AssetExplorer
مشکل مدیریت دارایی فقط این نیست که بدانیم یک لپ‌تاپ کجاست. سؤال‌های مالی و قراردادی معمولاً دردسر بیشتری ایجاد می‌کنند: گارانتی این دستگاه چه زمانی تمام می‌شود؟ قرارداد پشتیبانی کدام Firewall در حال انقضاست؟ کدام Vendor بیشترین Spend را دارد؟ و آیا قبل از تمدید فرصت مذاکره داریم؟
Contract Management در AssetExplorer این بخش از ITAM را به Inventory متصل می‌کند تا قرارداد، Purchase Order، Vendor و Asset در چهار فایل جدا زندگی نکنند.
Contract را به Asset واقعی وصل کنید
AssetExplorer امکان ایجاد Contract و ارتباط آن با چند Asset را فراهم می‌کند. این ارتباط می‌تواند بر اساس Model، Vendor یا Purchase Date مدیریت شود. نتیجه این است که هنگام مشاهده یک Asset، فقط مشخصات سخت‌افزار را نمی‌بینید؛ زمینه خرید و قرارداد نیز در دسترس است.
هشدار تمدید؛ قبل از اینکه قرارداد منقضی شود
یکی از قابلیت‌های کلیدی AssetExplorer، Reminder برای Expiry و Renewal قراردادهاست. هدف فقط ارسال ایمیل نیست؛ سازمان باید به اندازه کافی زود هشدار بگیرد تا بتواند کیفیت Vendor، هزینه، مصرف واقعی و نیاز آینده را بررسی کند.
| زمان تا انقضا | اقدام پیشنهادی |
|---|---|
| ۹۰ روز | بازبینی نیاز و مصرف |
| ۶۰ روز | ارزیابی Vendor و گزینه‌های جایگزین |
| ۳۰ روز | مذاکره، Approval و PO |
| ۷ روز | کنترل نهایی Renewal یا Exit |
Warranty با Contract یکی نیست
Warranty معمولاً پوشش سازنده برای یک Asset است؛ Contract می‌تواند قرارداد پشتیبانی، نگهداری، سرویس یا شرایط تجاری گسترده‌تری باشد. در مدیریت دارایی بهتر است این دو جدا اما مرتبط نگهداری شوند تا Expiry هرکدام مستقل قابل پیگیری باشد.
Purchase Order را به چرخه دارایی وصل کنید
AssetExplorer یک Purchase Order workflow با Approval ارائه می‌کند. PO می‌تواند اطلاعات اقلام، Vendor، Cost Center و Approver را نگه دارد. پس از دریافت کالا، اطلاعات خرید باید به Asset واقعی تبدیل شود؛ نه اینکه در واحد مالی متوقف بماند.
سناریو: ۲۰۰ لپ‌تاپ با سه تاریخ گارانتی متفاوت
فرض کنید خرید لپ‌تاپ در سه Batch انجام شده است. اگر Warranty فقط در PDF فاکتور بماند، تیم IT هنگام خرابی دستگاه تازه دنبال تاریخ خرید می‌گردد. در AssetExplorer می‌توان Assetها را با Purchase و Contract مرتبط کرد و Renewal یا Warranty Expiry را در گزارش‌ها و فرآیندها دید.
Vendor Management را با Spend ترکیب کنید
ManageEngine برای Contract Reportهایی مانند Contract by Vendor و Contract by Maximum Spend اشاره می‌کند. این نگاه کمک می‌کند مذاکره تمدید فقط بر اساس «آخرین قیمت Vendor» نباشد؛ بلکه حجم قرارداد و تاریخچه هزینه هم دیده شود.
چه فیلدهایی برای Contract مهم‌اند؟
| فیلد | کاربرد |
|---|---|
| Vendor | مالک تجاری قرارداد |
| Start/Expiry Date | کنترل دوره قرارداد |
| Renewal Owner | پاسخ‌گویی |
| Assets | Scope واقعی قرارداد |
| Terms & Conditions | مرجع تعهدات |
| Cost / Spend | تحلیل مالی |
| Notification | جلوگیری از تمدید دیرهنگام |
Contract را در چرخه عمر Asset ببینید
قرارداد باید با Lifecycle دارایی هماهنگ باشد. اگر Asset Disposed شده ولی Contract آن همچنان Renewal می‌شود، هزینه مرده ایجاد می‌شود. مقاله Asset Lifecycle در AssetExplorer این زنجیره را از تحویل تا Offboarding توضیح می‌دهد.
مدیریت License هم به قرارداد وابسته است
برای Software Contractها، تعداد License، Agreement و مصرف واقعی باید کنار Renewal دیده شود. مقاله License Reclamation با AssetExplorer نشان می‌دهد چطور قبل از تمدید، ظرفیت بلااستفاده را پس بگیریم.
منابع رسمی
سخن پایانی
ITAM بالغ فقط Inventory نیست. وقتی Asset، Vendor، PO، Warranty و Contract به هم متصل باشند، تیم IT می‌تواند قبل از Expiry تصمیم بگیرد، هزینه را کنترل کند و Renewal را از کار اضطراری به فرآیند برنامه‌ریزی‌شده تبدیل کند.
مدانت خدمات لایسنس، استقرار، طراحی ITAM، Discovery، Contract Management، آموزش و پشتیبانی AssetExplorer ارائه می‌کند. برای بررسی محصول به AssetExplorer در مدانت مراجعه کنید.
