در دنیای امروز، مدیریت دارایی‌ها به یک هنر و علم تبدیل شده. با رشد سریع فناوری و تغییرات مداوم در بازار، سازمان‌ها نیازمند استراتژی‌های هوشمندانه‌ای هستند که بتوانند دارایی‌های خود را به بهترین نحو مدیریت کنند. تعیین مالکیت دارایی‌های فناوری اطلاعات و روابط آن در بخش مدیریت دارایی چیزی است که اگر به درستی انجام شود ارزش چشمگیری را رقم می‌زند...
در چارچوب مدیریت دارایی‌ها (Asset Management) و مدیریت روابط (Relationship Management) طبق ITIL، نیاز به مشخص کردن هر دو مورد "مالک دارایی" و "استفاده‌کننده" وجود دارد، ولی هر کدام به جنبه‌های متفاوتی از مدیریت متمرکز می‌شوند:
1. مدیریت دارایی‌ها (Asset Management):
- در این بخش، "مالک دارایی" بسیار اهمیت دارد. باید مشخص شود که چه کسی یا چه واحدی در سازمان مالک قانونی و مسئولیت‌دار دارایی است. این به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت، نگهداری، به‌روزرسانی و کنترل دارایی‌ها را به درستی انجام دهید. دانستن مالک به سازمان امکان می‌دهد که مسئولیت‌های مالی، تعمیرات، جایگزینی و سایر تصمیمات مرتبط با دارایی را پیگیری کند.
2. مدیریت روابط (Relationship Management):
- در این بخش، تمرکز بیشتر بر "used by" است. باید مشخص شود که چه کسی یا چه بخشی از سازمان از دارایی استفاده می‌کند. این کمک می‌کند تا ارتباط بین خدمات فناوری اطلاعات و کاربران آن خدمات بهتر درک شود و اطمینان حاصل شود که استفاده‌کنندگان به درستی از دارایی‌ها بهره می‌برند. همچنین این اطلاعات برای مدیریت تجربه کاربری و بهینه‌سازی فرآیندهای پشتیبانی بسیار مفید است.
در نتیجه، در مدیریت دارایی‌ها بیشتر تمرکز بر مالک دارایی است و در مدیریت روابط بر استفاده‌کنندگان (used by). هر دو جنبه برای مدیریت موثر دارایی‌های فناوری اطلاعات و پشتیبانی از خدمات ضروری هستند.
تعیین مالکیت دارایی
تفاوت بین کاربر و مالک یک دارایی (مانند کامپیوتر) به نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک برمی‌گردد. در زیر این تفاوت‌ها به‌طور خلاصه توضیح داده شده است:
| مفهوم | کاربر استفاده کننده یا Used By | مالک یا Owner |
| تعریف | شخصی که از دارایی (مانند کامپیوتر) استفاده می‌کند. | شخص یا گروهی که مسئولیت کلی دارایی را بر عهده دارد. |
| نقش | استفاده روزمره از دارایی و بهره‌برداری از آن. | مدیریت، نگهداری و تصمیم‌گیری در مورد دارایی. |
| مسئولیت‌ها | - استفاده صحیح از دارایی. - گزارش مشکلات یا خطاها. | - تعیین نیازمندی‌ها و الزامات. - نظارت بر عملکرد و امنیت. - برنامه‌ریزی برای به‌روزرسانی‌ها و تعمیرات. |
| اختیارات | ممکن است محدود به استفاده از نرم‌افزارها و تنظیمات باشد. | حق تصمیم‌گیری در مورد تغییرات، خریدها و مدیریت کلی دارایی. |
| مالکیت قانونی | کاربر می‌تواند مالکیت قانونی نداشته باشد، به‌ویژه در سازمان‌ها. | مالکیت قانونی و حقوق رسمی بر روی دارایی. |
- کاربر شخصی است که از دارایی استفاده می‌کند و مسئولیت استفاده صحیح از آن را دارد، در حالی که مالک شخص یا نهادی است که مسئولیت کلی دارایی و تصمیم‌گیری‌های مرتبط با آن را بر عهده دارد. در بسیاری از موارد، یک شخص می‌تواند هم کاربر و هم مالک باشد، اما در برخی سازمان‌ها این دو نقش ممکن است به‌طور جداگانه تقسیم شوند.
