستانه پایان عمر خود هستند. این چیزها نگران‌کننده است، نه؟ نیازی نیست مدانت به شما بگوید که: این وضعیت خطرات بی‌شماری به‌دنبال دارد. اما همه چیز هم تیره و تار نیست. در این مقاله، نه‌تنها به بررسی مهم‌ترین ریسک‌های ناشی از استفاده از فناوری‌های قدیمی می‌پردازیم، بلکه راهکارهای مدیریت این وضعیت را از طریق یک استراتژی چرخه عمر فناوری اطلاعات نیز مرور خواهیم کرد. آماده‌اید؟ برویم سراغ اصل مطلب! فناوری از رده خارج چیست؟ فناوری از رده خارج به سیستم‌ها، نرم‌افزارها یا سخت‌افزارهایی اطلاق می‌شود که دیگر مطابق با استانداردهای روز یا قابل رقابت با جایگزین‌های مدرن نیستند. گرچه این ابزارها ممکن است هنوز کار کنند، اما معمولاً در عملکرد، امنیت و سازگاری دچار ضعف‌اند و سازمان‌ها را در پاسخ‌گویی به نیازهای سریع امروزی دچار مشکل می‌کنند. واقعیت این است که بسیاری از این فناوری‌های قدیمی (از جمله سیستم‌های میراثی یا Legacy) همچنان قادر به انجام وظایف خود هستند، اما نه بدون دردسر: کندی در هماهنگی با سیستم‌های جدید، کاهش بهره‌وری، و افزایش هزینه‌های نگهداری از […]

چگونه تجهیزات کارکنان جدید را ردیابی کنیم و قابلیت ردیابی فرایند ورود به سازمان را بهبود دهیم؟ در یکی از بانک‌های بزرگ کشور، دغدغه‌ی مدیریت هوشمند دارایی‌های کاربران را دارند.آنان بدرستی نمی‌دانند چه تعداد کامپیوتر در طبقات و ساختمان‌های مختلف هست؟نمی‌دانند آیا کاربری از سازمان رفته یا هنوز هست!نمی‌دانند دارایی‌ کاربری که اخراج شده یا استعفا داده دست چه کسی است؟از طرفی انفورماتیک این سازمان شبیه فناوری اطلاعات بسیاری از سازمان‌ها اصولاً پرینتر، دستگاه‌های بزرگ‌تر یا تجهیزات مشترک مثل پروژکتور و مودم را مستقیماً به واحدها تحویل می‌دهند، نه به کاربر نهایی. اما این چالش‌زاست اگر: این سناریو باعث سردرگمی، اتلاف وقت و هزینه‌های اضافی در نگهداری و پیگیری دارایی‌ها می‌شود. اما فقط این نیست؛ یک کارمند ممکن است استعفا دهد یا ترک‌کار کند یا یک سری دارایی در اختیار داشته باشد که هرگز امضا یا سندی را در هنگام دریافت تایید نکرده. بیایید واقع‌بین باشیم — ردیابی دارایی‌های فناوری اطلاعات فقط به مرحله‌ی خرید و انبارداری ختم نمی‌شود. یکی از رایج‌ترین (و حیاتی‌ترین) چالش‌ها در زمان ورود کارکنان جدید رخ می‌دهد. یک لپ‌تاپ از بخش فناوری اطلاعات خارج می‌شود، از منابع انسانی یا تدارکات عبور می‌کند و در نهایت به دست کارمند جدید می‌رسد. اما چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که این تحویل به‌درستی مستند شده است؟ مهم‌تر از آن، چطور تجهیزات کارکنان جدید را به شکلی ایمن، قابل‌ممیزی و بدون وابستگی به کاغذبازی‌های فیزیکی پیگیری می‌کنید؟ در این مقاله ما مدانتی‌ها، به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید یک رد دیجیتال برای تحویل دارایی‌ها در زمان ورود کارکنان ایجاد کنید — از تولید سند تحویل گرفته تا ذخیره‌ی نسخه‌ی امضاشده — با استفاده از Servicedesk Plus و نکته‌ی جذاب؟ همه‌چیز در تاریخچه‌ی فعالیت دارایی ثبت می‌شود و انجام ممیزی‌ها و پیگیری‌ها را بسیار ساده می‌کند. بیایید شروع کنیم! فرآیند تجهیز کارکنان جدید چیست؟فرآیند تجهیز کارکنان جدید به تهیه، تخصیص و تحویل دارایی‌های فناوری اطلاعات — مانند لپ‌تاپ، گوشی یا لوازم جانبی — به کارمند تازه‌وارد اشاره دارد، که بخشی از آماده‌سازی روز اول کاری اوست. این فرآیند تضمین می‌کند که از همان روز نخست، کارکنان ابزارهای لازم را در اختیار دارند و هر دارایی به‌درستی مستند، ردیابی و به کاربر جدید مرتبط شده است. چگونه از همان ابتدا تجهیزات کارکنان جدید را ردیابی کنیم؟ پس از خرید لپ‌تاپ، گوشی یا هر وسیله‌ی فناوری دیگر و ثبت آن در انبار، کار تمام نشده است. آن دارایی باید به شخص مناسب تحویل داده شود — و اینجا دقیقاً جایی است که اغلب اوضاع پیچیده می‌شود. تجهیزات معمولاً توسط واحد IT، منابع انسانی یا تدارکات بسته به ساختار سازمان تحویل داده می‌شوند. اما در بسیاری از موارد، این بخش از فرایند هنوز هم به تأییدهای شفاهی یا برگه‌های چاپی متکی است که یا بایگانی می‌شوند یا گم می‌شوند. این مسئله هنگام ممیزی اطلاعات، مانند اینکه چه کسی چه چیزی را تحویل گرفته و آیا سندی امضا شده یا نه، دردسرساز می‌شود. خبر خوب اینکه با Servicedesk Plus می‌توانید کل این روند را دیجیتالی کنید — همه‌چیز در یکجا ذخیره می‌شود، همراه با تاریخچه فعالیت، فایل‌های پیوست، و ردپای شفاف برای ممیزی. مراحل کار به‌صورت گام‌به‌گام: در ادامه، جدول خلاصه‌ای از مراحل تحویل تجهیزات به کارمند جدید در سیستم Servicedesk Plus ارائه می‌شود: مرحله عنوان مرحله توضیحات کلیدی خروجی/مدارک ۱ آماده‌سازی دارایی برای تحویل ثبت دارایی در سیستم، برچسب‌گذاری (فیزیکی و دیجیتال)، تعیین وضعیت “آماده تحویل” و تکمیل مشخصات. دارایی ثبت‌شده با وضعیت مشخص و اطلاعات کامل ۲ ایجاد سند تحویل تولید سند تحویل با قالب استاندارد، درج اطلاعات گیرنده، انتخاب دارایی و تولید PDF. سند تحویل (نسخه اولیه بدون امضا) ۳ چاپ، تحویل و دریافت امضا چاپ سند، تحویل فیزیکی دارایی، دریافت امضای گیرنده و (اختیاری) تأیید مشخصات دارایی توسط وی. نسخه […]

ساختار ITAM با ایجنت یا بی‌ایجنت سناریو واقعی: مدیریت دارایی‌ها در یکی از شرکت‌های پالایش نفت کشور مشکل:مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات با بیش از ۲۰.۰۰۰ قلم تجهیزات فعال در پالایشگاه و دفتر مرکزی با مشکلات متعددی مواجه است: در این سناریو واقعی از مدیریت دارایی‌ها در یک شرکت پالایش نفت، اشتباهاتی رخ داده که می‌توان از آن‌ها درس‌های ارزشمندی گرفت. در ادامه، مهم‌ترین این اشتباهات و درس‌های قابل استخراج را مرور می‌کنیم: 🔴 اشتباهات کلیدی: راه‌حل:تیم فناوری اطلاعات تصمیم می‌گیرد از یک Asset Management استفاده کند و دنبال خودکارسازی است! در ادامه می‌خوانید:

از موجودی سنتی تا مدیریت هوشمند سرورها سناریو واقعی: کاهش ۳۰٪ هزینه‌های عملیاتی در یکی از شرکت‌های کشور با استفاده از مدیریت موجودی سرورها شرکت ایکس با بیش از ۵۰۰ سرور فیزیکی و مجازی در دیتاسنترهای مختلف خود، با چالش‌های جدی در مدیریت و رصد سرورها روبرو بود. نبود دیدگاه جامع و به‌روز از وضعیت سرورها باعث می‌شد منابع زیادی هدر برود؛ بیش از ۲۵٪ سرورها به دلیل کم‌استفاده بودن یا کارکرد ناکارآمد، هزینه‌های عملیاتی غیرضروری ایجاد می‌کردند. این شرکت توانست با استفاده از کشف خودکار و بروزرسانی لحظه‌ای، دارایی‌های خود را به صورت دقیق رصد کند. گزارش‌های تحلیلی نرم‌افزار نشان داد که می‌توان ۱۵۰ سرور را بازنشسته یا ترکیب کرد بدون اینکه عملکرد کسب‌وکار تحت تاثیر قرار گیرد. این اقدام منجر به کاهش ۳۰٪ هزینه‌های عملیاتی سالانه و بهبود ۴۰٪ در زمان پاسخ به مشکلات شد. همچنین، با یکپارچه‌سازی موجودی سرورها و سایر دارایی‌های IT در یک پلتفرم، تیم فناوری اطلاعات توانست فرآیندهای نگهداری و تعمیر را بهینه کرده و میزان خطاهای ناشی از عدم هماهنگی داده‌ها را تا ۵۰٪ کاهش دهد. این مثال نشان می‌دهد که چگونه مدیریت هوشمند موجودی سرورها نه تنها هزینه‌ها را کاهش می‌دهد، بلکه به بهبود عملکرد و امنیت زیرساخت‌های فناوری نیز کمک می‌کند. اما چطور به هدف ارزشمند رسیدند؟ فهرست مطالب: در این مقاله مدانت، همه چیز را درباره موجودی سرور برایتان بازگو می‌کند: موجودی سرور چیست، چرا اهمیت دارد و چه جایگاهی در مدیریت خدمات IT (ITSM) و مدیریت دارایی‌های IT (ITAM) دارد. اجزای کلیدی یک موجودی سرور قوی را شرح می‌دهیم، ارتباط آن با رویه‌های ITSM و ITAM را بررسی می‌کنیم و نکاتی برای بهینه‌سازی موجودی سرور ارائه می‌دهیم. در پایان، آماده خواهید بود تا کنترل کامل محیط IT خود را در دست بگیرید و از بهینه بودن، امنیت و آمادگی دائمی سرورها برای موفقیت سازمان‌تان اطمینان حاصل کنید. شروع کنیم! ادامه مطلب در صفحات بعدی…