ITOM (مدیریت عملیات فناوری اطلاعات) یا IT operations management به مجموعه‌ای از فرایندها و ابزارهایی گفته می‌شود که برای نظارت، مدیریت و بهینه‌سازی عملیات روزمره زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در یک سازمان طراحی شده‌اند. هدف اصلی ITOM تضمین عملکرد بدون وقفه و کارآمد سیستم‌ها و خدمات فناوری اطلاعات است. این فرآیند شامل نظارت بر شبکه‌ها، سرورها، ذخیره‌سازی، برنامه‌ها و سایر اجزای زیرساخت فناوری اطلاعات برای شناسایی و رفع مشکلات، بهینه‌سازی منابع و ارائه خدمات به‌موقع به کاربران است. ITOM معمولاً شامل قابلیت‌هایی مانند اتوماسیون فرایندها، مانیتورینگ و گزارش‌دهی در زمان واقعی، مدیریت تغییرات، پیش‌بینی مشکلات و مدیریت ظرفیت است. این ابزارها به تیم‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کنند تا مشکلات را قبل از اینکه به بحران تبدیل شوند شناسایی کنند و با استفاده از داده‌های جمع‌آوری‌شده، تصمیمات بهتری در مورد تخصیص منابع و مدیریت هزینه‌ها بگیرند. ITOM از این طریق به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی بالاتر، هزینه‌های کمتر و تجربه بهتری برای کاربران نهایی فراهم کنند.

ITIM (مدیریت موجودی فناوری اطلاعات) یا IT Investment Management فرآیندی است که به شناسایی، مستندسازی، سازماندهی، ذخیره‌سازی و ردیابی دارایی‌های فناوری اطلاعات سازمان می‌پردازد. این فرآیند شامل تمام منابع مرتبط با فناوری اطلاعات مانند سخت‌افزار، نرم‌افزار، مجوزها و اشتراک‌های ابری است و هدف آن ایجاد یک منبع واحد و دقیق برای اطلاعات دارایی‌ها است. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت موجودی، جزئیات هر دارایی از جمله مشخصات فنی، مکان، شناسه‌های شناسایی و تاریخ‌های تخصیص ثبت می‌شود. ITIM به سازمان‌ها کمک می‌کند تا موجودی دارایی‌های خود را در زمان واقعی ردیابی کنند، از گم‌شدن دارایی‌ها جلوگیری کنند و همچنین فرآیندهای امنیتی و حسابرسی را ساده‌تر سازند. علاوه بر این، مدیریت موجودی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بین تأمین موجودی کافی برای نیازهای عملیاتی و اجتناب از انبارداری بیش از حد تعادل ایجاد کنند، که این امر می‌تواند در بهینه‌سازی هزینه‌های فناوری اطلاعات مؤثر باشد.

ITAM (مدیریت دارایی فناوری اطلاعات) یا IT Asset Management فرآیند مستمر و جامع است که شامل شناسایی، ردیابی و مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات سازمان می‌شود. این فرآیند تمام دارایی‌ها از جمله سخت‌افزار، نرم‌افزار، مجوزها و منابع دیگر را از زمان خرید تا پایان عمر مفید آنها پوشش می‌دهد. هدف ITAM به حداکثر رساندن ارزش دارایی‌ها، بهینه‌سازی هزینه‌ها و تضمین انطباق با مقررات است. ITAM شامل فعالیت‌هایی مانند کشف دارایی‌ها، مدیریت چرخه عمر، ردیابی هزینه‌ها، ارزیابی استهلاک و اطمینان از رعایت مجوزهای نرم‌افزاری می‌شود. این فرآیند نه تنها کمک می‌کند تا دارایی‌ها به‌طور بهینه استفاده شوند، بلکه خطرات امنیتی و قانونی ناشی از استفاده نادرست یا غیرمجاز از دارایی‌ها را نیز کاهش می‌دهد.

ITSM (مدیریت خدمات فناوری اطلاعات) یا IT service management مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و فرآیندها است که به سازمان‌ها کمک می‌کند خدمات فناوری اطلاعات را به‌طور مؤثر و کارآمد مدیریت کنند. هدف اصلی ITSM ارائه خدمات با کیفیت بالا به کاربران نهایی است و این فرآیندها شامل مدیریت حوادث، مشکلات، تغییرات، و درخواست‌های خدمات می‌شود. با استفاده از چارچوب‌های مشخص مانند ITIL (کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات)، سازمان‌ها می‌توانند بهترین شیوه‌ها را در ارائه خدمات و حل مشکلات به کار ببرند و اطمینان حاصل کنند که سیستم‌ها و سرویس‌ها به‌طور پایدار و بدون اختلال کار می‌کنند. ITSM همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های مرتبط با فناوری اطلاعات را کنترل کنند و از منابع به‌صورت بهینه استفاده کنند. این مدیریت نه‌تنها به حل مشکلات و درخواست‌های فوری پرداخته، بلکه به پیشگیری از بروز مشکلات آینده نیز توجه دارد. با یکپارچه‌سازی ITSM با سایر فرآیندهای مدیریت فناوری اطلاعات، مانند مدیریت دارایی و موجودی، سازمان‌ها می‌توانند به بهره‌وری بیشتر و سطح بالاتری از رضایت مشتریان دست یابند.

پس باید فراموش نکنید که مدیریت موجودی فقط برای ردیابی تجهیزات نیست، بلکه ستون فقرات مدیریت جامع دارایی فناوری اطلاعات است. از طرفی مدیریت دارایی فناوری اطلاعات به شما کمک می‌کند از خرید تا واگذاری دارایی‌ها را به‌طور کامل پیگیری کنید، در حالی که مدیریت موجودی تضمین می‌کند که همه‌چیز در دسترس و در سطح بهینه باقی بماند. با ترکیب مدیریت موجودی و دارایی فناوری اطلاعات، از مزایای هر دو دنیا بهره‌مند شوید: ردیابی دقیق و بهینه‌سازی هزینه‌های فناوری اطلاعات!. پس اگر به دنبال بهترین روش برای مدیریت فناوری اطلاعات خود هستید، با ترکیب مدیریت موجودی و مدیریت دارایی راه‌حلی قوی برای بهره‌وری بیشتر و امنیت بالاتر ارائه خواهید داد. چطور؟ مدیریت دارایی در مقابل مدیریت موجودی یکی از بزرگترین چالش‌ها برای مدیران دارایی فناوری اطلاعات، حفظ یک رکورد دقیق از مکان و وضعیت هر دارایی متعلق به سازمان است. چرا که بخش زیادی از بودجه فناوری اطلاعات صرف خرید این دارایی‌ها می‌شود. برای پاسخ به سوالاتی ساده مانند “آن دارایی کجاست؟”، مدیران دارایی فناوری اطلاعات اغلب باید دارایی‌های دیجیتال خود را جستجو کنند، طوری که این جستجو گاهی شبیه به جستجوی سوزن در انبار کاه است. اما این انبار کاه به طور دائم در حال حرکت، رشد و گاهی اوقات به طور کامل ناپدید می‌شود. این وضعیت پویا در مدیریت دارایی‌ها، تا حد زیادی به دلیل عواملی همچون شیوه‌های ضعیف کاری کارکنان، ظهور کار ترکیبی و روندهای جدیدی مانند «دستگاه خود را بیاورید» (BYOD) ایجاد شده است. این روندها منجر به پراکندگی دارایی‌ها فراتر از مرزهای شرکت می‌شود و پیچیدگی‌های بیشتری را در فرآیند ردیابی دارایی‌ها ایجاد می‌کند. یک سیستم مدیریت موجودی و دارایی قدرتمند می‌تواند به طور مؤثر به مقابله با این چالش‌ها کمک کند و به مدیران دارایی فناوری اطلاعات امکان دهد تا به سادگی مکان و وضعیت هر دارایی را شناسایی کنند. اما این دو فرآیند چقدر مشابه یا متفاوت هستند؟ اگرچه مدیریت دارایی فناوری اطلاعات (ITAM) و مدیریت موجودی فناوری اطلاعات (ITIM) ممکن است در نگاه اول مشابه به نظر برسند، درک نقش‌های متمایز آن‌ها برای ایجاد یک سبد دارایی جامع فناوری اطلاعات ضروری است. این امر همچنین امکان ردیابی بلادرنگ دارایی‌ها و هر یک از چرخه‌های عمر آن‌ها را فراهم می‌آورد. در ادامه، به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت که چگونه سیستم‌های مدیریت موجودی و دارایی، فرآیند کار را برای مدیران دارایی فناوری اطلاعات ساده‌تر می‌کنند.